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Sammelrechnungen in celanio

Natürlich kannst du in celanio auch direkt Angebote, Aufträge und Rechnungen zu deinen Veranstaltungen erstellen. Du hast in celanio mehrere Aufträge für einen Empfänger innerhalb eines Zeitraumes erstellt, aber möchtest diese gesammelt in einer Rechnung versenden? Dann ist die celanio Sammelrechnungsfunktion genau das Richtige für dich! In celanio hast du die optionale Möglichkeit auf zwei verschiedene Arten deine Sammelrechnungen zu erstellen, diese wären manuell erstellte Sammelrechnungen und automatisch erstellte Sammelrechnungen.

Manuelle Sammelrechnungen

Im Rechnungsmanager, zu dem die Sammelrechnungsfunktion gehört, kannst du deine Aufträge in Rechnungen umwandeln. Dabei wird wie schon erwähnt zwischen zwei Arten der Erstellung von Sammelrechnungen unterschieden. Manuelle Sammelrechnungen werden, dann erstellt, wenn es einen oder wenige Empfänger gibt, die mehrfach in einem Zahlungszeitraum bei dir bestellen. Diese Aufträge werden beim Umwandeln in einen Rechnungsauftrag für eine Sammelrechnung vorgemerkt.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen mindestens zwei Rechnungsaufträge für denselben Empfänger, die für eine Sammelrechnung vorgemerkt sind, existieren. Durch einen Klick auf den „Sammelrechnung erstellen“-Button, erscheint ein Dialogfenster, indem du deine Präferenzen bezüglich der Sammelrechnung angeben kannst. Zu den Präferenzen zählen unter anderem die zu verwendende Vorlage und das Zahlungsziel deiner Sammelrechnung.

Automatisiert Sammelrechnungen erstellen

Bei größerem Rechnungsaufkommen kann der Vorgang der Sammelrechnungserstellung auch automatisiert in celanio durchgeführt werden. Diese Funktion erspart den Schritt, zuerst die Teilrechnungen auszuwählen, diese als Teil einer Sammelrechnung vorzumerken und sie dann in eine Sammelrechnung umzuwandeln. Bei der automatisierten Erstellung von Sammelrechnungen merkt das System selbstständig alle Aufträge im gewählten Zeitraum als Teil einer Sammelrechnung vor. Im nächsten Schritt führt der Rechnungsmanager alle vorgemerkten Einzelrechnungen mit demselben Empfänger zu einer Sammelrechnung zusammen und erstellt sie im Anschluss vollautomatisch. Sind mehrere Adressen für einen Empfänger hinterlegt, wird automatisch die als Standardadresse markierte Adresse mit der Adressart Rechnungsadresse verwendet.

Fazit:

Mithilfe der Sammelrechnungsfunktion im celanio Rechnungsmanager kannst du schneller und effizienter deine Rechnungen abarbeiten. Auch kannst du nun übersichtliche Sammelrechnungen für deine Kunden erstellen, ohne mehrere Rechnungen gleichzeitig für deinen Kunden zu erstellen.

Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Fortbildungspunkte fürs Gesundheitswesen

Die automatische Erfassung von Fortbildungspunkten für Ärzte, Physiotherapeuten und Apotheker ist schon länger ein Thema bei celanio. Die Fortbildungspunkte sind meist neben der Veranstaltung, ein wichtiger Bestandteil einer Fortbildung im Gesundheitsbereich. Damit landen die wichtigen Fortbildungspunkte auch schneller bei den diversen Kammern. Bevor das passiert, müssen die Fortbildungsbescheinigungen mit den Punkten erstellt und an die Veranstaltungsteilnehmer versendet werden. Die Fortbildungspunkte im Gesundheitswesen sind ein Bestandteil der celanio Seminarverwaltungssoftware.

Die Vorteile für dich sind:

  • Keine Umwege mehr über Zusatzfelder in unserer Software.
  • Kein händisches Einfügen von Veranstaltungsnummern, -punkten, Unterrichtseinheiten, Trainerunterschriften und Teilnehmerdaten in von dir manuell erstellten Dokumenten.
  • Kein einzelner Postversand von Fortbildungsbescheinigungen an die Veranstaltungsteilnehmer.

So sind die Fortbildungspunkte deutlich schneller bei euren Teilnehmern. Mit einem Klick ist die jeweilige Fortbildungsbescheinigung mit allen Daten erstellt und an den entsprechenden Teilnehmer versendet. So kannst du dir sicher sein, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten und so auch, wer wann wie viele Punkte zu welcher Veranstaltung erhalten hat. Damit optimierst du also deinen eigenen Prozess und nutzt die bewährte Struktur der celanio Seminarverwaltungssoftware voll aus.

Informationen für bestehende celanio Kunden

Wenn du bereits celanio Kunde bist, dann können wir deine bestehende Lizenz erweitern. Die in der Lizenz enthaltenen Neuerungen reichen von Eingabefeldern in dem Modul Termindetails, über Variablen im Modul Kommunikationsmanager hin zum Modul der PDF-Konfiguration. Schreibe dazu eine Mail an welcome@celanio.com oder erteile einen Auftrag über unser Ticket-System. Wir schalten dann die Lizenz frei und unterstützen dich bei der erstmaligen Konfiguration der Fortbildungsbescheinigungen über das Ticket-System.

