Monat: April 2024

Geprüft-Funktion in der Teilnehmerübersicht

In unserer Teilnehmerübersicht hast du die Möglichkeit, Teilnehmer als geprüft zu kennzeichnen. So wissen du und natürlich all deine Kollegen genau Bescheid, welcher Teilnehmer bereits geprüft wurde und welcher nicht. 

Du erkennst dies in der Spalte GP (=Geprüft) anhand des grünen Hakens oder des roten x. Wobei der Haken natürlich für “geprüft” steht und das rote x für “noch nicht geprüft”.

Wenn du nun einen der Teilnehmer geprüft hast, kannst du durch Klick auf das rote x , dieses in einen grünen Haken verwandeln und hast den Teilnehmer nun als “geprüft” markiert. Ein Mouseover über den grünen Haken zeigt dann auch den Usernamen und das Datum und die Uhrzeit der Änderung. 

Da wir wissen, wie wichtig es ist, dass deine Prozesse reibungslos, wie ein Zahnrad ineinander greifen, haben wir zu dieser Funktion nun auch direkt ein weiteres Feauture auf der Startseite ergänzt:

Du kannst dir für die Widgets “eingehende Buchungen online” und “eingehende Buchungen manuell” nun bei Bedarf nur die ungeprüften Teilnehmer anzeigen lassen. 

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Status und Substatus der Teilnehmer

In den Termindetails eines jeden Termins, hast du die Möglichkeit deinen Teilnehmern verschiedene Status zu hinterlegen. Der Nutzen hierfür ist vielseitig:

  • So siehst du immer auf einen Blick, wo deine Teilnehmer sich im Teilnahmeprozess befinden.
  • Du kannst diesen Status auch nutzen, um zum Beispiel Teilnahmezertifikate nur an diejenigen Teilnehmer zu verschicken, die auch tatsächlich teilgenommen haben oder
  • Feedback nur den Teilnehmern im Extranet zugänglich zu machen, die die Veranstaltung auch erfolgreich abgeschlossen haben. D.h. also du kannst verschiedene Druckdokumente an Teilnehmer eines gewissen Status versenden und sparst dir somit wertvolle Zeit.
  • Außerdem gibt es im Kommunikationsmanager (also im celanio-internen E-Mail-Management) die Möglichkeit die Status und Substatus als Variablen einzusetzen.

Wir haben folgende Teilnehmerstatus, teilweise mit Substatus zur Verfügung:

StatusBedeutung
ReseviertDu oder der Teilnehmer habt einen Platz für die Veranstaltung reserviert.
Warteliste, online BuchungDer Teilnehmer hat sich online eingebucht und die Maximalteilnehmerzahl wurde überschritten.
Warteliste, manuelle BuchungDer Teilnehmer wurde von dir manuell eingebucht und die Maximalteilnehmerzahl wurde überschritten.
AbgebrochenDer Teilnehmer hat seine Teilnahme an der Veranstaltung abgebrochen.
Online BuchungDer Teilnehmer hat sich über die Website eingebucht.
Manuelle BuchungDer Teilnehmer wurde von dir manuell eingebucht.
UmbuchungDer Teilnehmer wurde von dir auf eine andere Veranstaltung oder auf einen anderen Termin eingebucht.
Nimmt teilDer Teilnehmer nimmt auf jeden Fall an der Veranstaltung teil.
Feedback erbetenDer Teilnehmer hat die Möglichkeit, über das Extranet einen Feedbackbogen auszufüllen.
AbgeschlossenDer Teilnehmer hat die Veranstaltung abgeschlossen.
Abgesagt
(hier sind außerdem versch. Substatus möglich)		Du hast dem Teilnehmer für diese Veranstaltung abgesagt.
Storniert
(hier sind außerdem versch. Substatus möglich)		Du oder der Teilnehmer haben die Teilnahme storniert.

Der Status und gegebenfalls der Substatus wird in der Spalte “Status/Substatus” textlich dargestellt. Damit du aber schnellstmöglich die Status deiner Teilnehmer erkennen kannst, werden diese auch farblich gekennzeichnet:

  • Grün: Wenn eine Veranstaltung durchgeplant und zugesagt wurde, wird die Farbe der Teilnehmer automatisch grün. Sie können einem Teilnehmer aber auch manuell zusagen, indem du selbst den Status veränderst. 
  • Rot: Wenn du eine Veranstaltung durchplanst und absagst, so wechselt die Farbe der Teilnehmer in Rot. Einem Teilnehmer kann aber auch manuell zugesagt werden, wenn du selbst manuell den Status veränderst. 
  • Gelb: Buchst du einen Teilnehmer manuell für einen Termin ein oder meldet sich der Teilnehmer selbst über die Website an, so wird er automatisch in der Farbe Gelb hinterlegt.
  • Blau: Ist die Maximalteilnehmerzahl für eine Veranstaltung überschritten, so kommt der Teilnehmer automatisch auf die Warteliste und wird in einer blauen Farbe hinterlegt.
  • Orange: Wenn du bei der manuellen Buchung einen Platz für einen Teilnehmer reservierst, so wird die Farbe dieses Teilnehmers automatisch orange.
Als Beispiel:
 

Natürlich können wir die Teilnehmerstatus deinen Wünschen entsprechend konfigurieren. Das heißt, wenn du zum Beispiel die Status “Reserviert” oder “Warteliste” nicht nutzen möchtest oder die Anzahl an Substatus bei “Abgesagt” minimieren möchtest, können wir dies im Handumdrehen konfigurieren. Solltest du Status nutzen, die hier noch nicht aufgelistet sind, ist es natürlich immer eine Möglichkeit, diese Status neu zu implementieren. Bei Interesse melde dich gerne bei uns.  

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