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Hybride Seminare

Du möchtest deine Veranstaltungen nicht nur Online oder ausschließlich in Präsenz geben? Wie wäre es mit einer Kombination aus diesen beiden Veranstaltungsformaten? Gut, dass wir von celanio in den letzten Wochen und Monaten an dieser Idee gearbeitet haben. Somit freuen wir uns, euch das Veranstaltungsformat Hybride Seminare mit seinen hybriden Teilnehmern vorzustellen.

Allgemeines

Durch die neue Funktion der hybriden Teilnehmer ist es möglich, Teilnehmer nicht nur in Online- oder Präsenzteilnehmer zu unterscheiden, sondern dieses zu verbinden. Hybride Teilnehmer sind Personen, die sowohl Online als auch bei einer Veranstaltung anwesend sein können. Die Erweiterung „Hybride Teilnehmer“ ist ein Teil der folgenden Module in celanio: „Veranstaltungen“, „Termindetails“ und „Managementzentrale“

Hybride Seminare

Beim Erstellen einer Veranstaltung kannst du dann neben den bisherigen Veranstaltungsformaten “Präsenz” und “Online” das neue Veranstaltungsformat “Hybrid” auswählen. Nach der Auswahl des Formates kannst du eine mindest- und maximal Teilnehmeranzahl an hybriden Teilnehmern angeben. Die weiteren Angaben, welche du im Erstellungsprozess hinterlegst, sind identisch zu den Online und Präsenz-Veranstaltungen.

Neue Icons und Filtermöglichkeiten in der celanio Managementzentrale, das Modul, mit dem du deine Veranstaltungstermine verwaltest, erleichtern dir das Erkennen und Finden eines hybriden Seminars. Die hybriden Teilnehmer in celanio werden mit der Kennung „HPAR“ gespeichert und im System auch angezeigt.

Auch in den Termindetails deiner Veranstaltung kannst du im System durch Icons erkennen, von welcher Natur dein Teilnehmer ist.

Fazit:

Unser neues Veranstaltungsformat hybride Seminare ermöglicht es dir eine Veranstaltung parallel online und vor Ort zu geben. Die Erfassung deiner Teilnehmer ist einfach gestaltet und es ist auf einen Blick zu erkennen um welche Art der Teilnahme es sich handelt. Möchtest du mehr zu unserem neuen Veranstaltungsformat erfahren? Dann fülle unser Kontaktformular aus und wir helfen dir weiter.

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Bilder optimal für deine Website erstellen

celanio bietet dir auch die Möglichkeit durch ein integriertes Content Managment Sysem einen Webauftritt zu gestalten. Das in celanio enthaltene CMS ist für weniger umfangreiche Webseiten wie die Anzeige deiner Veranstaltungen und Buchung derselben gedacht. Für umfangreiche Internetauftritte empfiehlt sich die zusätzliche Anwendung eines vollumfänglichen Content Management Systems, das durch Schnittstellen mit celanio verknüpft wird. Für die Bilder deiner Webseite gelten aber in beiden Fällen folgende Tips.

Bei der Gestaltung deiner Website stehen dir alle Möglichkeiten offen, aber wie sieht es da mit dem Thema Bilder aus? Wenn du Bilder auf deiner Website einbinden möchtest, dann musst du darauf achten, dass diese Bilder ein webtaugliches Format besitzen. So ermöglichst du deinen potenziellen Kunden auch einen Einblick auf deine Kurse und worauf diese sich einstellen können. Ein Bild erhöht auch die Chance, in den Suchergebnissen zu erscheinen.

Für das Einbinden der Bilder haben wir deshalb folgende Empfehlungen für dich:

Dateiformat

Bilddateiformate gibt es sehr viele – vom älteren GIF- oder BMP-Format bis zu neuen Formaten wie SVG. Wir empfehlen dir, deshalb die Formate JPG und PNG zu nutzen. JPG-Bilder sind einfache Bilder. Bei PNG-Bildern besteht hingegen die Möglichkeit, transparente Bereiche zu definieren. Transparenz bedeutet, dass Bereiche des Bildes so definiert sind, dass die Farben des Hintergrunds übernommen werden.

