Kategorie: Seminarverwaltung

Erweiterung unserer REST-API

Abruf von Veranstaltungs- und Termindaten

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir unsere REST-API um eine weitere Funktionalität erweitert haben. Hierbei wurde die Möglichkeit Veranstaltungs- und Termindaten abzurufen bereitgestellt.

Durch den Abruf der Daten via REST-API haben Kunden die Option Veranstaltungs- und Termininformationen auf externen Plattformen ausgeben zu lassen. Ein Beispiel dafür wäre eine eigens verwaltete Internetpräsenz, auf der ein Kunde über anstehende Veranstaltungen informieren möchte.

Alle Kunden, welche die Lizenz der REST-API besitzen, haben diese Funktion automatisch freigeschaltet.

Über bereitgestellte Filtermechanismen lassen sich der Detailreichtum an Informationen, sowie die Menge an gelieferten Daten bestimmen. Bspw. kann gewählt werden, ob Preise oder Dozenten übertragen, oder auch aus welchem Zeitraum Veranstaltungsdaten abgeholt werden sollen.

Sind Sie bereits Kunde von celanio? Dann finden Sie weitere Informationen dazu in unserer Online-Dokumentation.

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Ressourcen für Teilnehmer buchen

Sie haben die Möglichkeit neben Ressourcenarten wie Trainer, Orte und Hotel auch Materialien (Verkauf), Materialien (Vermietung) und/oder Artikel (Je nach Konfiguration und Lizenz) zu buchen. 

Für alle Kunden, die die Ressourcenart “Artikel” verwenden haben wir nun die Option geschaffen, dass beim manuellen Einbuchen der Teilnehmer, direkt die im Termin hinterlegten Artikel für den jeweiligen Teilnehmer mit dazugebucht werden können.

Sie können dann wie im folgenden Screenshot ersichtlich, im internen Buchungsdialog über die Artikelliste alle Artikel und natürlich auch deren Anzahl auswählen und den Teilnehmern zuweisen:

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Neuen Personenkontakt für eine Firma anlegen

Wir haben im Modul “Kontakte” einen neuen Button in der Aktionsleiste integriert, über welchen Sie im Firmenkontakt selbst neue Personenkontakte erstellen und diese automatisch mit dem Firmenkontakt verknüpfen können. So können Sie einer bestehenden Firma in wenigen Arbeitsschritten viele neue Personenkontakte zuordnen. Dieser Button ist natürlich nur bei Firmenkontakten sichtbar. 

In dem Pop-up, welches sich dann öffnet, werden die Daten zum Personenkontakt eingetragen, der angelegt werden soll. Nach der Speicherung der Daten können Sie auswählen, ob Sie zum Personenkontakt weitergeleitet werden möchten, um diesen weiter zu bearbeiten, oder ob Sie zum Firmenkontakt zurückkehren möchten.

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Zusätzliche Postfächer erstellen

Über den Kommunikationsmanager verwaltest du deinen E-Mail-Verkehr. Der Kommunikationsmanager stellt sicher, dass du nicht von einer willkürlichen E-Mail-Adresse Nachrichten versendest. Deshalb stehen dir an dieser Stelle verschiedene E-Mail-Adressen zur Verfügung, von denen du E-Mails versenden und Antworten erhalten kannst. Diese E-Mail-Adressen erstellst du bei Bedarf selbst. Zudem kann eine E-Mail-Adresse nur von bestimmten Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Im Normalfall steht dir nur eine Systemmail-Box zur Verfügung. Auf Wunsch können wir dir eine Auwahl von E-Mail-Adressen freischalten. Das heißt, dass bei Erstellung der Vorlage oder vor Versand der E-Mail, die  Absender- und Antwortadresse explizit ausgewählt werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass die Authentifizierung der E-Mail vom Backend-Benutzer getätigt wird. Dazu musst du ein zusätzliches Postfach erstellen und wie du dies machst, erfährst du in unserem Beitrag. 

Ein zusätzliches Postfach erstellen

Das Erstellen eines zusätzlichen Postfaches geht schnell und einfach. Dies erfolgt im Modul Basisdaten. Hier werden alle Basisinformationen zu deinem Unternehmen und deiner celanio-Seminarverwaltung gepflegt. Standardmäßig steht dir ein zusätzliches Postfach zur Verfügung, solltest du allerdings mehrere Postfächer benötigen, kontaktiere uns und wir schalten dir mehrere Postfächer frei.

Die Checkboxen, welche sich im Bild befinden, haben folgende Bedeutungen:

    • Die Checkbox „Antwort“ ist angehakt, dies bedeutet, dass diese Mailbox (bzw. E-Mail-Adresse) im Dropdown-Menü „Antwortadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar ist.