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Unterrichtseinheiten

Um deinen Veranstaltungsteilnehmern die Anzahl der erreichten Unterrichtseinheiten mitzuteilen, bietet dir unser celanio System zwei Lösungen. Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird dazu entweder halbautomatisch oder vollautomatisch berechnet. Das System druckt dir die Anzahl der Unterrichtseinheiten automatisch auf Teilnahmebescheinigungen oder fügt sie in E-Mails ein. Diese Lösungen bieten sich auch für interne Dokumentationszwecke an. Weitere Arrangements erlauben die Berechnung von:

  • Prüfungspunkten in Ausbildungen
  • Erfassung von Weiterbildungszeiten
  • Fortbildungspunkte für Ärzte

 

Die halbautomatische Lösung

Nachdem eine Veranstaltung angelegt wurde, werden in den Veranstaltungsterminen die Zeiten und daher die Anzahl der Unterrichtseinheiten festgelegt. Das kannst du selbst frei für jeden Unterrichtstag einrichten. Die in der Veranstaltung eingegebene Zeit wird üblicherweise beim Erstellen von neuen Terminen übernommen. Jedoch werden in dieser halbautomatischen Lösung, die Unterrichtseinheiten nicht in den Veranstaltungstermin übernommen. Manuelle Anpassungen sind jederzeit möglich. Klicke dazu in das Eingabefeld der Unterrichtseinheiten und passe den Wert manuell an.

Die vollautomatische Lösung

Das System berechnet dabei die genaue Anzahl der Unterrichtseinheiten aus der Start- und Endzeit und dem voreingestellten Wert der Unterrichtseinheiten (45 Minuten). Zudem wird die Anzahl der Unterrichtseinheiten in den Veranstaltungstermin übernommen. Auch hier können manuelle Anpassungen vorgenommen werden.

Unser Tool kann allerdings noch mehr: Es rechnet eine Gesamtsumme aus den verschiedenen Unterrichtseinheiten zusammen. Das Ergebnis wird in dem Feld ‘Dauer (UE = Unterrichtseinheit)‘ angezeigt. Sowohl die Werte in den einzelnen Unterrichtseinheiten als auch die Werte in der Gesamtsumme werden gerundet. In welcher Weise diese gerundet werden, kannst du selbst entscheiden. Auf wie viele Nachkommastellen der Wert gerundet werden soll, passen wir dann sehr gerne für dich an. So hast du den größtmöglichen Spielraum, wenn du einer Rechtsprechung folgen musst.

Die Unterrichtseinheiten in celanio, sind ziemlich leicht zu verstehen und anzuwenden. Haben wir deine Neugier geweckt? Wenn dies der Fall ist, zögere nicht, uns zu kontaktieren!

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Gutscheine und Rabatte

Bei der Teilnehmerbearbeitung begegnen dir mehrere Teilnehmer, welche immer wieder deine Veranstaltungen und Kurse buchen? Nach mehreren Buchungen möchtest du deinen Stammteilnehmern etwas Gutes tun in Form eines Preisnachlasses, du möchtest aber nicht immer alles händisch nachtragen müssen? Dann ist das celanio Gutscheine und Rabatte Modul genau richtig für dich!

Unterschied zwischen Gutscheinen und Rabatten

Gutscheine und Rabatte haben einen Unterschied? Ja, das haben sie. Der kleine, aber feine Unterschied, zwischen den beiden ist, dass Rabatte eher für bestimmte Aktionen genutzt werden und eher unpersönlich sind. Rabatte gewähren zum Beispiel 5 € Rabatt auf Veranstaltungen bis zu einem bestimmten Datum oder können einem Kunden 10 % Rabatt ermöglichen, wenn dies dessen 100. Buchung ist (Als Beispiel). Rabatt-Codes können hier optimal genutzt werden und vom Kunden während der Buchung selbst eingetragen.

Gutscheine dagegen sind etwas Persönliches und werden sehr gerne als Geschenke verschenkt, um den Liebsten eine Freude zu bereiten. Gutscheine kannst du dann über deine Webseite zum Verkauf anbieten oder als kleine Aufmerksamkeit an deine Stammteilnehmer verschenken. Gutscheine können für bestimmte Seminare oder für einen bestimmten Wert ausgestellt werden. Wertgutscheine können dann für das gesamte Sortiment genutzt werden.

Anwendung des Gutscheine und Rabatte Moduls

Mit Erwerb des Moduls kannst du in deinem celanio System Gutscheine und Rabatte für deine Veranstaltungen anbieten und anwenden. Bei Aufruf des Moduls gelangst du in die Übersicht deiner Gutscheine und Rabatte, welche von dir in Kategorien eingeordnet werden können.

In der Übersicht kannst du dann, deine neuen Rabatte oder Gutscheine für deine Veranstaltungen erstellen. Um die angezeigten Daten auf aktuelle Datensätze zu beschränken, werden dir auf der Übersichtsseite zunächst Rabatte und Gutscheine angezeigt, deren Gültigkeit innerhalb der letzten zwei Wochen lag, und deren Kontingent auch noch nicht vollständig eingelöst wurde.

Fazit:

Wenn du deinen langjährigen Kunden die Möglichkeit eines Rabattes oder einer neuen Geschenkmöglichkeit in Form eines Gutscheins bieten möchtest, ist das Modul Gutscheine und Rabatte genau das Richtige für dich und dein Institut.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame selbst Ausrechnen und Nachtragen von Rabatten erleichtern möchtest, nutze dieses Feature. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Veranstaltungstermine optimal auf der Webseite darstellen

Um deinen Kunden die Auswahl zwischen der Vielzahl an Terminen im Außenbereich von celanio zu vereinfachen, gibt es das Terminübersichtsmodul. 

Normalerweise gelangt dein Kunde zuerst zur Startseite und dann auf die Terminübersicht deiner Website. Hier verschaffen sich deine Kunden schnell einen Überblick über die kommenden Veranstaltungstermine und wählen die für sich interessantesten Termine aus. 

Unsere Komponente hat sich mithilfe verschiedener Kunden stetig weiterentwickelt. Deswegen sind wir auch aufgrund der großen positiven Resonanz sehr stolz darauf. 