Bildgröße

Die Bilder sollten nur in der Größe auf den Server hochgeladen werden, in dem sie auch auf der Webseite wirklich dargestellt werden. Es ist nicht sinnvoll, ein Bild in voller Größe zu hinterlegen, das dann beim Laden der Webseite an Bildqualität reduziert werden muss. Im Gegenteil, es schadet, da es die Ladedauer nur verlängert.

Ein kleines Beispiel:

Dieses Bild von der Größe 1920 × 1280 Pixel würde als Hintergrundbild für Bildschirme immer noch gut aussehen. Auf der Webseite ist es aber hier nur als ein kleines Bild zu sehen. Eine Größe von ca. 517 × 345 Pixel wäre hier auch völlig ausreichend.

Dateigröße

Wenn du wie oben die Bildgröße angepasst hast, hast du schon viel getan, um die Dateigröße zu verkleinern. Ein Bild mit einer Größe im dreistelligen Kilobyte-Bereich wäre noch annehmbar. Die Dateigröße sollte aber nicht 1 MB überschreiten. Optimal wäre ein Bild im zweistelligen Kilobyte-Bereich. Um an dieser Stelle noch mehr zu optimieren, solltest du aber noch weitere Werte im Blick haben:

  • In der Druckgröße wird die Pixel Information auch noch mal gespeichert. Diese sollte auch möglichst klein bleiben.

  • Die Auflösung ist die Bildtiefe. Je höher die Auflösung ist, desto schärfer sind die Bilder. In der Regel sind beim Drucken von Bildern 300 PPI von entscheidender Bedeutung. Im digitalen Bereich reichen da aber auch 72 PPI aus.

  • Was hier nicht zu sehen ist, dass in Bilddateien auch Information wie Farbprofil, Farbpaletten, Ursprung der Bilder usw. gespeichert werden. Diese Information lassen sich allerdings nur mit bestimmten Profitools optimieren.

Im folgenden Bild siehst du, was nach dem Ändern aus dem Bild wurde. Das Bild hat die optimale Größe und sieht immer noch gut aus.

Wenn du euren Webauftritt noch weiter optimieren möchtest – Stichwort SEO-Optimierung!

Die Suchmaschinen schauen nicht nur auf das Bild und deren Größe. Diese entnehmen auch dem Dateinamen und dem Alternativtext weitere Informationen. Darum solltest du dem Bild auch einen möglichst zum Inhalt deines Artikels passenden Namen und Alternativtext geben.
In unserem Beispiel wäre eine optimale Benennung:

Wir hoffen, wir konnten dir zu einem guten Einstieg in die Thematik verhelfen und etwas zu deinem sicherlich gelungenen Webauftritt beitragen.

Sprich uns gerne uns an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Wir haben eine Zoom-Integration

Da die Tendenz der Kommunikation immer weiter Richtung Online-Diensten geht. Haben wir beschlossen, eine der gängigsten Meeting-Plattformen mit der celanio-Seminarverwaltung zu verbinden. Da viele unsere Kunden Zoom für Besprechungen nutzen, lag es nahe, Zoom in celanio zu integrieren. 

Was ist eine Zoom-Integration?

Hierzu möchten wir dir ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag bei celanio geben. 

Im Bereich unserer Support-calls haben wir die zoom-Meetings nach einer Anfrage manuell angelegt und den Link dann an den Gesprächspartner versendet. Durch die neue Zoom-Integration entfällt diese Arbeit. Das bedeutet, wenn nun einer unserer Kunden einen Support-call bucht, erledigt celanio in Zusammenarbeit mit Zoom diese Aufgabe. 

