Monat: September 2022

Definiere deine Versand-E-Mail-Vorlagen

Die Erstellung eines Angebots, Auftrages oder einer Rechnung ist ein zeitintensiver und aufwendiger Vorgang. Da wir immer bestrebt sind, unseren Kunden die Arbeit mit celanio zu erleichtern und Prozesse zu beschleunigen, haben wir uns der Vorlagen in celanio angenommen. Dabei konnten wir das Versenden von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen vereinfachen. In diesem Beitrag geht es um diese neue Vereinfachung.

E-Mail Vorlagen für den Versand definieren

Zuvor musste man beim Umwandeln eines Auftrages, händisch die zu versendende E-Mail-Vorlage auswählen und einrichten. Dies wurde mit der Zeit immer aufwendiger und sorgte auch für die ein oder andere Fehlerquelle, wenn man mal die falsche Vorlage ausgewählt hatte.

So hatten wir uns auch dazu entschieden, dieses neue Feature zu entwickeln. In den Vorlagen, des Rechnungsmanagers kannst du deine E-Mail Vorlagen für den Versand vordefinieren. Um dies zu tun, musst du mit einem Klick in die Vorlagen deines Rechnungsmanagers schalten. In den Vorlagen kannst du dann einfach deine Wunschvorlagen für den Versand deiner Angebote und Co. festlegen. Du kannst auch auswählen, ob diese Einstellungen nur für dich gelten, oder ob sie für jeden einzelnen deiner Benutzer gilt.

Fazit:

Mit der Festlegung deiner E-Mail Vorlagen für den Versand, kannst du nun schneller deine Aufträge versenden und ersparst dir so, die ein oder andere Fehlerquelle. Du erhältst damit auch mehr Zeit für angenehmere Tätigkeiten, die dich und deine Akademie weiter bringen.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame Einstellen deiner E-Mail-Vorlagen vor jedem Versand erleichtern möchtest, nutze dieses neue Feature einfach aus. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

Kontaktiere uns

Willst du dich über unsere Produkte informieren? Dann nutze schnell und einfach unser Kontaktformular:

Erfahren Sie mehr

Unterschriften in Zertifikaten

Unsere Seminarveranstaltungssoftware erstellt automatisch deine Teilnehmerzertifikate. Die Unterschriften von Dozenten und Dozentinnen oder der Geschäftsführung bindet die Software in das richtige Teilnehmerzertifikat automatisch ein. Dafür musst du nur einmalig die entsprechenden Unterschriften als Faksimile in den Kontaktdaten einspeichern. Bei der Erstellung des Zertifikats als PDF werden die Unterschriften der Trainer sowie der Name und die Position unter der Unterschrift angezeigt.

Einfügen der Unterschrift in den Kontaktdaten

Nehmen wir an, Herr Thomas Fuchs ist ein Dozent.

Schritt 1: Zuerst rufst du die Kontaktdaten von Herrn Thomas Fuchs auf. Dazu klickst du im Hauptmenü auf „Groupware“ und „Kontakte“. Dann gibst du den Namen von Herrn Fuchs ein und klickst auf das Ergebnis.

Schritt 2: Sobald du in den richtigen Kontaktdaten angekommen bist, klickst du auf „Kontaktdetails“. Mittels eines Klicks auf „Faksimile hinzufügen“ öffnest du rechts das Dateimanager-Widget. Das Faksimile solltest du am besten im ‘shared’-Ordner des Datei-Managers hinterlegen.

Schritt 3:  Das Faksimile sollte idealerweise 610 × 256 Pixel breit und hoch sein und im JPEG-Format vorliegen. Anschließend klickst du auf die hochgeladene Datei und das Faksimile wird im Kontakt hinterlegt. Sobald du das Faksimile hinterlegt hast, wird dies in alle Teilnehmerzertifikate, in der Herr Fuchs eingebunden ist, automatisch eingefügt.

Die Unterschrift wird auch in den Kontaktdetails angezeigt.

Erstellen des Zertifikats mit der Unterschrift

Wenn du im oberen Menüband auf „Abwicklung“ klickst und dann auf „Management-Zentrale“, gelangst du in die Management-Zentrale. Dort wechselst du mittels des Zahnrad-Menüs in die Termindetails deiner Veranstaltung. Im Dokumente-Tab klickst du auf das PDF-Symbol mit dem Namen celanio Teilnahmezertifikat. Das Ergebnis deines Drucks ist ein Teilnehmerzertifikat mit der Unterschrift des Dozenten, welches du in das System eingepflegt hast.