Wo am Anfang nur eine kleine Layout-Änderung im Kachel-Design angelegt war, welche nur eine kleine Auswahl an Informationen bot, wurden im Laufe der Zeit immer mehr Funktionen integriert. Mittlerweile wird die Terminübersicht sogar als Alternative zur klassischen Startseite verwendet. Und die Terminübersicht findet auch dort Verwendung, wo nur ein Teil deines Portfolios an Veranstaltungsterminen dargestellt werden soll. Der Clou an der Terminübersicht ist aber, dass du das alles selbst konfigurieren kannst.

Wenn du also auf der Suche nach einer neuen Darstellung deiner vollen Bandbreite an Veranstaltungsterminen bist, wirst du hier fündig. Im Folgenden zeigen wir dir, wie die einzelnen Features der Terminübersicht aussehen, wie du die Terminübersicht gezielt als Startseite, Seminarsuche und Katalogübersicht einsetzen kannst und welche weiteren Anpassungsmöglichkeiten es gibt.

Terminübersicht als Startseite

 
In celanio hast du die Möglichkeit, deine Webseite über ein integriertes Konfigurationsmodul zu verwalten. 

Im Konfigurationsmodul kannst du unter anderem eine Startseite erstellen, indem du ein Logo und einen Text in einen Texteditor einfügst und die Suche ausblenden kannst. Außerdem kannst du einen Menüpunkt erstellen, der auf diese Startseite verweist. Und schon sehen deine Kunden alle von dir erstellten und angebotenen Veranstaltungstermine.

Die Terminkachel der Terminübersicht

Durch wenige Klicks kannst du entscheiden, ob dein Kunde über den Buchungsstatus informiert wird. Ein kleines Symbol mit Ampelfunktion in der oberen rechten Ecke zeigt dem Kunden dann die Auslastung der Veranstaltung an. Oder aber du lässt automatisch weitere Informationen anzeigen, wie den Veranstaltungsort, die Dozenten oder den Untertitel der Veranstaltung, einen Beschreibungstext, den Veranstaltungstyp oder die Artikelnummer. Alle diese Informationen hast du bereits beim Erstellen der Veranstaltung angegeben. 

Die Informationen werden automatisch für die Webseite zusammengestellt.  Untertitel, Beschreibungstexte, Veranstaltungstypen und Artikelnummer lassen sich von dir selbst jederzeit ändern und anpassen. Eine detaillierte Anleitung, wie das geht, kannst du in unserer Kundendokumentation nachlesen.

Terminübersicht als Veranstaltungssuche

Eine Seminarsuche erstellst du, indem du eine Filterkachel zur Terminübersicht hinzufügst. Mittels verschiedener Drop-down-Menüs oder durch eine Texteingabe durchsuchen deine Kunden dein gesamtes Veranstaltungsportfolio. 

Hier filtern deine Kunde die Veranstaltungstermine beispielsweise nach Veranstaltungsort, -Typ oder -Titel. Alle Daten wurden von dir bereits in der celanio Seminarverwaltung angelegt und werden jetzt automatisch für die Suche zusammengestellt. Das Drop-down-Menü „Orte“ enthält beispielsweise alle Veranstaltungsorte der von dir demnächst angebotenen Veranstaltungstermine in alphabetischer Reihenfolge.

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten der Veranstaltungssuche

Willst du lediglich die Freitextsuche und das Drop-down-Menü „Orte“ einblenden, dann blendest du die übrigen Drop-down-Menüs einfach aus.

Wenn es dir besser gefällt, dass man die Suchfilter nicht sieht, dann kannst du diese standardmäßig zugeklappt lassen.

Oder du zeigst zusätzlich eine Filterkachel mit Kategorien oder Veranstaltungstypen an. Deiner Vorstellung sind keine Grenzen gesetzt.

Terminübersicht als Katalogübersicht

Falls du mehrere Kataloge mit Veranstaltungsschwerpunkten hast, zeigst du nur diese und somit nur eine bestimmte Auswahl deiner Veranstaltungstermine an. Deine Kunden finden so über passende Menüpunkte immer gleich die passenden Seminare. Für jeden Katalog verknüpfst du dann den passenden Menüpunkt. Dies unterscheidet sich nicht vom Erstellen der restlichen Menüs auf deiner Webseite. Die Menüstruktur kannst du über den in celanio enthaltenen Menü-Editor immer wieder selbst neu anpassen.

Die Terminübersicht und weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Folgende im Bild nummerierte Elemente, kannst du selbst konfigurieren:

Im oberen Teil siehst du die Filterkachel (6). Die Filterkachel lässt sich gänzlich ein- oder ausblenden. Die verschiedenen Filter-Elemente, mit denen du deinen Kunden nach Veranstaltungsterminen anhand von Veranstaltungstypen (1), Trainern (2), Kategorien (3), Orten (4) und Freitexten (5) suchen lassen kannst, lassen sich ein- und ausblenden. Zudem lässt sich einstellen, ob sich der Filter nach dem Verlassen der Webseite an die Einstellungen erinnern soll oder nicht.

Im unteren Teil siehst du die Terminkachel. Hier lassen sich Veranstaltungstitel und Artikelnummer ein- und ausblenden und gegebenenfalls umbenennen (7). Der Untertitel (8), Veranstaltungsort (10) und Dozenten (11) und die Buchungsstatusampel (12) lassen sich auch ein- und ausblenden. Die Darstellung des Veranstaltungsdatums (9) lässt sich optional durch celanio konfigurieren.

Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren und beim Benutzen dieser Funktionen. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Definiere deine Versand-E-Mail-Vorlagen

Die Erstellung eines Angebots, Auftrages oder einer Rechnung ist ein zeitintensiver und aufwendiger Vorgang. Da wir immer bestrebt sind, unseren Kunden die Arbeit mit celanio zu erleichtern und Prozesse zu beschleunigen, haben wir uns der Vorlagen in celanio angenommen. Dabei konnten wir das Versenden von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen vereinfachen. In diesem Beitrag geht es um diese neue Vereinfachung.

E-Mail Vorlagen für den Versand definieren

Zuvor musste man beim Umwandeln eines Auftrages, händisch die zu versendende E-Mail-Vorlage auswählen und einrichten. Dies wurde mit der Zeit immer aufwendiger und sorgte auch für die ein oder andere Fehlerquelle, wenn man mal die falsche Vorlage ausgewählt hatte.

So hatten wir uns auch dazu entschieden, dieses neue Feature zu entwickeln. In den Vorlagen, des Rechnungsmanagers kannst du deine E-Mail Vorlagen für den Versand vordefinieren. Um dies zu tun, musst du mit einem Klick in die Vorlagen deines Rechnungsmanagers schalten. In den Vorlagen kannst du dann einfach deine Wunschvorlagen für den Versand deiner Angebote und Co. festlegen. Du kannst auch auswählen, ob diese Einstellungen nur für dich gelten, oder ob sie für jeden einzelnen deiner Benutzer gilt.

Fazit:

Mit der Festlegung deiner E-Mail Vorlagen für den Versand, kannst du nun schneller deine Aufträge versenden und ersparst dir so, die ein oder andere Fehlerquelle. Du erhältst damit auch mehr Zeit für angenehmere Tätigkeiten, die dich und deine Akademie weiter bringen.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame Einstellen deiner E-Mail-Vorlagen vor jedem Versand erleichtern möchtest, nutze dieses neue Feature einfach aus. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

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Unterschriften in Zertifikaten

Unsere Seminarveranstaltungssoftware erstellt automatisch deine Teilnehmerzertifikate. Die Unterschriften von Dozenten und Dozentinnen oder der Geschäftsführung bindet die Software in das richtige Teilnehmerzertifikat automatisch ein. Dafür musst du nur einmalig die entsprechenden Unterschriften als Faksimile in den Kontaktdaten einspeichern. Bei der Erstellung des Zertifikats als PDF werden die Unterschriften der Trainer sowie der Name und die Position unter der Unterschrift angezeigt.

Einfügen der Unterschrift in den Kontaktdaten

Nehmen wir an, Herr Thomas Fuchs ist ein Dozent.

Schritt 1: Zuerst rufst du die Kontaktdaten von Herrn Thomas Fuchs auf. Dazu klickst du im Hauptmenü auf „Groupware“ und „Kontakte“. Dann gibst du den Namen von Herrn Fuchs ein und klickst auf das Ergebnis.

Schritt 2: Sobald du in den richtigen Kontaktdaten angekommen bist, klickst du auf „Kontaktdetails“. Mittels eines Klicks auf „Faksimile hinzufügen“ öffnest du rechts das Dateimanager-Widget. Das Faksimile solltest du am besten im ‘shared’-Ordner des Datei-Managers hinterlegen.

Schritt 3:  Das Faksimile sollte idealerweise 610 × 256 Pixel breit und hoch sein und im JPEG-Format vorliegen. Anschließend klickst du auf die hochgeladene Datei und das Faksimile wird im Kontakt hinterlegt. Sobald du das Faksimile hinterlegt hast, wird dies in alle Teilnehmerzertifikate, in der Herr Fuchs eingebunden ist, automatisch eingefügt.

Die Unterschrift wird auch in den Kontaktdetails angezeigt.

Erstellen des Zertifikats mit der Unterschrift

Wenn du im oberen Menüband auf „Abwicklung“ klickst und dann auf „Management-Zentrale“, gelangst du in die Management-Zentrale. Dort wechselst du mittels des Zahnrad-Menüs in die Termindetails deiner Veranstaltung. Im Dokumente-Tab klickst du auf das PDF-Symbol mit dem Namen celanio Teilnahmezertifikat. Das Ergebnis deines Drucks ist ein Teilnehmerzertifikat mit der Unterschrift des Dozenten, welches du in das System eingepflegt hast.

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Die Teilnehmerdetails im neuen Design

Seit August 2022 erstrahlen unsere Teilnehmerdetails und der dort enthaltene Warenkorb in einem neuen Design. Ein neues Design bringt allerdings einige Neuerungen mit sich. Zusätzlich zum übersichtlicheren Warenkorb hast du hier auch eine detaillierte Übersicht über die Details des Teilnehmers.

Allgemeine Funktionen

In den Teilnehmerdetails befindet sich der Warenkorb deines ausgewählten Teilnehmers, welchen du hier einsehen, nachbearbeiten und auf einen Blick dessen Teilnehmerdetails und die schon erfolgten Buchungsschritte sehen kannst. Der Vorteil dabei ist, dass du nicht mehr durch diverse Tabs hin- und herschalten musst, um deine Informationen über den Teilnehmer und dessen Buchungen zu finden. Du hast hier alles auf einem Blick sichtbar!

Den Warenkorb kannst du immer wieder nachbearbeiten. Dabei kannst du eigene Bestellnummern festlegen, wodurch die Identifizierung des Kunden vereinfacht wird. Das Bestelldatum der Veranstaltung, kannst du selbst im Warenkorb anpassen und nachbessern, sowie Zusatztexte zum Kunden beifügen oder auch nachträglich den Preis für den Kunden anpassen.
 
Unter dem Warenkorb befinden sich nähere Angaben zu dem Teilnehmer. Diese sind in folgende Kacheln unterteilt:
 

Persönliche Angaben

In dieser Kachel werden die hinterlegten Kontaktdaten sowie die Adresse des Teilnehmers angezeigt.
 