Bei der Buchung eines Support-calls gibt celanio die Information über den gebuchten Zeitpunkt mit der gebuchten Dauer über eine von uns neu entwickelte Schnittstelle an den hinterlegten zoom-Account. Hier wird jetzt automatisch ein Termin generiert und der Kunde über die Informationen zum hinterlegten Zoom-Termin per Mail informiert. Hier sind dann bereits alle Daten enthalten. Dazu zählen der Zeitpunkt des Termins und alle Login-Möglichkeiten sowie der Link zum Meeting-Raum.  

Zusätzlich erhält auch der Inhaber des Accounts eine E-Mail mit den Informationen zu dem neu angelegten Termin zur Information. Zu tun ist hier aber nichts mehr, außer den Termin dann wahrzunehmen. 

Du siehst also, wir haben diesen Vorgang voll automatisiert. Bis auf die einmalige Konfiguration ist hier kein weiteres Zutun notwendig. 

Fazit

Ein großer Vorteil neben der eingesparten Zeit ist hier, dass keine Fehler mehr passieren können, denn es geht keine Anfrage mehr unter. Jeder Termin wird durch die Automatisierung an Zoom weitergeleitet. 

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Wenn du mehr über unsere celanio Zoom-Integration erfahren möchtest, kontaktiere uns über unser Kontaktformular. Unsere Mitarbeiter geben dir gerne weitere Informationen dazu.

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Sammelrechnungen in celanio

Natürlich kannst du in celanio auch direkt Angebote, Aufträge und Rechnungen zu deinen Veranstaltungen erstellen. Du hast in celanio mehrere Aufträge für einen Empfänger innerhalb eines Zeitraumes erstellt, aber möchtest die gesammelt in einer Rechnung versenden? Dann ist die celanio Sammelrechnungsfunktion genau das Richtige für dich! In celanio hast du die optionale Möglichkeit auf zwei verschiedene Arten deine Sammelrechnungen zu erstellen, diese wären manuell erstellte Sammelrechnungen und automatisch erstellte Sammelrechnungen.

 

Manuelle Sammelrechnungen

Im Rechnungsmanager, zu dem die Sammelrechnungsfunktion gehört, kannst du deine Aufträge in Rechnungen umwandeln. Dabei wird wie schon erwähnt zwischen zwei Arten der Erstellung von Sammelrechnungen unterschieden. Manuelle Sammelrechnungen werden, dann erstellt, wenn es einen oder wenige Empfänger gibt, die mehrfach in einem Zahlungszeitraum bei dir bestellen. Diese Aufträge werden beim Umwandeln in einen Rechnungsauftrag für eine Sammelrechnung vorgemerkt.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen mindestens zwei Rechnungsaufträge für denselben Empfänger, die für eine Sammelrechnung vorgemerkt sind, existieren. Durch einen Klick auf den „Sammelrechnung erstellen“-Button, erscheint ein Dialogfenster, indem du deine Präferenzen bezüglich der Sammelrechnung angeben kannst. Zu den Präferenzen zählen unter anderem die zu verwendende Vorlage und das Zahlungsziel deiner Sammelrechnung.

Automatisiert Sammelrechnungen erstellen

Bei größerem Rechnungsaufkommen kann der Vorgang der Sammelrechnungserstellung auch automatisiert in celanio durchgeführt werden. Diese Funktion erspart den Schritt, zuerst die Teilrechnungen auszuwählen, diese als Teil einer Sammelrechnung vorzumerken und sie dann in eine Sammelrechnung umzuwandeln. Bei der automatisierten Erstellung von Sammelrechnungen merkt das System selbstständig alle Aufträge im gewählten Zeitraum als Teil einer Sammelrechnung vor. Im nächsten Schritt führt der Rechnungsmanager alle vorgemerkten Einzelrechnungen mit demselben Empfänger zu einer Sammelrechnung zusammen und erstellt sie im Anschluss vollautomatisch. Sind mehrere Adressen für einen Empfänger hinterlegt, wird automatisch die als Standardadresse markierte Adresse der Adressart Rechnungsadresse verwendet.

