Autor: buehler-k

Toll, dass wir jetzt eine Clever-Reach Integration haben

Die Verwaltung von Newslettern in celanio ist schon lange möglich. Jetzt haben wir uns zur Ergänzung aber etwas Neues einfallen lassen. Die celanio CleverReach Integration ermöglicht es, die Kontaktformulare, die es in celanio gibt, für die Anmeldung zu in CleverReach gepflegten Newslettern zu verwenden. Das bedeutet, meldet sich ein Interessent über das celanio-Kontaktformular an, wird er automatisch in CleverReach auf die Empfängerliste für den entsprechenden Newsletter gesetzt.

Welcher Nutzen verbirgt sich hinter der CleverReach Integration

Wir erreichen mit der celanio-CleverReach-Integration ein Maximum an Flexibilität und Effizienz. Dadurch, dass wir celanio über eine Schnittstelle mit CleverReach verbinden, können in der celanio-Seminarverwaltung jetzt nicht nur die in celanio gepflegten Newsletter, sondern auch die externen in CleverReach gepflegten Newsletter verwaltet werden. So hat man auch im Bereich der Kontakte immer einen Überblick, für welche Newsletter der Kontakt sich registriert hat. Außerdem lassen sich so beispielsweise auch für Marketingzwecke die Interessen der Kontakte herausfinden. 

Zudem müssen die Newsletter-Kategorien so nicht manuell in den Kontakten angelegt und die Kontakte zugeordnet werden, dies geschieht über die Schnittstelle vollautomatisch. 

 

Gründe, die für die CleverReach-Integration sprechen

Die manuelle Pflege der Kontaktdaten hinsichtlich der Newsletter bei der Verwendung verschiedener Systeme ist auf Dauer mühsam und nimmt in Summe sehr viel Zeit in Anspruch. Hierbei ist es egal, ob celanio und CleverReach zur Newsletter-Verwaltung genutzt werden oder die Newsletter ausschließlich auf CleverReach erstellt werden. Am Ende muss irgendwo zentral gepflegt werden, für welchen oder welche Newsletter sich ein Kontakt eingetragen hat und das geschieht in celanio.

Zudem kann das Kontaktformular für die Anmeldung so mit CleverReach verbunden werden, dass sowohl die Anmeldung für den Newsletter im Kontakt vermerkt als auch der Kontakt auf die Empfängerliste gesetzt wird. Bei neuen Kontakten wird in celanio natürlich ein neuer Personenkontakt erstellt, um auch hier immer den Überblick zu behalten. 

 

Anwendun von cleverReach in den verschiedenen Modulen

CleverReach – im Mdoul REST-API Konfiguration (Modul 021917)

Hier können in den oberen vier Feldern die benötigten Daten zur Authentifizierung hinterlegt werden.
Token sowie Refresh-Token können hier nicht editiert werden. Diese werden durch einen Klick auf “Neuen Access-Token generieren” erstellt.

Auf der rechten Seite wird angezeigt, wie lange der aktuelle Access-Token noch gültig ist. Der Access-Token kann manuell erneuert werden, in dem auf “Access-Token erneuern” geklickt wird.
Zudem wird der Status der Verbindung angezeigt: grün bei aktiver Verbindung und rot bei nicht vorhandener Verbindung.

CleverReach – im Newslettermodul (Modul 030600)

Im Anmeldeformular selbst, wird nun ein zweites Auswahlfeld “Externe Newsletter” eingeblendet, welches die per REST-API angeforderten CleverReach-Mailinglisten anzeigt.

In der Übersicht der Anmeldeformulare sieht das dann folgendermaßen aus:

Externe Newsletter werden im Backend kenntlich gemacht, im Frontend nicht. Sind also für die Newsletter-Abonnenten nicht zu unterscheiden.

CleverReach – im Kontaktmodul (Modul 090300)

Im Kontakt selbst können Sie unter dem Tab Kategorien und Qualifikationen alle Kategorien einsehen und für den Kontakt selektieren. CleverReach-Newsletter werden unter “Externe Newsletter” gelistet.