Rechnungsempfänger

Damit du es beim Abgleich zwischen den persönlichen Angaben und dem Rechnungsempfänger leichter hast, haben wir diese Kacheln inhaltlich identisch gestaltet und nebeneinander positioniert. Über diese Kachel kann geprüft werden, ob der Teilnehmer der Rechnungsempfänger ist oder ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt wurde. Der Rechnungsempfänger kann hier durch die Auswahl eines anderen Kontaktes angepasst werden.

Ergänzende Angaben

In dieser Anzeige befinden sich alle Angaben zur Buchung des Termins, in der sich dieser Teilnehmer befindet. Dabei werden dir mittels grünem Haken und rotem X auch angezeigt, ob schon wichtige Rahmenbedingungen der Veranstaltung akzeptiert worden sind oder nicht. Dazu zählen die Teilnahmebedingungen, die Datenschutzerklärung, die Abrechnungsbedingungen, die Einwilligung zur Veröffentlichung des Teilnehmers auf der Teilnehmerliste und ob schon ein Rechnungsauftrag im Rechnungsmanager für den Teilnehmer erstellt worden ist.
 

Zusatzfelder

In dieser Kachel können weitere Zusatzangaben zu dem Teilnehmer hinterlegt werden. Es können weitere Kundennummern, Zusatzinformationen wie Allergien oder familiäre Informationen beigefügt werden. 

Veranstaltungsdaten

Die Daten, welche du in dieser Kachel sehen kannst, geben dir einen informativen Überblick, über die gebuchte Veranstaltung des Teilnehmers. 

Statusverlauf

In dieser Kachel kannst du den aktuellen Status des Teilnehmers überprüfen. Dabei ist der aktuelle Status des Teilnehmers, immer als Erstes in der Liste zu sehen und ist farblich in einem hellblau hervorgehoben.

E-Mail-Korrespondenz

In dieser Kachel werden die versendeten E-Mails an den Teilnehmer abgebildet.

Fazit:

Mit dem neuen celanio Warenkorb hast du nicht nur ein eleganteres und übersichtlicheres neues Design, sondern auch einen besseren Überblick über die Teilnehmerdetails und deren Warenkorb. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. 

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Mehr Zeit und schnelleres Arbeiten durch den camt-Importer

Die manuelle Zuordnung eingehender Zahlungen ist ein zeitintensiver und aufwendiger Vorgang. Da wir immer bestrebt sind, unseren Kunden die Arbeit mit celanio zu erleichtern und Prozesse zu beschleunigen, haben wir uns nach der Anregung eines Kunden, der Verwaltung eingehender Zahlungen in celanio angenommen. Wir haben uns dabei die Frage gestellt, wie wir das Zuordnen eingegangener Zahlungen zu den zugehörigen Rechnungen vereinfachen und zum Teil automatisieren können.

Auf dem Weg von der Idee zur endgültigen Umsetzung haben wir erkannt, dass hierfür nur eine neue leistungsfähige Schnittstelle infrage kommt. Sie sollte nicht nur den simplen Import der Bankdaten aus einer vom Finanzinstitut unseres Kunden zur Verfügung gestellten camt-Datei ermöglichen. Wir wollten einen Schritt weiter gehen und die in celanio benötigten Buchungseingänge von den Abgängen, automatisch trennen, importieren und abhängig von der Übereinstimmung der vorhandenen Rechnungen vorab den richtigen Dokumenten zuordnen. Damit wird das volle Potenzial der camt-Dateien ausgenutzt, um diesen Prozess weitestgehend zu automatisieren. 

Produktbeschreibung

Banken stellen die Zahlungsflüsse häufig in Form von CSV- oder camt-Dateien zur Verfügung. Dabei handelt es sich um elektronische Kontoauszüge. Der camt-Bankumsätze-Importer ermöglicht es dir, die vom Finanzinstitut zur Verfügung gestellten camt-Dateien, ins System zu importieren und diese dort zu verarbeiten. 
Die Datei wird im ersten Schritt auf Zahlungseingänge geprüft. Sind diese erkannt, werden sie mit den vorhandenen Rechnungen in celanio abgeglichen. Zahlungen, die eindeutig zugeordnet werden konnten, können so in nur einem Schritt, nach deiner Bestätigung, zugeordnet und die Rechnungen geschlossen werden. 

Der folgenden Tabelle kannst du entnehmen, welche Formate unser camt-Bankumsätze-Importer verarbeitet und unterstützt. In der Regel stellen Banken ihren Kunden verschiedene camt-Formate zur Verfügung.

Unterstützte camt-Formate

camt.052Version unterstütztcamt.053Version unterstütztcamt.054Version unterstützt
camt.052.001.06camt.053.001.06camt.054.001.06
camt.052.001.05camt.053.001.05 camt.054.001.05
camt.052.001.04camt.053.001.04
camt.054.001.04
camt.052.001.03 camt.053.001.03
camt.054.001.03
camt.052.001.02
camt.053.001.02
camt.054.001.02
camt.052.001.01
camt.053.001.01 camt.054.001.01

Wir haben für den Abgleich der Überweisungsdaten in den camt-Dateien natürlich auch berücksichtigt, dass es immer wieder zu Tippfehlern im Verwendungszweck oder Abweichungen vom Rechnungsempfänger in deinem System und Debitor kommen kann. Dasselbe gilt für abweichende Beträge in Überweisung und Rechnung. Speziell dafür wurde eine intelligente Vergleichslogik für die Daten implementiert. Sie ist in der Lage, diese Abweichungen durch mehrere separate Prüfkriterien der Daten beim Vergleich zu berücksichtigen. Im Falle von abweichenden Überweisungsdaten wird dir mit einer hohen Genauigkeit die Rechnung mit der wahrscheinlichsten Übereinstimmung für die Zuordnung vorgeschlagen. Hier ist im Zweifel auch noch eine manuelle Anpassung des Vorschlags möglich. 
Damit können auch die Überweisungen, die Tippfehler bei der Rechnungsnummer enthalten, zweifelsfrei zugeordnet werden. 