Fazit:

Mithilfe der Sammelrechnungsfunktion im celanio Rechnungsmanager kannst du schneller und effizienter deine Rechnungen abarbeiten. Auch kannst du nun übersichtliche Sammelrechnungen für deine Kunden erstellen, ohne mehrere Rechnungen gleichzeitig für deinen Kunden zu erstellen.

Sprich uns gerne uns an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Fortbildungspunkte fürs Gesundheitswesen

Die automatische Erfassung von Fortbildungspunkten für Ärzte, Physiotherapeuten und Apotheker ist schon länger ein Thema bei celanio. Die Fortbildungspunkte sind meist neben der Veranstaltung, ein wichtiger Bestandteil einer Fortbildung im Gesundheitsbereich. Damit landen die wichtigen Fortbildungspunkte auch schneller bei den diversen Kammern. Bevor das passiert, müssen die Fortbildungsbescheinigungen mit den Punkten erstellt und an die Veranstaltungsteilnehmer versendet werden. Die Fortbildungspunkte im Gesundheitswesen sind ein Bestandteil der celanio Seminarverwaltungssoftware.

Die Vorteile für dich sind:

  • Keine Umwege mehr über Zusatzfelder in unserer Software.
  • Kein händisches Einfügen von Veranstaltungsnummern, -punkten, Unterrichtseinheiten, Trainerunterschriften und Teilnehmerdaten in von dir manuell erstellten Dokumenten.
  • Kein einzelner Postversand von Fortbildungsbescheinigungen an die Veranstaltungsteilnehmer.

So sind die Fortbildungspunkte deutlich schneller bei euren Teilnehmern. Mit einem Klick ist die jeweilige Fortbildungsbescheinigung mit allen Daten erstellt und an den entsprechenden Teilnehmer versendet. So kannst du dir sicher sein, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten und so auch, wer wann wie viele Punkte zu welcher Veranstaltung erhalten hat. Damit optimierst du also deinen eigenen Prozess und nutzt die bewährte Struktur der celanio Seminarverwaltungssoftware voll aus.

Informationen für bestehende celanio Kunden

Wenn du bereits celanio Kunde bist, dann können wir deine bestehende Lizenz erweitern. Die in der Lizenz enthaltenen Neuerungen reichen von Eingabefeldern in dem Modul Termindetails, über Variablen im Modul Kommunikationsmanager hin zum Modul der PDF-Konfiguration. Schreibe dazu eine Mail an welcome@celanio.com oder erteile einen Auftrag über unser Ticket-System. Wir schalten dann die Lizenz frei und unterstützen dich bei der erstmaligen Konfiguration der Fortbildungsbescheinigungen über das Ticket-System.

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Unterrichtseinheiten

Um deinen Veranstaltungsteilnehmern die Anzahl der erreichten Unterrichtseinheiten mitzuteilen, bietet dir unser celanio System zwei Lösungen. Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird dazu entweder halbautomatisch oder vollautomatisch berechnet. Das System druckt dir die Anzahl der Unterrichtseinheiten automatisch auf Teilnahmebescheinigungen oder fügt sie in E-Mails ein. Häufig versendest du nur die Teilnahmebescheinigung mit der automatisch erstellten Anzahl der Unterrichtseinheiten. Diese Lösungen bieten sich auch für interne Dokumentationszwecke an. Weitere Arrangements erlauben die Berechnung von:

  • Prüfungspunkten in Ausbildungen
  • Erfassung von Weiterbildungszeiten
  • Fortbildungspunkte für Ärzte

 

Die halbautomatische Lösung

Nachdem eine Veranstaltung angelegt wurde, werden in den Veranstaltungsterminen die Zeiten und daher die Anzahl der Unterrichtseinheiten festgelegt. Das kannst du selbst frei für jeden Unterrichtstag einrichten. Die in der Veranstaltung eingegebene Zeit wird beim Erstellen von neuen Terminen übernommen. In dieser Lösung werden die Unterrichtseinheiten nicht in den Veranstaltungstermin übernommen. Manuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. Klicke dazu in das Eingabefeld der Unterrichtseinheiten und passe den Wert manuell an.

Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird in den Veranstaltungstermin übertragen. Wenn du den Veranstaltungstermin bearbeitest, siehst du die Unterrichtseinheiten.

Die vollautomatische Lösung

Das System berechnet dabei die genaue Anzahl der Unterrichtseinheiten aus der Start- und Endzeit und dem voreingestellten Wert der Unterrichtseinheiten (45 Minuten). Zudem wird die Anzahl der Dauer der Unterrichtseinheiten in den Veranstaltungstermin übernommen. Auch hier können manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Unser Tool kann allerdings noch mehr: Es rechnet eine Gesamtsumme aus den verschiedenen Unterrichtseinheiten zusammen. Das Ergebnis wird in dem Feld ‚Dauer (UE = Unterrichtseinheit)‘ angezeigt. Sowohl die Werte in den einzelnen Unterrichtseinheiten als auch die Werte in der Gesamtsumme werden gerundet. In welcher Weise diese gerundet werden, kannst du selbst entscheiden. Auf wie viele Nachkommastellen der Wert gerundet werden soll, passen wir dann sehr gerne für dich an. So hast du den größtmöglichen Spielraum, wenn du einer Rechtsprechung folgen musst.

Die Unterrichtseinheiten in celanio, sind ziemlich leicht zu verstehen und anzuwenden. Haben wir deine Neugier geweckt? Wenn dies der Fall ist, zögere nicht, uns zu kontaktieren!

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Gutscheine und Rabatte

Bei der Teilnehmerbearbeitung begegnen dir mehrere Teilnehmer, welche immer wieder deine Veranstaltungen und Kurse buchen? Nach mehreren Buchungen möchtest du deinen Stammteilnehmern etwas Gutes tun in Form eines Preisnachlasses, du möchtest aber nicht immer alles händisch nachtragen müssen? Dann ist das celanio Gutscheine und Rabatte Modul genau richtig für dich!

Unterschied zwischen Gutscheinen und Rabatten

Gutscheine und Rabatte haben einen Unterschied? Ja, das haben sie. Der kleine, aber feine Unterschied, zwischen den beiden ist, dass Rabatte eher für bestimmte Aktionen genutzt werden und eher unpersönlich sind. Rabatte gewähren zum Beispiel 5 € Rabatt auf Veranstaltungen bis zu einem bestimmten Datum oder können einem Kunden 10 % Rabatt ermöglichen, wenn diese einer der 200. Buchungen ist. Rabatt-Codes können dies dabei ermöglichen und werden von dem Kunden selbst angegeben.

 

Gutscheine dagegen sind etwas Persönliches und werden sehr gerne als Geschenke verschenkt, um dem Liebsten eine Freude zu bereiten. Gutscheine kannst du, dann über deine Webseite zum Verkauf anbieten oder als kleine Aufmerksamkeit an deine Stammteilnehmer verschenken. Gutscheine können für bestimmte Seminare oder für einen bestimmten Wert ausgestellt werden. Wertgutscheine können dann für das gesamte Sortiment genutzt werden.

Anwendung des Gutscheine und Rabatte Moduls

Mit Erwerb des Moduls kannst du in deinem celanio System Gutscheine und Rabatte für deine Veranstaltungen anbieten und anwenden. Bei Aufruf des Moduls gelangst du in die Übersicht deiner Gutscheine und Rabatte, welche in Kategorien eingeordnet sind. In diese Kategorien kannst du deine Gutscheine und deine Rabatte einordnen.