Wird eine CleverReach-Kategorie gewählt und gespeichert, so wird der Kontakt nach dem Speichern im Hintergrund per REST-API an CleverReach gesendet und in den CleverReach-Newsletter mit der hinterlegten ID hinzugefügt. Ein Kontakt wird immer durch die E-Mail-Adresse identifiziert! Hierfür wird immer die Standard-E-Mail-Adresse verwendet.

Abmeldung des Newsletters:

Werden externe Newsletter im Modul 090300 deselektiert und gespeichert, wird eine REST-API-Funktion ausgeführt, welche die deselektierten Newsletter in CleverReach deaktiviert.

→ Demnach werden diese Abonnenten nicht gelöscht, sondern deaktiviert. Somit bekommen diese Nutzer keine Opt-out Benachrichtigung von CleverReach. Diese Kontakte können aber ganz normal wieder in die Mailingliste eingetragen werden und bekommen auch dann wieder eine Opt-in Benachrichtigung von CleverReach.

CleverReach – im Veranstaltungsstamm hinzufügen (Modul 040300)

Hier können Sie im Tab Website am unteren Ende der Seite auswählen, welche externen Newsletter mit dem Termin verknüpft und somit auf der Website ausgewählt werden können.

Mit der Checkbox “Auswahl allen bestehenden Terminen dieser Veranstaltung hinterlegen” können Sie Ihre Auswahl für alle bereits existierenden Temine dieses Stammes hinterlegen.

Wichtig: Dies bedeutet, dass dadurch alle bestehenden Verknüpfungen aus den Terminen gelöscht und nur die ausgewählte Newsletter hinterlegt werden!

CleverReach – im Termin hinzufügen (Modul 050400)

Wenn Sie für den jeweiligen Veranstaltungsstamm einen Termin erstellen, können Sie auch dort im Tab Website am unteren Ende der Seite auswählen, welche externen Newsletter mit dem Termin verknüpft und somit auf der Website ausgewählt werden können.

CleverReach – im Webshop (Modul 014000)

Wenn sich Ihre Teilnehmer im Webshop in einen der Termine einbuchen, haben Sie gleichzeitig die Möglichkeit, sich in einen der im Termin verknüpften Newsletter einzuschreiben.

CleverReach – im Frontend (Modul 010800)

Im Frontend wird in der Übersicht des Newsletters nicht zwischen internen (celanio eigenen) und externen Newslettern unterschieden. Der Name, der rechts von Themenübersicht angezeigt wird, ist der cleverReach Newsletter. Er erhält den Namen des celanio-Anmeldeformulars, so können Sie den hier angezeigten Namen, über den Titel des Anmeldeformulars steuern.

Wenn hier der Radio-Button für Bestellen ausgewählt wird, öffnet sich eine Anmeldemaske, in der der User alle relevanten Daten eintragen und dann den Newsletter explizit auswählen kann.

Newsletter-Abmeldung:

Zum Abmelden des Newsletters gibt es zwei mögliche Wege:

  • über den Abmelden-Link in der E-Mail

  • im Backend die Checkbox des entsprechenden Newsletters deselektieren

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Ressourcenprüfung in celanio

Bei der Buchung deiner Veranstaltung wurde versehentlich ein Trainer oder ein Ort doppelt oder dreifach verwendet und jetzt hast du ein großes Organisationsproblem? Wie könntest du denn für die Zukunft, eine Doppelbuchung deiner Ressourcen verhindern? Dafür gibt es die Ressourcenprüfung in celanio.

Ressourcenprüfung aktivieren oder deaktivieren

Bei der Erstellung eines Termins wird in celanio eine Ressourcenprüfung durchgeführt, um eine doppelte Verwendung von Ressourcen zum selben Zeitraum zu vermeiden. Für Trainer und Ortsressourcen kann diese Funktion ganz einfach in der Ressource selbst über einen Schieberegler aktiviert oder deaktiviert werden. Hierzu schaltest du mithilfe des Hauptmenüs in deine Ressourcen-Übersicht und da dann in deine Trainer oder Ortsressourcen. Hier kannst du nun bei bereits vorhandenen, aber auch beim Neuerstellen einer Orts- oder Trainer-Ressource, diese Anpassung selbst durchführen. 