    • Wenn die Checkbox „Absender“ angehakt ist, bedeutet dies, diese Mailbox ist im Dropdown-Menü „Absenderadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar.

    • Ist „Global“ angehakt, so ist diese Mailbox Mandanten übergreifend verfügbar.

    • Ist „mit Authentifizierung“ angehakt, so kannst du die SMTP-Postfacheinstellungen für den Mailversand definieren. Damit kannst du direkt über diese Mailbox E-Mails versenden.

    • Ist „Benutzerrechte“ angehakt, so kannst du den Zugriff auf die Mailbox begrenzen, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen diese Mailbox nutzen können.

Du kannst auch andere Postfacheinstellungen eingeben.

Postfächer für einzelne Benutzer und Benutzergruppen

Durch die Möglichkeit in celanio Benutzer und Gruppen zu verwalten ergeben sich hier interessante Möglichkeiten. Ein Benutzer ist derjenige, der sich in das System im Backend einloggen kann. Diese Benutzer kannst du mittels des “Benutzer und Gruppen”-Moduls erstellen. Manche Benutzer verfügen nur über sehr eingeschränkte Rechte, da sie keinen Zugriff auf alle Module oder Postfächer benötigen. Gedacht ist diese Funktion beispielsweise für Postfächer, die nur von bestimmten Abteilungen verwendet werden. 

So kann sichergestellt werden, dass jeder Benutzer einer Abteilung nur das für ihn vorgesehene Postfach verwenden kann.

Die Benutzergruppen kannst du im Modul „Benutzer und Gruppen“ erstellen.

Fazit:

Die Postfächer in celanio, sind ein gutes Tool, um deine eigenen Postfächer mit dem Kommunikationsmanager in celanio zu verknüpfen. Dabei sind diese leicht einzurichten und anzuwenden. 

Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Moodle Anbindung mit celanio

Moodle ist ein plattformunabhängiges Open-Source -Lernmanagement-System, das u. a. folgende Funktionen bietet:

  • Unterstützung von Gruppenarbeit
  • Verschiedene Übungs- und Prüfungsszenarien
  • Diskussionsforum und Chat
  • Überblick über Aktivitäten der Studenten
  • Definition von Rollen (Administrator, Kursersteller, Trainer, Teilnehmer, Gast)
  • Benutzer- und Kursverwaltung
  • Lerntagebuch
  • Abstimm-, Umfrage- und Quizfunktion
  • Sprechstunde mit dem Trainer (Lehrenden)
  • Glossar

Mehr Informationen erhalten Sie auf https://moodle.org/

 

 

Moodle in celanio

Bei celanio haben wir eine Schnittstelle implementiert, welche bequem Teilnehmer und Trainer aus unserer Seminarverwaltung in Moodle transferiert.

Bei der Konfiguration der Moodle-Schnittstelle kann automatisch eine Standard Trainer- und Teilnehmerrolle, an die jeweiligen Trainer und Teilnehmer vergeben wird.

Zuvor wird einer Veranstaltung ein Moodle-Kurs zugewiesen, welcher immer aktuell per REST-API abgefragt wird. Dies wird später auch in der Terminliste ersichtlich. Zudem ist auch eine Filterung nach Moodle Veranstaltungen möglich.

Bei der späteren Planung der Veranstaltung werden die grundsätzlichen Teilnehmer- und Trainerdaten automatisch an Moodle gesendet. Dabei werden die Daten auf vorhandene Accounts geprüft. Sollten Teilnehmer oder Trainer bereits einen Moodle Account besitzen, so werden die vorhandenen Accounts genutzt und der entsprechenden Veranstaltung eingeschrieben. Teilnehmer und Trainer ohne Moodle Account bekommen in Moodle automatisch einen neuen Account angelegt und erhalten von Moodle direkt eine Registrierungsmail. Zudem werden diese natürlich ebenso in den entsprechend hinterlegten Moodle-Kurs eingeschrieben.

Hier eine kurze Prozessgrafik, um den generellen Ablauf zu zeigen.

Außerdem ist es in celanio auch möglich, den Kursfortschritt der Teilnehmer zu verfolgen. Dazu gibt es im Bereich der Termindetails die Funktion, die Moodle-Daten zu synchronisieren. Auch Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich ihren eigenen Fortschritt in ihrem User-Bereich anzeigen zu lassen.

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Für jede Veranstaltung eine minimale und maximale Teilnehmeranzahl definieren

Du hast in celanio die Möglichkeit, für jede deiner Veranstaltungen eine Mindestteilnehmerzahl und eine Maximalteilnehmerzahl nach deinen Wünschen zu definieren.

