Hotelverträge, Zimmerkontingente & Co.
Du bietest deinen Teilnehmern die Möglichkeit, für mehrtägige Veranstaltungen Hotelzimmer zu reservieren und möchtest diesen Prozess weitestgehend automatisieren bzw. deine Arbeitsschritte effizienter gestalten? Dann ist das Modul Kontingentverträge in unserer celanio-Seminarverwaltungssoftware genau DAS, was du brauchst.
Im Folgenden nennen wir nur einige der Möglichkeiten, die dir die Kontingentverwaltung bietet:
Der Kontingentvertrag und seine Positionen
In den Allgemeinen Daten des Vertrages kannst du diesem
- einen Namen geben
- das Gültigkeitsdatum definieren
- eine Vertragsdatei anhängen
- eine interne Info hinterlegen
- einen Ansprechpartner eintragen
- Kommissionen, Stornobedingungen und Depositzahlungen mit genauer Gebühr, Frist und Beschreibung ergänzen.
Für jeden Vertrag kannst du beliebig viele Positionen hinterlegen.
Als “Position” versteht man quasi den Überbegriff für ein Zimmer. Wir nehmen zum Beispiel die Position mit dem Namen “Einzelzimmer Rabatt”. Hier kann man folgende Informationen hinterlegen:
- Die Preisreferenz (Preis pro Bett oder pro Zimmer)
- Die Anzahl der Betten pro Zimmer
- Kostenstellen (sofern die Lizenz freigeschaltet ist)
- Die Anreisetage, also von wann bis wann kann diese Position gebucht werden.
- Das Kontingent (Wie oft kann diese Position gebucht werden)
- Der Einkaufs- und Verkaufspreis (+Angabe der MwSt.)
- Frühstückspreis (falsch Frühstück angeboten wird)
- Angabe, ob das Frühstück obligatorisch ist.
- Außerdem kann über eine Option eine Checkbox freigeschaltet werden, die dafür sorgt, dass eine Position nicht im Webshop buchbar ist.
Übersicht aller Kontingentverträge
Damit du nicht den Überblick verlierst, siehst alle deine Kontingentverträge auf einen Blick, sobald du das Modul öffnest.
- Die ID des Kontingentvertrags (sozusagen der celanio-interne Fingerabdruck)
- Die von dir vergebene Bezeichnung für den Vertrag.
- Die Hotel-ID (Das Hotelkontingent wird anhand einer Ressource erstellt. In diesem Fall eine Hotel-Ressource. Die HTL-ID ist also, die von celanio automatisch vergebene ID.)
- Der Name des Hotels, bzw. der Hotel-Ressource.
- Der aktuelle Status. (Siehe nächste Überschrift).
- Die Gültigkeitsspanne des Vertrages.
- Die Gültigkeitsspanne von wann, bis wann die Zimmer bzw. Betten gebucht werden können.
Statusänderungen
Wie oben bereits erwähnt, kannst du für deine Kontingentverträge verschiedene Status vergeben. (Ja, die Mehrzahl von Status ist tatsächlich Status ;P)
- Angefragt = Der Vertrag wurde bereits hier erstellt, aber das Hotel hat noch nicht bestätigt.
- Abgelehnt = Vertrag wurde abgelehnt.
- Aktiv = Vertrag ist aktuell gültig und buchbar.
- Storniert = Vertrag wurde storniert. Hier kann auch gleichzeitig ein Storno-Grund hinterlegt werden.
- Abgeschlossen = Der Vertrag wurde genutzt und ist nun abgeschlossen und inaktiv.
Die Detailansicht

Wenn du dich in der Übersicht all deiner Kontingente befindest und dich fragst, wie viele Buchunges es bereits gab, dann kannst du dies über den Button “Details anzeigen” tun. Hier siehst du nun eine Tabelle, die dir genau, nach Anreisetag geordnet auflistet:
- Kontingent insgesamt
- Bisher gebucht
- Bisher storniert
- Noch verfügbare Zimmer/Betten
- den Einkaufs- und Verkaufspreis
- Preis des Frühstücks
- Information, ob das Frühstück obligatorisch ist.
Eigenständige Hotelzimmerbuchung über den Webshop
Ja du hast richtig gehört. Wenn du mit celanio Seminare verwaltest, dann musst du keine einzige Hotelbuchung deiner Teilnehmer mehr manuell eingeben (Es sei denn du möchtest es, dann ist auch das möglich).
Der Teilnehmer kann sich also im Anmeldeprozess seine Zimmer selbst buchen. Dabei kann er, entsprechend deiner Vorgaben, erstmal entscheiden, welches Hotel er wählt. Dann welche Art von Zimmer (Einzel-, Doppel) und er kann wählen, an welchen Tagen er eine Übernachtung bucht. Sollte das Frühstück nicht obligatorisch sein, kann er dieses ebenfalls dazu buchen.
Stornofristen
Wie oben auch bereits erwähnt, kannst du beim Erstellen des Kontingentvertrages Storno- und Depositfristen hinterlegen. Da wir von celanio immer das Beste aus allem herausholen wollen, ist nicht nur möglich, diese Fristen zu hinterlegen, sondern du kannst dich sogar ganz automatisch an deine Fristen erinnern lassen.
Fazit
Wenn du jetzt neugierig geworden bist oder vllt. sogar schon mit den Hufen scharrst, weil du es nicht abwarten kannst, deine Prozesse zu vereinfachen, dann melde dich gerne bei uns.
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