Dieser Schieberegler ist standardmäßig aktiviert und verhindert solch eine Doppelbuchung deiner Ressourcen für deine Veranstaltungen. Wird der Schieberegler deaktiviert, wird für diese Ressource im Termin die Ressourcenprüfung nicht durchgeführt. Sprich, die Ressource kann zeitgleich für mehrere Termine verwendet werden, ohne dass die Maske der Ressourcenprüfung erscheint und manuell ausgewählt werden muss, ob die Ressource trotzdem verwendet werden soll (siehe Screenshot). 

Fazit:

Wenn du also auf Nummer sicher gehen möchtest und es dir wichtig dass sich deine Teilnehmer und Trainer auf das Stattfinden deiner Veranstaltungen verlassen können, dann kannst du mit unserer Ressourcenprüfung schonmal einen wichtigen Grundstein legen, indem keine Ressourcen doppelt gebucht werden, wenn du es nicht ausdrücklich zulassen möchtest. 

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celanio Markup Language (CML)

Natürlich kannst du mit celanio nicht nur E-Mail-Vorlagen erstellen, sondern auch PDF-Dokumente. Um diese PDF-Dokumente durch verschiedene Formatierungen auf deine Bedürfnisse anpassen zu können, kannst du unsere CML im Kommunikationsmanager (also im Modul, welches für den E-Mail-Verkehr zuständig ist) und in der Rechnungsverwaltung nutzen.

Du möchtest wissen, wie das denn nun funktioniert? Wie zeigen es dir anhand des Kommunikationsmanagers:

Zuerst wählst du eine bereits vorhandene PDF-Vorlage aus oder erstellst eine neue. Nun hast du die Möglichkeit über verschiedene Variablen deinen Text zu formatieren. Dabei sollte beachten werden, dass die verwendeten Variablen jeweils für den kompletten Absatz gelten. Die dir momentan zur Verfügung stehenden Variablen sind: 

SteuerzeichenFormatierungsart
*Schreibt ein nicht numerisches Aufzählungszeichen, ein Bullet, vor den Text.
#Schreibt ein numerisches Aufzählungszeichen, eine Zahl, vor den Text. Folgt im nächsten Textabschnitt, ohne Zeilenunterbrechung, das selbe Steuerzeichen, wird die nächsthöhere Zahl vor den Textabschnitt geschrieben, bis eine Zeile folgt, die nicht mit diesem Steuerzeichen beginnt.
<<Der folgende Textabschnitt wird linksbündig dargestellt.
>>Der folgende Textabschnitt wird rechtsbündig dargestellt.
><Der folgende Textabschnitt wird zentriert dargestellt.
<>Der folgende Textabschnitt wird als Blocksatz (Absatz) dargestellt.
[]Der komplette Text wird ab hier als Blocksatz (Absatz) dargestellt, bis die Ausrichtung manuell geändert wird.
||An dieser Stelle erfolgt ein Seitenumbruch.
!!An dieser Stelle erfolgt ein Zeilenumbruch.
__Der folgende Textabschnitt wird in Fettschrift dargestellt.
//Der folgende Textabschnitt wird kursiv dargestellt.
++Der folgende Textabschnitt wird größer dargestellt.
—Der folgende Textabschnitt wird kleiner dargestellt.
~Das “Escape”-Zeichen. Alle anderen Zeichen (ausgenommen dem Bildpfad) werden dann nicht interpretiert und das “\” Zeichen wird entfernt. Falls Sie also z.B. eine Zeile mit “\#” anfangen, wird auf dem Dokument “#” gedruckt.
#TableStart
#TableOptions : Border true: Columns 4: Width 25,25,25,25 : Alignment left,center,right,left : Header false :
|Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3|Spalte 4|
|Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3|Spalte 4|
#TableEnd		Fügt eine Tabelle ein. Nähere Informationen unter dieser Tabelle.