D.h. wenn deine Veranstaltung erst dann stattfinden soll, wenn sich mindestens 5 Teilnehmer angemeldet haben, notierst du beim Erstellen der Veranstaltung die Zahl “5” im Feld “Teilnehmer min.”.  Genauso kannst du einstellen, dass sich nicht mehr Teilnehmer einbuchen dürfen, als z.B. 25. Hierzu gibst du ebenfalls einfach die Zahl “25” im Feld “Teilnehmer max.” ein.

Jetzt stellst du dir sicherlich die Frage: “Aber was passiert mit den Personen, die unbedingt teilnehmen möchten, aber keinen deiner begehrten Plätze mehr ergattern konnten?” Dafür hat celanio natürlich auch eine coole Lösung gefunden: Diese potenziellen Teilnehmer, die keinen Platz mehr ergattern konnten, haben immer noch die Möglichkeit teilzunehmen, indem sie auf eine Warteliste gesetzt werden. Sollte nun einer der Teilnehmer seine Buchung stornieren, können die auf die Warteliste gesetzten Person einfach nachrücken.

Fazit:

Wenn du also deine Teilnehmeranzahl eingrenzen möchtest und gleichzeitig die Warteliste nutzt, ist dies perfekt für alle Beteiligten. Denn deine Kunden haben die Möglichkeit, trotz voll belegter Veranstaltung doch noch einen Platz zu erhalten und du hast keine finanziellen Einbußen und zufriedene Kunden.

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Bilder optimal für deine Website erstellen

celanio bietet dir auch die Möglichkeit durch ein integriertes Content-Management-System einen Webauftritt zu gestalten. Das in celanio enthaltene CMS ist für weniger umfangreiche Webseiten wie die Anzeige deiner Veranstaltungen und Buchung derselben gedacht. Für umfangreiche Internetauftritte empfiehlt sich die zusätzliche Anwendung eines vollumfänglichen Content-Management-Systems, das durch Schnittstellen mit celanio verknüpft wird. Für die Bilder deiner Webseite gelten aber in beiden Fällen folgende Tipps:

Bei der Gestaltung deiner Website stehen dir alle Möglichkeiten offen, aber wie sieht es da mit dem Thema Bilder aus? Wenn du Bilder auf deiner Website einbinden möchtest, dann musst du darauf achten, dass diese Bilder ein webtaugliches Format besitzen. So ermöglichst du deinen potenziellen Kunden auch einen Einblick auf deine Kurse und worauf diese sich einstellen können. Ein Bild erhöht auch die Chance, in den Suchergebnissen zu erscheinen.

Für das Einbinden der Bilder haben wir deshalb folgende Empfehlungen für dich:

Dateiformat

Bilddateiformate gibt es sehr viele – vom älteren GIF- oder BMP-Format bis zu neuen Formaten wie SVG. Wir empfehlen dir, deshalb die Formate JPG und PNG zu nutzen. JPG-Bilder sind einfache Bilder. Bei PNG-Bildern besteht hingegen die Möglichkeit, transparente Bereiche zu definieren. Transparenz bedeutet, dass Bereiche des Bildes so definiert sind, dass die Farben des Hintergrunds übernommen werden.

Bildgröße

Die Bilder sollten nur in der Größe auf den Server hochgeladen werden, in dem sie auch auf der Webseite wirklich dargestellt werden. Es ist nicht sinnvoll, ein Bild in voller Größe zu hinterlegen, das dann beim Laden der Webseite an Bildqualität reduziert werden muss. Im Gegenteil, es schadet, da es die Ladedauer nur verlängert.

Ein kleines Beispiel:

Dieses Bild von der Größe 1920 × 1280 Pixel würde als Hintergrundbild für Bildschirme immer noch gut aussehen. Auf der Webseite ist es aber hier nur als ein kleines Bild zu sehen. Eine Größe von ca. 517 × 345 Pixel wäre hier auch völlig ausreichend.

Dateigröße

Wenn du wie oben die Bildgröße angepasst hast, hast du schon viel getan, um die Dateigröße zu verkleinern. Ein Bild mit einer Größe im dreistelligen Kilobyte-Bereich wäre noch annehmbar. Die Dateigröße sollte aber nicht 1 MB überschreiten. Optimal wäre ein Bild im zweistelligen Kilobyte-Bereich. Um an dieser Stelle noch mehr zu optimieren, solltest du aber noch weitere Werte im Blick haben:

  • In der Druckgröße wird die Pixel Information auch noch mal gespeichert. Diese sollte auch möglichst klein bleiben.