Kontaktiere uns

Willst du dich über unsere Produkte informieren? Dann nutze schnell und einfach unser Kontaktformular:

Erfahren Sie mehr

Die Teilnehmerdetails im neuen Design

Seit August 2022 erstrahlen unsere Teilnehmerdetails und der dort enthaltene Warenkorb in einem neuen Design. Ein neues Design bringt allerdings einige Neuerungen mit sich. Zusätzlich zum übersichtlicheren Warenkorb hast du hier auch eine detaillierte Übersicht über die Details des Teilnehmers.

Allgemeine Funktionen

In den Teilnehmerdetails befindet sich der Warenkorb deines ausgewählten Teilnehmers, welchen du hier einsehen, nachbearbeiten und auf einen Blick dessen Teilnehmerdetails und die schon erfolgten Buchungsschritte sehen kannst. Der Vorteil dabei ist, dass du nicht mehr durch diverse Tabs hin- und herschalten musst, um deine Informationen über den Teilnehmer und dessen Buchungen zu finden. Du hast hier alles auf einem Blick sichtbar!

Den Warenkorb kannst du immer wieder nachbearbeiten. Dabei kannst du eigene Bestellnummern festlegen, wodurch die Identifizierung des Kunden vereinfacht wird. Das Bestelldatum der Veranstaltung, kannst du selbst im Warenkorb anpassen und nachbessern, sowie Zusatztexte zum Kunden beifügen oder auch nachträglich den Preis für den Kunden anpassen.
 
Unter dem Warenkorb befinden sich nähere Angaben zu dem Teilnehmer. Diese sind in folgende Kacheln unterteilt:
 

Persönliche Angaben

In dieser Kachel werden die hinterlegten Kontaktdaten sowie die Adresse des Teilnehmers angezeigt.
 

Rechnungsempfänger

Damit du es beim Abgleich zwischen den persönlichen Angaben und dem Rechnungsempfänger leichter hast, haben wir diese Kacheln inhaltlich identisch gestaltet und nebeneinander positioniert. Über diese Kachel kann geprüft werden, ob der Teilnehmer der Rechnungsempfänger ist oder ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt wurde. Der Rechnungsempfänger kann hier durch die Auswahl eines anderen Kontaktes angepasst werden.

Ergänzende Angaben

In dieser Anzeige befinden sich alle Angaben zur Buchung des Termins, in der sich dieser Teilnehmer befindet. Dabei werden dir mittels grünem Haken und rotem X auch angezeigt, ob schon wichtige Rahmenbedingungen der Veranstaltung akzeptiert worden sind oder nicht. Dazu zählen die Teilnahmebedingungen, die Datenschutzerklärung, die Abrechnungsbedingungen, die Einwilligung zur Veröffentlichung des Teilnehmers auf der Teilnehmerliste und ob schon ein Rechnungsauftrag im Rechnungsmanager für den Teilnehmer erstellt worden ist.
 

Zusatzfelder

In dieser Kachel können weitere Zusatzangaben zu dem Teilnehmer hinterlegt werden. Es können weitere Kundennummern, Zusatzinformationen wie Allergien oder familiäre Informationen beigefügt werden. 

Veranstaltungsdaten

Die Daten, welche du in dieser Kachel sehen kannst, geben dir einen informativen Überblick, über die gebuchte Veranstaltung des Teilnehmers. 

Statusverlauf

In dieser Kachel kannst du den aktuellen Status des Teilnehmers überprüfen. Dabei ist der aktuelle Status des Teilnehmers, immer als Erstes in der Liste zu sehen und ist farblich in einem hellblau hervorgehoben.

E-Mail-Korrespondenz

In dieser Kachel werden die versendeten E-Mails an den Teilnehmer abgebildet.

Fazit:

Mit dem neuen celanio Warenkorb hast du nicht nur ein eleganteres und übersichtlicheres neues Design, sondern auch einen besseren Überblick über die Teilnehmerdetails und deren Warenkorb. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. 

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

Kontaktiere uns

Willst du dich über unsere Produkte informieren? Dann nutze schnell und einfach unser Kontaktformular:

celanio kontaktieren
Erfahren Sie mehr