Informationen zur E-Rechnung
Aufgrund der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 im B2B-Geschäft möchten wir Ihnen hier Informationen zur Umsetzung in celanio geben.
Welche Austasch-Formate gibt es?
Es haben sich zwei Formate etabliert, die man für den Datenaustausch verwenden kann:
- ZUGFeRD
- XRechnung
Auf beide Format gehen wir hier in diesem Artikel ein.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um einen internationalen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Durch die Verwendung von ZUGFeRD können Rechnungen in einem einheitlichen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Dies erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen und trägt zur Effizienzsteigerung bei Unternehmen bei. ZUGFeRD kombiniert dabei das PDF-Format mit strukturierten Daten im XML-Format, was eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Diese Standardisierung erleichtert nicht nur den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie ermöglicht den digitalen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Durch die Einführung der XRechnung sollen Prozesse effizienter gestaltet und Kosten gesenkt werden. Dieser Schritt ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und unterstützt die Modernisierung der Verwaltung. Die XRechnung basiert auf dem internationalen Standard “UN/CEFACT Cross-Industry Invoice” und erleichtert somit den reibungslosen Datenaustausch. Unternehmen profitieren von schnelleren Zahlungsprozessen und einer Reduzierung des bürokratischen Aufwands. Insgesamt trägt die XRechnung zur Förderung der Digitalisierung bei und ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren Verwaltung.
Welches Format wird celanio unterstützen?
Wir haben in den letzten Wochen intensiv recherchiert und werden ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.2.0 (oder höher) einsetzen. Dies eröffnet größtmögliche Flexibilität, da hier ein lesbares PDF erstellt werden kann, welches die Rechnung als XML-Struktur innehat. Somit ist diese PDF sowohl für den Menschen als auch maschinell lesbar und kann weiterverarbeitet werden.
Natürlich kann es sein, dass dein Geschäftspartner von Dir verlangt, XRechnung zu senden. Aber auch das stellt dich vor kein Problem, denn: es bietet sich die Möglichkeit, alternativ eine reine XML-Struktur in Form einer XRechnung (ZUGFeRD Profil XRechnung) zu erzeugen.
Demnach ist die Möglichkeit gegeben, beide Formate zu nutzen.
Du siehst aber an diesem Beispiel schon, welche Problematik sich aufzeigt: es kann – und wird – voraussichtlich passieren, dass du alle ausgehenden Formate unterstützen musst, weil es dein Rechnungsempfänger von dir fordert.
Genau genommen stehen dir also damit drei Formate zur Verfügung:
- Herkömmliches Rechnungs-PDF aus celanio erzeugt (wie bisher)
- ZUGFeRD („lesbares“ PDF mit eingebetteter XML-Struktur)
- XRechnung (nur Versand der XML-Daten)
Auch eine weitere Problematik haben wir bereits zu Ende gedacht: wie kann dir ein neuer Seminarteilnehmer denn mitteilen, wie er seine Rechnung haben möchte? Es wird zwangsläufig passieren, dass nicht jeder Rechnungsempfänger das gleiche Format haben möchte. Wir planen daher eine automatische Integration in die wichtigsten Module in celanio, z.B. die Adressdatenbank, den Webshop und den internen Buchungsdialog.
Kann ich XRechnung bei celanio nutzen?
Durch die Umsetzung von ZUGFeRD 2.2.0 geben wir Kunden die Möglichkeit die reine XML-Struktur herunterzuladen oder zu versenden. Diese ist erfüllt sämtliche Anforderungen an das Format XRechnung.
Welches Format soll ich nutzen?
In der aktuellen Fassung spielt die Wahl des Formats (ZUGFeRD oder XRechnung) keine Rolle. Es wird daher darauf hinauslaufen, dass die Empfänger das Format vorgeben. Natürlich können Sie sich im System einen Standard definieren.
Welche Möglichkeiten zum Download und Versand wird es geben?
Neben dem Download und Versand der normalen Rechnung wie bisher, geben wir unseren Kunden zwei weitere Optionen.
- Versand der Rechnungs-PDF wie bisher
- Download und/oder Versand der ZUGFeRD PDF (inkl. XML-Struktur)
- Download und/oder Versand der reinen XML-Struktur (XRechnung)
Der Versand kann jeweils per E-Mail durchgeführt werden.
Wann wird ZUGFeRD in celanio verfügbar sein?
Wir gehen davon aus, die Implementierung von ZUGFeRD im Herbst diesen Jahres fertigzustellen und unseren Kunden zur Verfügung zu stellen.
Preise
- Der Konfigurierungsaufwand wird pauschal bei drei Stunden liegen.
- Der Modulpreis wird abhängig sein von deiner Lizenz und vom Rechnungsmanager. Wir gehen derzeit von einem sehr günstigen Preis von 18 Euro im Monat für die Bereitstellung dieser Schnittstelle und der Integration ins Gesamtsystem aus.
Kontaktiere uns
Solltest du Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, kannst du uns gerne eine E-Mail an welcome@celanio.com senden.
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