So kannst du eine hohe Anzahl ausstehender Rechnungen in einem Bruchteil, der bisher aufgewendeten Zeit schließen. Das bedeutet für dich und deine Mitarbeiter mehr Zeit und Flexibilität, um sich auf andere Aufgaben in deiner Akademie zu konzentrieren.

Wie in der Grafik zu sehen ist, ist der Prozess der Zuordnung so umgesetzt, dass er mit sehr wenigen Schritten auskommt:

Der Kunde, der die Anregung zu dieser Schnittstelle geschaffen hat, setzt diese nun seit geraumer Zeit erfolgreich ein und kann sich so nun auf andere wichtige Dinge fokussieren. Auch wir setzen den camt-Bankumsätze-Importer für unsere eigene Buchhaltung ein und sparen uns so einige Arbeitsstunden in der Woche, welche wir nutzen, um celanio für dich weiter zu verbessern.

Aktuell ist der camt-Importer in der Lage im Schnitt über 90 % der Überweisungsdaten korrekt zuzuordnen oder bei Abweichungen die passende Rechnung vorzuschlagen. 

Fazit:

Mit dem celanio camt-Bankumsätze-Importer erwirbst du langfristig nicht nur ein zuverlässiges Produkt, welches deine Arbeit erleichtert. Du erhältst damit mehr Zeit für angenehmere Tätigkeiten, die dich und deine Akademie weiter bringen. 

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame Abarbeiten deiner eingehenden Zahlungen erleichtern möchtest, nutze den celanio camt-Bankumsätze-Importer. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter. 

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Der celanio-Webshop und seine Features

Der celanio-Webshop und seine Features

Ein eigener Webshop auf deiner Webseite ermöglicht deinen Teilnehmern selbstständig Veranstaltungen zu buchen. Der Webshop muss nur einmalig konfiguriert werden. Danach nimmt er dir das Einbuchen von einzelnen Teilnehmern oder Teilnehmergruppen ab. Die Farbgebung und das Layout lassen sich nach deinen Anforderungen deinem Corporate Design anpassen. So fügt sich der Webshop perfekt in deine Webseite ein. Durch den leicht verständlichen Aufbau finden sich deine Teilnehmer hier schnell zurecht und können problemlos ihre Veranstaltungsteilnahme buchen. Optional kann zu den Veranstaltungen direkt das passende Hotelzimmer gebucht werden. Dein Teilnehmer bucht nicht selbst? Kein Problem, durch die Angabe eines Ansprechpartners sind beide immer auf dem Laufenden.
Wir haben mit aktuellen Technologien einen gut verwaltbaren und schnell erweiterbaren Webshop geschaffen, dessen Nutzung richtig Spaß macht.

Deine größten Vorteile durch den Webshop

  • Deine Teilnehmer buchen ihre Teilnahme bei einer Veranstaltung selbst. Das reduziert deinen Zeitaufwand für die Buchungen.
  • Du kannst zu den Veranstaltungen die Buchung von Hotelzimmern anbieten. So erzielst du mit geringem Aufwand zusätzlichen Umsatz.
  • Der Webshop lässt sich individuell für dich anpassen, erweitern und ergänzen.

Die größten Vorteile für deine Kunden

  • Durch die Möglichkeit einen Ansprechpartner anzugeben sind sowohl Teilnehmer als auch der Ansprechpartner immer informiert.
  • Deine Kunden können ihre Teilnahme buchen, wann sie möchten. Auch außerhalb deiner Kontaktzeiten.

Eine Vielzahl von Optionen rundet diesen Webshop ab. Die Basis-Version deckt bereits viele Fälle ab, die dir im Seminarbetrieb begegnen können. Hierzu zählen auch der Verkauf zusätzlicher Artikel und Hotelzimmer. Sei dir sicher, dass du nicht erst überlegen musst, ob bestimmte Funktionen überhaupt vorhanden oder möglich sind.
Gehe beruhigt davon aus, dass wir bereits daran gedacht haben.

Lasse dich von unserem Webshop überzeugen, indem du selbst eine Buchung auf unserer Demo-Seite durchführst und erlebe, wie einfach Seminarbuchungen dadurch sein können. Folge hierzu dem Link am Ende dieses Beitrags.

Die Funktion des Webshops im Detail

Der Webshop zeigt eine Übersicht für den ausgewählten Veranstaltungstermin an. Hier werden alle für den Teilnehmer wichtigen Daten zur Veranstaltung dargestellt.

Darauf folgen die einzelnen Buchungs-Tabs. In der Basisversion gibt es im Webshop die Tabs „Teilnehmerdaten“ und „Buchungsdetails“. Hier gibt es schon ein wichtiges Feature:
Bei einem Tab-Wechsel über den „Weiter“-Button werden die Daten des aktuellen Tabs zur Prüfung an den Server gesendet. Erfolgt keine erfolgreiche Prüfung durch den Server, wird der Tab nicht gewechselt. Das ist unter anderem der Fall, wenn die Pflichtfelder nicht ausgefüllt werden. Die betroffenen Felder werden markiert und müssen zunächst bearbeitet werden.
Ist die Überprüfung erfolgreich, wird der Tab gewechselt. Der Kunde kann jederzeit zu einem vorherigen Tab zurückwechseln und dort Daten ändern.
Die im aktuellen Tab eingegebenen Daten gehen dabei nicht verloren. Beim letzten Tab werden alle Daten noch einmal an den Server gesendet. Der Server prüft alle Daten noch einmal.  Ist die endgültige Überprüfung der Daten erfolgreich, wird die Buchung durchgeführt.