In der Übersicht kannst du dann, deine neuen Rabatte oder Gutscheine für deine Veranstaltungen erstellen. Um die angezeigten Daten auf aktuelle Datensätze zu beschränken, werden dir auf der Übersichtsseite zunächst Rabatte und Gutscheine angezeigt, deren Gültigkeit innerhalb der letzten zwei Wochen lag, und deren Kontingent auch noch nicht vollständig eingelöst wurde.

Fazit:

Wenn du deinen langjährigen Kunden die Möglichkeit eines Rabattes oder einer neuen Geschenkmöglichkeit in Form eines Gutscheins bieten möchtest, das ist das Modul Gutscheine und Rabatte genau das Richtige für dich und dein Institut.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame selbst ausrechnen und nachtragen von Rabatten erleichtern möchtest, nutze dieses Feature. Sprich uns gerne uns an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Veranstaltungstermine optimal auf der Webseite darstellen

Um deinen Kunden die Auswahl zwischen der Vielzahl an Terminen im Außenbereich von celanio zu vereinfachenm gibt es das Terminübersichtsmodul. 

Normalerweise gelangt dein Kunde zuerst zur Startseite und dann auf die Terminübersicht deiner Website. Hier verschaffen sich deine Kunden schnell einen Überblick über die kommenden Veranstaltungstermine und wählen die für sich interessantesten Termine aus. 

Unsere Komponente hat sich mithilfe verschiedener Kunden stetig weiterentwickelt. Deswegen sind wir auch aufgrund der großen positiven Resonanz sehr stolz darauf. 

Wo am Anfang nur eine kleine Layout-Änderung im Kachel-Design angelegt war, welche nur eine kleine Auswahl an Informationen bot, wurden im Laufe der Zeit immer mehr Funktionen integriert. Mittlerweile wird die Terminübersicht sogar als Alternative zur klassischen Startseite verwendet. Und die Terminübersicht findet auch dort Verwendung, wo nur ein Teil deines Portfolios an Veranstaltungsterminen dargestellt werden soll. Der Clou an der Terminübersicht ist aber, dass du das alles selbst konfigurieren kannst.

Wenn du also auf der Suche nach einer neuen Darstellung deiner vollen Bandbreite an Veranstaltungsterminen bist, wirst du hier fündig. Im Folgenden zeigen wir dir, wie die einzelnen Features der Terminübersicht aussehen, wie du die Terminübersicht gezielt als Startseite, Seminarsuche und Katalogübersicht einsetzen und welche weiteren Anpassungsmöglichkeiten es gibt.

Terminübersicht als Startseite

 
In celanio hast du die Möglichkeit deine Webseite über ein integriertes Konfigurationsmodul zu verwalten. 

Im Konfigurationsmodul kannst du unter anderem eine Startseite erstellen, indem du ein Logo und einen Text in einen Texteditor einfügst und die Suche ausblenden kannst. Außerdem kannst du einen Menüpunkt erstellen, der auf diese Startseite verweist. Und schon sehen deine Kunden alle von dir erstellten und angebotenen Veranstaltungstermine.

Die Terminkachel der Terminübersicht

Durch wenige Klicks kannst du entscheiden, ob dein Kunde über den Buchungsstatus informiert wird. Ein kleines Symbol mit Ampelfunktion in der oberen rechten Ecke zeigt dem Kunden, dann die Auslastung der Veranstaltung an. Oder aber du lässt automatisch weitere Informationen anzeigen wie den Veranstaltungsort, die Dozenten oder den Untertitel der Veranstaltung, einen Beschreibungstext, den Veranstaltungstyp oder die Artikelnummer. Alle diese Informationen hast du bereits beim Erstellen der Veranstaltung angegeben. 