Wenn Ihr also die Variable “Tabelle einfügen” auswählt könnt Ihr diese noch nach euren Wünschen wie folgt anpassen:

WertBedeutungMögliche Werte
Alignment Gibt die Position der Schrift in der Spalte an. left, center, right
Border Rahmen ja oder nein.true, false
Columns + ZahlGibt an, wie viele Spalten die Tabelle haben soll.beliebige Anzahl
HeaderGibt an, ob die erste Zeile eine Kopfzeile ist.true, false
WidthGibt die Spaltenbreite an. Es müsse so viele Werte für die Breite angegeben werden, wie Spalten bei Columns angegeben werden.Die Werte werden in Prozent aber ohne Prozentzeichen eingegeben

 

 

Ein Anwendungsbeispiel:

Wenn du die Variable wie folgt anpasst:

#TableStart#TableOptions : Border true: Columns 3: Width 30,30,30 : Alignment left,center,right : Header true : |Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3||Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3||Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3||Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3||Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3||Spalte 1|Spalte 2|Spalte 3|#TableEnd

Dann kannst du folgende Tabelle in deinem PDF-Dokument andrucken:

 

Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Zusätzliche Postfächer erstellen

Über den Kommunikationsmanager verwaltest du deinen E-Mail-Verkehr. Der Kommunikationsmanager stellt sicher, dass du nicht von einer willkürlichen E-Mail-Adresse Nachrichten versendest. Deshalb stehen dir an dieser Stelle verschiedene E-Mail-Adressen zur Verfügung, von denen du E-Mails versenden und Antworten erhalten kannst. Diese E-Mail-Adressen erstellst du bei Bedarf selbst. Zudem kann eine E-Mail-Adresse nur von bestimmten Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Im Normalfall steht dir nur eine Systemmail-Box zur Verfügung. Auf Wunsch können wir dir eine Auwahl von E-Mail-Adressen freischalten. Das heißt, dass bei Erstellung der Vorlage oder vor Versand der E-Mail, die  Absender- und Antwortadresse explizit ausgewählt werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass die Authentifizierung der E-Mail vom Backend-Benutzer getätigt wird. Dazu musst du ein zusätzliches Postfach erstellen und wie du dies machst, erfährst du in unserem Beitrag. 

Ein zusätzliches Postfach erstellen

Das Erstellen eines zusätzlichen Postfaches geht schnell und einfach. Dies erfolgt im Modul Basisdaten. Hier werden alle Basisinformationen zu deinem Unternehmen und deiner celanio-Seminarverwaltung gepflegt. Standardmäßig steht dir ein zusätzliches Postfach zur Verfügung, solltest du allerdings mehrere Postfächer benötigen, kontaktiere uns und wir schalten dir mehrere Postfächer frei.

Die Checkboxen, welche sich im Bild befinden, haben folgende Bedeutungen:

    • Die Checkbox „Antwort“ ist angehakt, dies bedeutet, dass diese Mailbox (bzw. E-Mail-Adresse) im Dropdown-Menü „Antwortadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar ist.

    • Wenn die Checkbox „Absender“ angehakt ist, bedeutet dies, diese Mailbox ist im Dropdown-Menü „Absenderadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar.

    • Ist „Global“ angehakt, so ist diese Mailbox Mandanten übergreifend verfügbar.

    • Ist „mit Authentifizierung“ angehakt, so kannst du die SMTP-Postfacheinstellungen für den Mailversand definieren. Damit kannst du direkt über diese Mailbox E-Mails versenden.

    • Ist „Benutzerrechte“ angehakt, so kannst du den Zugriff auf die Mailbox begrenzen, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen diese Mailbox nutzen können.

Du kannst auch andere Postfacheinstellungen eingeben.

Postfächer für einzelne Benutzer und Benutzergruppen

Durch die Möglichkeit in celanio Benutzer und Gruppen zu verwalten ergeben sich hier interessante Möglichkeiten. Ein Benutzer ist derjenige, der sich in das System im Backend einloggen kann. Diese Benutzer kannst du mittels des “Benutzer und Gruppen”-Moduls erstellen. Manche Benutzer verfügen nur über sehr eingeschränkte Rechte, da sie keinen Zugriff auf alle Module oder Postfächer benötigen. Gedacht ist diese Funktion beispielsweise für Postfächer, die nur von bestimmten Abteilungen verwendet werden. 

So kann sichergestellt werden, dass jeder Benutzer einer Abteilung nur das für ihn vorgesehene Postfach verwenden kann.

Die Benutzergruppen kannst du im Modul „Benutzer und Gruppen“ erstellen.

Fazit:

Die Postfächer in celanio, sind ein gutes Tool, um deine eigenen Postfächer mit dem Kommunikationsmanager in celanio zu verknüpfen. Dabei sind diese leicht einzurichten und anzuwenden. 

Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

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Hybride Seminare

Du möchtest deine Veranstaltungen nicht nur Online oder ausschließlich in Präsenz geben? Wie wäre es mit einer Kombination aus diesen beiden Veranstaltungsformaten? Gut, dass wir von celanio in den letzten Wochen und Monaten an dieser Idee gearbeitet haben. Somit freuen wir uns, euch das Veranstaltungsformat Hybride Seminare mit seinen hybriden Teilnehmern vorzustellen.

Allgemeines

Durch die neue Funktion der hybriden Teilnehmer ist es möglich, Teilnehmer nicht nur in Online- oder Präsenzteilnehmer zu unterscheiden, sondern dieses zu verbinden. Hybride Teilnehmer sind Personen, die sowohl Online als auch bei einer Veranstaltung anwesend sein können. Die Erweiterung „Hybride Teilnehmer“ ist ein Teil der folgenden Module in celanio: „Veranstaltungen“, „Termindetails“ und „Managementzentrale“

Hybride Seminare

Beim Erstellen einer Veranstaltung kannst du dann neben den bisherigen Veranstaltungsformaten “Präsenz” und “Online” das neue Veranstaltungsformat “Hybrid” auswählen. Nach der Auswahl des Formates kannst du eine mindest- und maximal Teilnehmeranzahl an hybriden Teilnehmern angeben. Die weiteren Angaben, welche du im Erstellungsprozess hinterlegst, sind identisch zu den Online und Präsenz-Veranstaltungen.

Neue Icons und Filtermöglichkeiten in der celanio Managementzentrale, das Modul, mit dem du deine Veranstaltungstermine verwaltest, erleichtern dir das Erkennen und Finden eines hybriden Seminars. Die hybriden Teilnehmer in celanio werden mit der Kennung „HPAR“ gespeichert und im System auch angezeigt.

Auch in den Termindetails deiner Veranstaltung kannst du im System durch Icons erkennen, von welcher Natur dein Teilnehmer ist.

Fazit:

Unser neues Veranstaltungsformat hybride Seminare ermöglicht es dir eine Veranstaltung parallel online und vor Ort zu geben. Die Erfassung deiner Teilnehmer ist einfach gestaltet und es ist auf einen Blick zu erkennen um welche Art der Teilnahme es sich handelt. Möchtest du mehr zu unserem neuen Veranstaltungsformat erfahren? Dann fülle unser Kontaktformular aus und wir helfen dir weiter.

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Bilder optimal für deine Website erstellen

celanio bietet dir auch die Möglichkeit durch ein integriertes Content-Management-System einen Webauftritt zu gestalten. Das in celanio enthaltene CMS ist für weniger umfangreiche Webseiten wie die Anzeige deiner Veranstaltungen und Buchung derselben gedacht. Für umfangreiche Internetauftritte empfiehlt sich die zusätzliche Anwendung eines vollumfänglichen Content-Management-Systems, das durch Schnittstellen mit celanio verknüpft wird. Für die Bilder deiner Webseite gelten aber in beiden Fällen folgende Tipps:

Bei der Gestaltung deiner Website stehen dir alle Möglichkeiten offen, aber wie sieht es da mit dem Thema Bilder aus? Wenn du Bilder auf deiner Website einbinden möchtest, dann musst du darauf achten, dass diese Bilder ein webtaugliches Format besitzen. So ermöglichst du deinen potenziellen Kunden auch einen Einblick auf deine Kurse und worauf diese sich einstellen können. Ein Bild erhöht auch die Chance, in den Suchergebnissen zu erscheinen.

Für das Einbinden der Bilder haben wir deshalb folgende Empfehlungen für dich:

Dateiformat

Bilddateiformate gibt es sehr viele – vom älteren GIF- oder BMP-Format bis zu neuen Formaten wie SVG. Wir empfehlen dir, deshalb die Formate JPG und PNG zu nutzen. JPG-Bilder sind einfache Bilder. Bei PNG-Bildern besteht hingegen die Möglichkeit, transparente Bereiche zu definieren. Transparenz bedeutet, dass Bereiche des Bildes so definiert sind, dass die Farben des Hintergrunds übernommen werden.