  • Die Auflösung ist die Bildtiefe. Je höher die Auflösung ist, desto schärfer sind die Bilder. In der Regel sind beim Drucken von Bildern 300 PPI von entscheidender Bedeutung. Im digitalen Bereich reichen da aber auch 72 PPI aus.

  • Was hier nicht zu sehen ist, dass in Bilddateien auch Information wie Farbprofil, Farbpaletten, Ursprung der Bilder usw. gespeichert werden. Diese Information lassen sich allerdings nur mit bestimmten Profitools optimieren.

Im folgenden Bild siehst du, was nach dem Ändern aus dem Bild wurde. Das Bild hat die optimale Größe und sieht immer noch gut aus.

Wenn du euren Webauftritt noch weiter optimieren möchtest – Stichwort SEO-Optimierung!

Die Suchmaschinen schauen nicht nur auf das Bild und deren Größe. Diese entnehmen auch dem Dateinamen und dem Alternativtext weitere Informationen. Darum solltest du dem Bild auch einen möglichst zum Inhalt deines Artikels passenden Namen und Alternativtext geben.
In unserem Beispiel wäre eine optimale Benennung:

Wir hoffen, wir konnten dir zu einem guten Einstieg in die Thematik verhelfen und etwas zu deinem sicherlich gelungenen Webauftritt beitragen.

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Sammelrechnungen in celanio

Natürlich kannst du in celanio auch direkt Angebote, Aufträge und Rechnungen zu deinen Veranstaltungen erstellen. Du hast in celanio mehrere Aufträge für einen Empfänger innerhalb eines Zeitraumes erstellt, aber möchtest diese gesammelt in einer Rechnung versenden? Dann ist die celanio Sammelrechnungsfunktion genau das Richtige für dich! In celanio hast du die optionale Möglichkeit auf zwei verschiedene Arten deine Sammelrechnungen zu erstellen, diese wären manuell erstellte Sammelrechnungen und automatisch erstellte Sammelrechnungen.

Manuelle Sammelrechnungen

Im Rechnungsmanager, zu dem die Sammelrechnungsfunktion gehört, kannst du deine Aufträge in Rechnungen umwandeln. Dabei wird wie schon erwähnt zwischen zwei Arten der Erstellung von Sammelrechnungen unterschieden. Manuelle Sammelrechnungen werden, dann erstellt, wenn es einen oder wenige Empfänger gibt, die mehrfach in einem Zahlungszeitraum bei dir bestellen. Diese Aufträge werden beim Umwandeln in einen Rechnungsauftrag für eine Sammelrechnung vorgemerkt.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen mindestens zwei Rechnungsaufträge für denselben Empfänger, die für eine Sammelrechnung vorgemerkt sind, existieren. Durch einen Klick auf den „Sammelrechnung erstellen“-Button, erscheint ein Dialogfenster, indem du deine Präferenzen bezüglich der Sammelrechnung angeben kannst. Zu den Präferenzen zählen unter anderem die zu verwendende Vorlage und das Zahlungsziel deiner Sammelrechnung.

Automatisiert Sammelrechnungen erstellen

Bei größerem Rechnungsaufkommen kann der Vorgang der Sammelrechnungserstellung auch automatisiert in celanio durchgeführt werden. Diese Funktion erspart den Schritt, zuerst die Teilrechnungen auszuwählen, diese als Teil einer Sammelrechnung vorzumerken und sie dann in eine Sammelrechnung umzuwandeln. Bei der automatisierten Erstellung von Sammelrechnungen merkt das System selbstständig alle Aufträge im gewählten Zeitraum als Teil einer Sammelrechnung vor. Im nächsten Schritt führt der Rechnungsmanager alle vorgemerkten Einzelrechnungen mit demselben Empfänger zu einer Sammelrechnung zusammen und erstellt sie im Anschluss vollautomatisch. Sind mehrere Adressen für einen Empfänger hinterlegt, wird automatisch die als Standardadresse markierte Adresse mit der Adressart Rechnungsadresse verwendet.

Fazit:

Mithilfe der Sammelrechnungsfunktion im celanio Rechnungsmanager kannst du schneller und effizienter deine Rechnungen abarbeiten. Auch kannst du nun übersichtliche Sammelrechnungen für deine Kunden erstellen, ohne mehrere Rechnungen gleichzeitig für deinen Kunden zu erstellen.

