Welche Austasch-Formate gibt es?

Es haben sich zwei Formate etabliert, die man für den Datenaustausch verwenden kann:

1. ZUGFeRD
2. XRechnung

Auf beide Format gehen wir hier in diesem Artikel ein.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um einen internationalen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Durch die Verwendung von ZUGFeRD können Rechnungen in einem einheitlichen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Dies erleichtert die Automatisierung von Rechnungsprozessen und trägt zur Effizienzsteigerung bei Unternehmen bei. ZUGFeRD kombiniert dabei das PDF-Format mit strukturierten Daten im XML-Format, was eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Diese Standardisierung erleichtert nicht nur den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

XRechnung

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie ermöglicht den digitalen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Durch die Einführung der XRechnung sollen Prozesse effizienter gestaltet und Kosten gesenkt werden. Dieser Schritt ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und unterstützt die Modernisierung der Verwaltung. Die XRechnung basiert auf dem internationalen Standard “UN/CEFACT Cross-Industry Invoice” und erleichtert somit den reibungslosen Datenaustausch. Unternehmen profitieren von schnelleren Zahlungsprozessen und einer Reduzierung des bürokratischen Aufwands. Insgesamt trägt die XRechnung zur Förderung der Digitalisierung bei und ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren Verwaltung.

Welches Format wird celanio unterstützen?

Wir haben in den letzten Wochen intensiv recherchiert und werden ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.2.0 (oder höher) einsetzen. Dies eröffnet größtmögliche Flexibilität, da hier ein lesbares PDF erstellt werden kann, welches die Rechnung als XML-Struktur innehat. Somit ist diese PDF sowohl für den Menschen als auch maschinell lesbar und kann weiterverarbeitet werden.

Natürlich kann es sein, dass dein Geschäftspartner von Dir verlangt, XRechnung zu senden. Aber auch das stellt dich vor kein Problem, denn: es bietet sich die Möglichkeit, alternativ eine reine XML-Struktur in Form einer XRechnung (ZUGFeRD Profil XRechnung) zu erzeugen.
Demnach ist die Möglichkeit gegeben, beide Formate zu nutzen.

Du siehst aber an diesem Beispiel schon, welche Problematik sich aufzeigt: es kann – und wird – voraussichtlich passieren, dass du alle ausgehenden Formate unterstützen musst, weil es dein Rechnungsempfänger von dir fordert.

Genau genommen stehen dir also damit drei Formate zur Verfügung:

• Herkömmliches Rechnungs-PDF aus celanio erzeugt (wie bisher)
• ZUGFeRD („lesbares“ PDF mit eingebetteter XML-Struktur)
• XRechnung (nur Versand der XML-Daten)

Auch eine weitere Problematik haben wir bereits zu Ende gedacht: wie kann dir ein neuer Seminarteilnehmer denn mitteilen, wie er seine Rechnung haben möchte? Es wird zwangsläufig passieren, dass nicht jeder Rechnungsempfänger das gleiche Format haben möchte. Wir planen daher eine automatische Integration in die wichtigsten Module in celanio, z.B. die Adressdatenbank, den Webshop und den internen Buchungsdialog.