Bildgröße

Die Bilder sollten nur in der Größe auf den Server hochgeladen werden, in dem sie auch auf der Webseite wirklich dargestellt werden. Es ist nicht sinnvoll, ein Bild in voller Größe zu hinterlegen, das dann beim Laden der Webseite an Bildqualität reduziert werden muss. Im Gegenteil, es schadet, da es die Ladedauer nur verlängert.

Ein kleines Beispiel:

Dieses Bild von der Größe 1920 × 1280 Pixel würde als Hintergrundbild für Bildschirme immer noch gut aussehen. Auf der Webseite ist es aber hier nur als ein kleines Bild zu sehen. Eine Größe von ca. 517 × 345 Pixel wäre hier auch völlig ausreichend.

Dateigröße

Wenn du wie oben die Bildgröße angepasst hast, hast du schon viel getan, um die Dateigröße zu verkleinern. Ein Bild mit einer Größe im dreistelligen Kilobyte-Bereich wäre noch annehmbar. Die Dateigröße sollte aber nicht 1 MB überschreiten. Optimal wäre ein Bild im zweistelligen Kilobyte-Bereich. Um an dieser Stelle noch mehr zu optimieren, solltest du aber noch weitere Werte im Blick haben:

  • In der Druckgröße wird die Pixel Information auch noch mal gespeichert. Diese sollte auch möglichst klein bleiben.

  • Die Auflösung ist die Bildtiefe. Je höher die Auflösung ist, desto schärfer sind die Bilder. In der Regel sind beim Drucken von Bildern 300 PPI von entscheidender Bedeutung. Im digitalen Bereich reichen da aber auch 72 PPI aus.

  • Was hier nicht zu sehen ist, dass in Bilddateien auch Information wie Farbprofil, Farbpaletten, Ursprung der Bilder usw. gespeichert werden. Diese Information lassen sich allerdings nur mit bestimmten Profitools optimieren.

Im folgenden Bild siehst du, was nach dem Ändern aus dem Bild wurde. Das Bild hat die optimale Größe und sieht immer noch gut aus.

Wenn du euren Webauftritt noch weiter optimieren möchtest – Stichwort SEO-Optimierung!

Die Suchmaschinen schauen nicht nur auf das Bild und deren Größe. Diese entnehmen auch dem Dateinamen und dem Alternativtext weitere Informationen. Darum solltest du dem Bild auch einen möglichst zum Inhalt deines Artikels passenden Namen und Alternativtext geben.
In unserem Beispiel wäre eine optimale Benennung:

Wir hoffen, wir konnten dir zu einem guten Einstieg in die Thematik verhelfen und etwas zu deinem sicherlich gelungenen Webauftritt beitragen.

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Wir haben eine Zoom-Integration

Da die Tendenz der Kommunikation immer weiter Richtung Online-Dienste geht haben wir beschlossen, eine der gängigsten Meeting-Plattformen mit der celanio-Seminarverwaltung zu verbinden. Da viele unserer Kunden Zoom für Besprechungen nutzen, lag es nahe, Zoom in celanio zu integrieren. 

Was ist eine Zoom-Integration?

Hierzu möchten wir dir ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag bei celanio geben. 

Im Bereich unserer Support-calls haben wir die Zoom-Meetings nach einer Anfrage manuell angelegt und den Link dann an den Gesprächspartner versendet. Durch die neue Zoom-Integration entfällt diese Arbeit. Das bedeutet, wenn nun einer unserer Kunden einen Support-call bucht, erledigt celanio in Zusammenarbeit mit Zoom diese Aufgabe automatisch.

Bei der Buchung eines Support-calls gibt celanio die Information über den gebuchten Zeitpunkt mit der gebuchten Dauer über eine von uns neu entwickelte Schnittstelle an den hinterlegten Zoom-Account. Hier wird jetzt automatisch ein Termin generiert und der Kunde über die Informationen zum hinterlegten Zoom-Termin per Mail informiert. Es sind dann bereits alle Daten enthalten. Dazu zählen der Zeitpunkt des Termins und alle Login-Möglichkeiten sowie der Link zum Meeting-Raum.  

Zusätzlich erhält auch der Inhaber des Accounts eine E-Mail mit den Informationen zu dem neu angelegten Termin. Zu tun ist hier also gar nichts mehr, außer den Termin dann wahrzunehmen. 