Features des Buchungs-Tab “Teilnehmerdaten”

Die Eingabefelder im Tab „Teilnehmerdaten“ können über die celanio-Software konfiguriert werden. Hier kannst du selbst bestimmen, welche Felder für dich wichtig sind. Dazu gehört unter anderem die Möglichkeit, zu entscheiden, welche Felder du als Pflichtfelder benötigst.

Gibt es für eine Veranstaltung nur einen festen Preis, wird dieser automatisch ausgewählt. Hast du für eine Veranstaltung mehrere Preise hinterlegt, kann der Teilnehmer den entsprechenden auswählen. Der Nachname, die E-Mail-Adresse und der Preis sind immer Pflichtfelder. Dadurch wird eine erfolgreiche Buchung gewährleistet.

Die buchende Person kann auch mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu einer Veranstaltung hinzubuchen. Hierzu muss nur der Button “Teilnehmer hinzubuchen” angeklickt werden. Dadurch wird unter dem ersten Teilnehmer-Formular ein weiteres Formular hinzugefügt. Alle hinzugefügten Teilnehmer-Formulare können auch wieder gelöscht werden. In der Zeile „Teilnehmer“ kann mit dem Pfeil auf der rechten Seite das entsprechende Teilnehmer-Formular minimiert werden. So bleibt die Ansicht übersichtlich, wenn viele Teilnehmer hinzugebucht werden sollen. In der Zeile wird dann der Vor- und Nachname des entsprechenden Teilnehmers angezeigt.

Über den Button „Weiter“ werden die Teilnehmer-Daten an den Server geschickt und überprüft. Es wird geprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ein weiteres Prüfkriterium kommt zum Beispiel bei der E-Mail-Adresse zum Einsatz. Hier wird geprüft, ob die eingegebenen Daten dem Format einer E-Mail-Adresse entsprechen.

Wird ein Fehler festgestellt, wird dem Benutzer eine Meldung angezeigt und alle betroffenen Felder rot markiert.

 

Erst wenn alle Felder vom Server als “O.K.” angesehen werden, wird zum nächsten Tab gewechselt.

Beim Wechsel vom „Teilnehmer“-Tab zum nächsten Tab wird auf dem Server noch nicht gespeichert. Die Daten werden lediglich geprüft und gegebenenfalls folgende Warnmeldung angezeigt: “Bitte alle Pflichtfelder ausfüllen”. Das Speichern findet erst nach dem korrekten Ausfüllen des letzten Tabs “Buchungsdetails” statt.

Features des Buchung-Tab “Buchungsdetails”

Der Tab „Buchungsdetails“ zeigt die Details eines Buchungsvorgangs an. Unter dem Abschnitt „Teilnehmerdaten“ werden die Daten des ersten Teilnehmers angezeigt.  Unter Rechnungsempfänger werden anfangs die Daten des ersten Teilnehmers übernommen. Diese können aber über den Button “Rechnungsanschrift bearbeiten” geändert werden. Das Eingabeformular kann wie bei den „Teilnehmerdaten“ selbst konfiguriert werden. Hier können ebenfalls Pflichtfelder festgelegt werden.

Werden die Daten des Rechnungsempfängers nicht geändert, werden auch die Pflichtfelder des Rechnungsempfängers nicht geprüft.

Danach wird dem Kunden eine Liste mit den gebuchten Teilnehmern, Nettobetrag und Gesamtpreis angezeigt. Die Steuer für unterschiedliche Artikel wird getrennt aufgelistet.

Anschließend kommen die Checkboxen zur Bestätigung der „Datenschutzerklärung“- und „AGB“.

Hier kann der Besteller seine Daten vor Buchungsabschluss noch mal prüfen.

 

 

Wurden alle Daten fehlerfrei eingetragen, kann der Besteller jetzt die Veranstaltung buchen. Wenn ein Fehler entdeckt wird, kann er auf den “Teilnehmer”-Tab wechseln und diesen korrigieren. Die damit verbundenen Daten im “Buchungsdetails”- Tab werden automatisch aktualisiert. Um die Bestellung final durchzuführen, wird der Button “Kostenpflichtig bestellen” verwendet. In diesem Fall werden alle Daten noch einmal an den Server geschickt und geprüft. Ist diese Prüfung erfolgreich, wird die Bestellung gebucht. Ergibt sich bei der Prüfung eine Unstimmigkeit, werden auf den unterschiedlichen Tabs die betroffenen Felder markiert.

Überblick über nützliche optionale Erweiterungen

Es gibt viele Möglichkeiten den Webshop nach deinen Vorstellungen zu erweitern. Abhängig ist das von den dir zur Verfügung stehenden Lizenzen und Optionen, die auf Wunsch durch celanio angepasst werden können.

Der “Ansprechpartner”-Tab

In manchen Fällen ist es sinnvoll, einen Ansprechpartner anzugeben. Das kann notwendig sein, wenn die Kurse für Mitarbeiter durch die Personalabteilung gebucht werden oder die Buchung durch einen Assistenten durchgeführt wird.

Dafür gibt es die Möglichkeit, dass wir in deinem System den „Ansprechpartner“-Tab für Buchungen aktivieren. So werden Teilnehmer und Ansprechpartner gleichermaßen über die Teilnahme und Änderungen informiert.

Bei Aktivierung dieses Moduls wird in dem Buchungsprozess ein weiterer Tab mit dem Titel „Ansprechpartner“ eingefügt.