Die Informationen werden automatisch für die Webseite zusammengestellt.  Untertitel, Beschreibungstexte, Veranstaltungstypen und Artikelnummer lassen sich von dir selbst jederzeit ändern und anpassen. Eine detaillierte Anleitung, wie das geht, kannst du in unserer Kundendokumentation nachlesen.

Terminübersicht als Veranstaltungssuche

Eine Seminarsuche erstellst du, indem du eine Filterkachel zur Terminübersicht hinzufügst. Mittels verschiedener Drop-down-Menüs oder durch eine Texteingabe durchsuchen deine Kunden dein gesamtes Veranstaltungsportfolio. 

Hier filtern dein Kunde die Veranstaltungstermine beispielsweise nach Veranstaltungsort, -typ oder -titel. Alle Daten wurden von dir bereits in der celanio Seminarverwaltung angelegt und werden jetzt automatisch für die Suche zusammengestellt. Das Drop-down-Menü „Orte“ enthält beispielsweise alle Veranstaltungsorte der von dir demnächst angebotenen Veranstaltungstermine in alphabetischer Reihenfolge.

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten der Veranstaltungssuche

Willst du lediglich die Freitextsuche und das Drop-down-Menü „Orte“ einblenden, dann blendest du die übrigen Drop-down-Menüs einfach aus.

Wenn es dir besser gefällt, dass man die Suchfilter nicht sieht, dann kannst du diese standardmäßig zugeklappt lassen.

Oder du zeigst zusätzlich eine Filterkachel mit Kategorien oder Veranstaltungstypen an. Deiner Vorstellung, sind keine Grenzen gesetzt.

Terminübersicht als Katalogübersicht

Falls du mehrere Kataloge mit Veranstaltungsschwerpunkten hast, zeigst du nur diese an. So zeigst du nur eine bestimmte Auswahl deiner Veranstaltungstermine an. Deine Kunden finden so über passende Menüpunkte immer gleich die passenden Seminare. Für jeden Katalog verknüpfst du dann den passenden Menüpunkt. Dies unterscheidet sich nicht vom Erstellen der restlichen Menüs auf deiner Webseite. Die Menüstruktur kannst du über den in celanio enthaltenen Menü-Editor immer wieder selbst neu anpassen.

Die Terminübersicht und weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Folgende im Bild nummerierte Elemente, kannst du selbst konfigurieren:

Im oberen Teil siehst du die Filterkachel (6). Die Filterkachel lässt sich gänzlich ein- oder ausblenden. Die verschiedenen Filter-Elemente, mit denen du deinen Kunden nach Veranstaltungsterminen anhand von Veranstaltungstypen (1), Trainern (2), Kategorien (3), Orten (4) und Freitexten (5) suchen lassen kannst, lassen sich ein- und ausblenden. Zudem lässt sich einstellen, ob der Filter nach dem Verlassen der Webseite sich an die Einstellungen erinnern soll oder nicht.

Im unteren Teil siehst du die Terminkachel. Hier lassen sich Veranstaltungstitel und Artikelnummer ein- und ausblenden und gegebenenfalls umbenennen (7). Der Untertitel (8), Veranstaltungsort (10) und Dozenten (11) und die Buchungsstatusampel (9) lassen sich auch ein- und ausblenden. Die Darstellung des Veranstaltungsdatums lässt sich optional durch celanio konfigurieren (9).

Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren und beim Benutzen dieser Funktionen. Sprich uns gerne uns an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Definiere deine Versand-E-Mail-Vorlagen

Die Erstellung eines Angebots, Auftrages oder Rechnung ist ein zeitintensiver und aufwendiger Vorgang. Da wir immer bestrebt sind, unseren Kunden die Arbeit mit celanio zu erleichtern und Prozesse zu beschleunigen, haben wir uns, der Vorlagen in celanio angenommen. Dabei konnten wir das Versenden von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen vereinfachen. In diesem Beitrag geht es um diese neue Vereinfachung.