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Fortbildungspunkte fürs Gesundheitswesen

Die automatische Erfassung von Fortbildungspunkten für Ärzte, Physiotherapeuten und Apotheker ist schon länger ein Thema bei celanio. Die Fortbildungspunkte sind meist neben der Veranstaltung, ein wichtiger Bestandteil einer Fortbildung im Gesundheitsbereich. Damit landen die wichtigen Fortbildungspunkte auch schneller bei den diversen Kammern. Bevor das passiert, müssen die Fortbildungsbescheinigungen mit den Punkten erstellt und an die Veranstaltungsteilnehmer versendet werden. Die Fortbildungspunkte im Gesundheitswesen sind ein Bestandteil der celanio Seminarverwaltungssoftware.

Die Vorteile für dich sind:

  • Keine Umwege mehr über Zusatzfelder in unserer Software.
  • Kein händisches Einfügen von Veranstaltungsnummern, -punkten, Unterrichtseinheiten, Trainerunterschriften und Teilnehmerdaten in von dir manuell erstellten Dokumenten.
  • Kein einzelner Postversand von Fortbildungsbescheinigungen an die Veranstaltungsteilnehmer.

So sind die Fortbildungspunkte deutlich schneller bei euren Teilnehmern. Mit einem Klick ist die jeweilige Fortbildungsbescheinigung mit allen Daten erstellt und an den entsprechenden Teilnehmer versendet. So kannst du dir sicher sein, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten und so auch, wer wann wie viele Punkte zu welcher Veranstaltung erhalten hat. Damit optimierst du also deinen eigenen Prozess und nutzt die bewährte Struktur der celanio Seminarverwaltungssoftware voll aus.

Informationen für bestehende celanio Kunden

Wenn du bereits celanio Kunde bist, dann können wir deine bestehende Lizenz erweitern. Die in der Lizenz enthaltenen Neuerungen reichen von Eingabefeldern in dem Modul Termindetails, über Variablen im Modul Kommunikationsmanager hin zum Modul der PDF-Konfiguration. Schreibe dazu eine Mail an welcome@celanio.com oder erteile einen Auftrag über unser Ticket-System. Wir schalten dann die Lizenz frei und unterstützen dich bei der erstmaligen Konfiguration der Fortbildungsbescheinigungen über das Ticket-System.

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Unterrichtseinheiten

Um deinen Veranstaltungsteilnehmern die Anzahl der erreichten Unterrichtseinheiten mitzuteilen, bietet dir unser celanio System zwei Lösungen. Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird dazu entweder halbautomatisch oder vollautomatisch berechnet. Das System druckt dir die Anzahl der Unterrichtseinheiten automatisch auf Teilnahmebescheinigungen oder fügt sie in E-Mails ein. Diese Lösungen bieten sich auch für interne Dokumentationszwecke an. Weitere Arrangements erlauben die Berechnung von:

  • Prüfungspunkten in Ausbildungen
  • Erfassung von Weiterbildungszeiten
  • Fortbildungspunkte für Ärzte

 

Die halbautomatische Lösung

Nachdem eine Veranstaltung angelegt wurde, werden in den Veranstaltungsterminen die Zeiten und daher die Anzahl der Unterrichtseinheiten festgelegt. Das kannst du selbst frei für jeden Unterrichtstag einrichten. Die in der Veranstaltung eingegebene Zeit wird üblicherweise beim Erstellen von neuen Terminen übernommen. Jedoch werden in dieser halbautomatischen Lösung, die Unterrichtseinheiten nicht in den Veranstaltungstermin übernommen. Manuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. Klicke dazu in das Eingabefeld der Unterrichtseinheiten und passe den Wert manuell an.

Die vollautomatische Lösung

Das System berechnet dabei die genaue Anzahl der Unterrichtseinheiten aus der Start- und Endzeit und dem voreingestellten Wert der Unterrichtseinheiten (45 Minuten). Zudem wird die Anzahl der Unterrichtseinheiten in den Veranstaltungstermin übernommen. Auch hier können manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Unser Tool kann allerdings noch mehr: Es rechnet eine Gesamtsumme aus den verschiedenen Unterrichtseinheiten zusammen. Das Ergebnis wird in dem Feld ‘Dauer (UE = Unterrichtseinheit)‘ angezeigt. Sowohl die Werte in den einzelnen Unterrichtseinheiten als auch die Werte in der Gesamtsumme werden gerundet. In welcher Weise diese gerundet werden, kannst du selbst entscheiden. Auf wie viele Nachkommastellen der Wert gerundet werden soll, passen wir dann sehr gerne für dich an. So hast du den größtmöglichen Spielraum, wenn du einer Rechtsprechung folgen musst.

Die Unterrichtseinheiten in celanio, sind ziemlich leicht zu verstehen und anzuwenden. Haben wir deine Neugier geweckt? Wenn dies der Fall ist, zögere nicht, uns zu kontaktieren!

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