Du siehst also, wir haben diesen Vorgang voll automatisiert. Bis auf die einmalige Konfiguration ist hier kein weiteres Zutun notwendig. 

Fazit

Ein großer Vorteil neben der eingesparten Zeit ist hier, dass keine Fehler mehr passieren können, denn es geht keine Anfrage mehr unter. Jeder Termin wird durch die Automatisierung an Zoom weitergeleitet. 

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Sammelrechnungen in celanio

Natürlich kannst du in celanio auch direkt Angebote, Aufträge und Rechnungen zu deinen Veranstaltungen erstellen. Du hast in celanio mehrere Aufträge für einen Empfänger innerhalb eines Zeitraumes erstellt, aber möchtest diese gesammelt in einer Rechnung versenden? Dann ist die celanio Sammelrechnungsfunktion genau das Richtige für dich! In celanio hast du die optionale Möglichkeit auf zwei verschiedene Arten deine Sammelrechnungen zu erstellen, diese wären manuell erstellte Sammelrechnungen und automatisch erstellte Sammelrechnungen.

Manuelle Sammelrechnungen

Im Rechnungsmanager, zu dem die Sammelrechnungsfunktion gehört, kannst du deine Aufträge in Rechnungen umwandeln. Dabei wird wie schon erwähnt zwischen zwei Arten der Erstellung von Sammelrechnungen unterschieden. Manuelle Sammelrechnungen werden, dann erstellt, wenn es einen oder wenige Empfänger gibt, die mehrfach in einem Zahlungszeitraum bei dir bestellen. Diese Aufträge werden beim Umwandeln in einen Rechnungsauftrag für eine Sammelrechnung vorgemerkt.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen mindestens zwei Rechnungsaufträge für denselben Empfänger, die für eine Sammelrechnung vorgemerkt sind, existieren. Durch einen Klick auf den „Sammelrechnung erstellen“-Button, erscheint ein Dialogfenster, indem du deine Präferenzen bezüglich der Sammelrechnung angeben kannst. Zu den Präferenzen zählen unter anderem die zu verwendende Vorlage und das Zahlungsziel deiner Sammelrechnung.

Automatisiert Sammelrechnungen erstellen

Bei größerem Rechnungsaufkommen kann der Vorgang der Sammelrechnungserstellung auch automatisiert in celanio durchgeführt werden. Diese Funktion erspart den Schritt, zuerst die Teilrechnungen auszuwählen, diese als Teil einer Sammelrechnung vorzumerken und sie dann in eine Sammelrechnung umzuwandeln. Bei der automatisierten Erstellung von Sammelrechnungen merkt das System selbstständig alle Aufträge im gewählten Zeitraum als Teil einer Sammelrechnung vor. Im nächsten Schritt führt der Rechnungsmanager alle vorgemerkten Einzelrechnungen mit demselben Empfänger zu einer Sammelrechnung zusammen und erstellt sie im Anschluss vollautomatisch. Sind mehrere Adressen für einen Empfänger hinterlegt, wird automatisch die als Standardadresse markierte Adresse mit der Adressart Rechnungsadresse verwendet.

Fazit:

Mithilfe der Sammelrechnungsfunktion im celanio Rechnungsmanager kannst du schneller und effizienter deine Rechnungen abarbeiten. Auch kannst du nun übersichtliche Sammelrechnungen für deine Kunden erstellen, ohne mehrere Rechnungen gleichzeitig für deinen Kunden zu erstellen.

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Fortbildungspunkte fürs Gesundheitswesen

Die automatische Erfassung von Fortbildungspunkten für Ärzte, Physiotherapeuten und Apotheker ist schon länger ein Thema bei celanio. Die Fortbildungspunkte sind meist neben der Veranstaltung, ein wichtiger Bestandteil einer Fortbildung im Gesundheitsbereich. Damit landen die wichtigen Fortbildungspunkte auch schneller bei den diversen Kammern. Bevor das passiert, müssen die Fortbildungsbescheinigungen mit den Punkten erstellt und an die Veranstaltungsteilnehmer versendet werden. Die Fortbildungspunkte im Gesundheitswesen sind ein Bestandteil der celanio Seminarverwaltungssoftware.