E-Mail Vorlagen für den Versand definieren

Zuvor musste man beim Umwandeln eines Auftrages, händisch die zu versendende E-Mail-Vorlage auswählen und einrichten. Dies wurde mit der Zeit immer aufwendiger und sorgte auch für die ein oder andere Fehlerquelle, wenn man mal die falsche Vorlage ausgewählt hatte.

So hatten wir uns auch dazu entschieden, dieses neue Feature zu entwickeln. In den Vorlagen, des Rechnungsmanagers kannst du deine E-Mail Vorlagen für den Versand vordefinieren. Um dies zu tun, musst du mit einem Klick in die Vorlagen deines Rechnungsmanagers schalten. In den Vorlagen kannst du dann einfach deine Wunschvorlagen für den Versand deiner Angebote und Co. festlegen. Du kannst auch auswählen, ob diese Einstellungen nur für dich gelten, oder ob sie für jeden einzelnen deiner Benutzer gilt.

Fazit:

Mit der Festlegung deiner E-Mail Vorlagen für den Versand, kannst du nun schneller deine Aufträge versenden und ersparst dir so, die ein oder andere Fehlerquelle. Du erhältst damit auch mehr Zeit für angenehmere Tätigkeiten, die dich und deine Akademie weiter bringen.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame Einstellen deiner E-Mail-Vorlagen vor jedem Versand erleichtern möchtest, nutze dieses neue Feature einfach aus. Sprich uns gerne uns an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

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Unterschriften in Zertifikaten

Unsere Seminarveranstaltungssoftware erstellt automatisch deine Teilnehmerzertifikate. Die Unterschriften von Dozenten und Dozentinnen oder der Geschäftsführung bindet die Software in das richtige Teilnehmerzertifikat automatisch ein. Dafür musst du nur einmalig die entsprechenden Unterschriften als Faksimile in den Kontaktdaten einspeichern. Bei der Erstellung des Zertifikats als PDF werden die Unterschriften der Trainer sowie der Name und die Position unter der Unterschrift angezeigt.

Einfügen der Unterschrift in den Kontaktdaten

Nehmen wir an, Herr Thomas Fuchs ist ein Dozent.

Schritt 1: Zuerst rufst du die Kontaktdaten von Herrn Thomas Fuchs auf. Dazu klickst du im Hauptmenü auf „Groupware“ und „Kontakte“. Dann gibst du den Namen von Herrn Fuchs ein und klickst auf das Ergebnis.

Schritt 2: Sobald du in den richtigen Kontaktdaten angekommen bist, klickst du auf „Kontaktdetails“. Mittels eines Klicks auf „Faksimile hinzufügen“ öffnest du rechts das Dateimanager-Widget. Das Faksimile solltest du am besten im ‘shared’-Ordner des Datei-Managers hinterlegen.

Schritt 3:  Das Faksimile sollte idealerweise 610 × 256 Pixel breit und hoch sein und im JPEG-Format vorliegen. Anschließend klickst du auf die hochgeladene Datei und das Faksimile wird im Kontakt hinterlegt. Sobald du das Faksimile hinterlegt hast, wird dies in alle Teilnehmerzertifikate, in der Herr Fuchs eingebunden ist, automatisch eingefügt.

Die Unterschrift wird auch in den Kontaktdetails angezeigt.

Erstellen des Zertifikats mit der Unterschrift

Wenn du im oberen Menüband auf „Abwicklung“ klickst und dann auf „Management-Zentrale“, gelangst du in der Management-Zentrale. Dort wechselst du mittels des Zahnrad-Menüs in die Termindetails deiner Veranstaltung. Im Dokumente-Tab klickst du auf das PDF-Symbol mit dem Namen celanio Teilnahmezertifikat. Das Ergebnis deines Drucks ist ein Teilnehmerzertifikat mit der Unterschrift des Dozenten, welches du in das System eingepflegt hast.

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