Die Vorteile für dich sind:

  • Keine Umwege mehr über Zusatzfelder in unserer Software.
  • Kein händisches Einfügen von Veranstaltungsnummern, -punkten, Unterrichtseinheiten, Trainerunterschriften und Teilnehmerdaten in von dir manuell erstellten Dokumenten.
  • Kein einzelner Postversand von Fortbildungsbescheinigungen an die Veranstaltungsteilnehmer.

So sind die Fortbildungspunkte deutlich schneller bei euren Teilnehmern. Mit einem Klick ist die jeweilige Fortbildungsbescheinigung mit allen Daten erstellt und an den entsprechenden Teilnehmer versendet. So kannst du dir sicher sein, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten und so auch, wer wann wie viele Punkte zu welcher Veranstaltung erhalten hat. Damit optimierst du also deinen eigenen Prozess und nutzt die bewährte Struktur der celanio Seminarverwaltungssoftware voll aus.

Informationen für bestehende celanio Kunden

Wenn du bereits celanio Kunde bist, dann können wir deine bestehende Lizenz erweitern. Die in der Lizenz enthaltenen Neuerungen reichen von Eingabefeldern in dem Modul Termindetails, über Variablen im Modul Kommunikationsmanager hin zum Modul der PDF-Konfiguration. Schreibe dazu eine Mail an welcome@celanio.com oder erteile einen Auftrag über unser Ticket-System. Wir schalten dann die Lizenz frei und unterstützen dich bei der erstmaligen Konfiguration der Fortbildungsbescheinigungen über das Ticket-System.

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Unterrichtseinheiten

Um deinen Veranstaltungsteilnehmern die Anzahl der erreichten Unterrichtseinheiten mitzuteilen, bietet dir unser celanio System zwei Lösungen. Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird dazu entweder halbautomatisch oder vollautomatisch berechnet. Das System druckt dir die Anzahl der Unterrichtseinheiten automatisch auf Teilnahmebescheinigungen oder fügt sie in E-Mails ein. Diese Lösungen bieten sich auch für interne Dokumentationszwecke an. Weitere Arrangements erlauben die Berechnung von:

  • Prüfungspunkten in Ausbildungen
  • Erfassung von Weiterbildungszeiten
  • Fortbildungspunkte für Ärzte

 

Die halbautomatische Lösung

Nachdem eine Veranstaltung angelegt wurde, werden in den Veranstaltungsterminen die Zeiten und daher die Anzahl der Unterrichtseinheiten festgelegt. Das kannst du selbst frei für jeden Unterrichtstag einrichten. Die in der Veranstaltung eingegebene Zeit wird üblicherweise beim Erstellen von neuen Terminen übernommen. Jedoch werden in dieser halbautomatischen Lösung, die Unterrichtseinheiten nicht in den Veranstaltungstermin übernommen. Manuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. Klicke dazu in das Eingabefeld der Unterrichtseinheiten und passe den Wert manuell an.

Die vollautomatische Lösung

Das System berechnet dabei die genaue Anzahl der Unterrichtseinheiten aus der Start- und Endzeit und dem voreingestellten Wert der Unterrichtseinheiten (45 Minuten). Zudem wird die Anzahl der Unterrichtseinheiten in den Veranstaltungstermin übernommen. Auch hier können manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Unser Tool kann allerdings noch mehr: Es rechnet eine Gesamtsumme aus den verschiedenen Unterrichtseinheiten zusammen. Das Ergebnis wird in dem Feld ‘Dauer (UE = Unterrichtseinheit)‘ angezeigt. Sowohl die Werte in den einzelnen Unterrichtseinheiten als auch die Werte in der Gesamtsumme werden gerundet. In welcher Weise diese gerundet werden, kannst du selbst entscheiden. Auf wie viele Nachkommastellen der Wert gerundet werden soll, passen wir dann sehr gerne für dich an. So hast du den größtmöglichen Spielraum, wenn du einer Rechtsprechung folgen musst.

Die Unterrichtseinheiten in celanio, sind ziemlich leicht zu verstehen und anzuwenden. Haben wir deine Neugier geweckt? Wenn dies der Fall ist, zögere nicht, uns zu kontaktieren!

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