Hier kann die buchende Person die Daten des Ansprechpartners angeben. Die Pflichtfelder sind beim “Ansprechpartner”-Tab genauso konfigurierbar wie beim “Teilnehmer”-Tab.

Der Ansprechpartner erhält dieselben Informationen zur gebuchten Veranstaltung in Blindkopie.

Die Felder Nachname und E-Mail sind hier als Pflichtfelder gekennzeichnet. Hierdurch wird sichergestellt, dass der im Backend automatisch angelegte Kontakt über die notwendigen Daten verfügt, um per Mail informiert und persönlich angesprochen zu werden.

 

Der “Hotelbuchungen”-Tab

Eine weitere Möglichkeit, deinen Webshop zu erweitern, ist die Buchung von Hotelzimmern. Unter der Voraussetzung, dass du einen termingebundenen Kontingentvertrag (oder mehrere) mit dem Termin verknüpft hast, wird der Tab “Hotelbuchungen” im Buchungsdialog eingefügt. So kann der Besteller zur Veranstaltung direkt das passende Hotelzimmer dazubuchen. Der Besteller kann hier auch die Dauer des Aufenthalts festlegen. So ermöglichst du deinen Teilnehmern, einen Tag vor der Veranstaltung anzureisen und erholt an der Veranstaltung teilzunehmen. Damit erhält dein Teilnehmer alles aus einer Hand und muss sich nicht um eine separate Übernachtungsmöglichkeit bemühen. Als Bonus für dich entsteht so ein höherer Umsatz und idealerweise wächst deine Gewinnmarge.

In dem Tab können Zimmer hinzufügt und einzelnen Teilnehmern zugewiesen werden. Die Zimmer müssen aber nicht zwangsläufig einem Teilnehmer zugewiesen werden. Es können pro Zimmer-Typ so viele Zimmer gebucht werden, wie in deinem System noch verfügbar sind. Es wird natürlich auch darauf geachtet, dass nur so viele Personen einem Zimmer zugewiesen werden, wie auch Betten in dem Zimmer verfügbar sind.

Das Modul passt natürlich auch die Darstellung auf der „Buchungsdetails“-Seite an. Jedes Hotelzimmer wird mit den gebuchten Tagen und der Information, ob Frühstück dazu gebucht wurde, aufgeführt. Die Preise werden unter Berücksichtigung des Mehrwertsteuer-Satzes aufgeschlüsselt.

Das Zusatzfeld “Bestellnummer”

Manche Kunden möchten eine firmeninterne Bestellnummer oder -code angeben.  Das kann unter anderem ein interner Kostenstellen-Schlüssel sein. Dies ist bei vielen Firmen üblich, um die Buchhaltung zu vereinfachen. Damit unterstützt du die Zusammenarbeit und stärkst die Kundenbindung.

Wenn wir für dich die Option „Bestellnummer“ aktivieren, dann kann der Teilnehmer auf dem “Buchungsdetails”-Tab seine Bestellnummer angeben. Diese wird dann in den Teilnehmerdaten und später auf der Rechnung angezeigt. (siehe Bild “Buchungsdetails”-Tab)

Ermögliche Social Networking durch eine öffentliche Teilnehmerliste

Um deinen Kursteilnehmern zu ermöglichen, auch nach dem Kurs miteinander zu kommunizieren, gibt es die öffentliche Teilnehmerliste.
Wir können ein Feld aktivieren, worüber der Buchende angeben kann, ob seine Daten veröffentlicht werden dürfen. (siehe Bild “Teilnehmerdaten”-Tab)

Du kannst dann über den PDF-Konfigurator eine Teilnehmerliste konfigurieren. Diese wird mit den Daten der Teilnehmer gefüllt, die der Veröffentlichung zugestimmt haben. Diese Liste kannst du dann an deine Teilnehmer ausgeben.

Newsletter-Anmeldung während der Buchung

Im Teilnehmer Tab kann die Anmeldung zum Newsletter integriert werden. Damit wird deinem Kunden ermöglicht, deinen Newsletter bereits bei der Bestellung zu abonnieren.

Solltest du eine Newsletter-Kategorie angelegt, wird diese automatisch gewählt.

Wenn du einem Kurs mehrere Newsletter-Kategorien zugewiesen hast, werden diese dementsprechend mit jeder einzelnen Kategorie dargestellt. (siehe Bild “Teilnehmerdaten”-Tab)

Buchungsabfragen

Du kannst, mit entsprechendem Lizenz-Recht, Buchungsabfragen zu deinen Veranstaltungsterminen hinzufügen. Hier kannst du auch festlegen, ob die Abfrage als Pflichtfeld gesetzt ist und die Antwortmöglichkeit via Freitext-Feld, Radio-Buttons (unten in der Grafik zu sehen) oder via Drop-Down-Liste angezeigt werden soll. Dabei kannst du bei Radio-Buttons und Drop-Down-Liste die Antwortmöglichkeiten und deren Reihenfolge selbst bestimmen. Die Daten werden dann im Teilnehmer-Datensatz im System gespeichert und auf Wunsch auch noch einmal im dazugehörigen Kontakt-Datensatz.

 

Anzahl (min/max) Teilnehmer pro Buchung festlegen

Für Gruppenveranstaltungen kannst du festlegen, dass die buchende Gruppe eine bestimmte Größe haben soll. Das kann der Fall sein, wenn sich der Kurs an Firmen richtet und Mitarbeiter derselben Firma zusammen eine Gruppenübung oder -schulung durchführen sollen. Zu diesem Zweck können wir dir die Funktion “Anzahl Teilnehmer pro Buchung (min./max.)” für dein celanio-System freischalten.

Hierzu wird im Veranstaltungsstamm eine weitere Einstellungsmöglichkeit aktiviert. Dort kannst du dann festlegen, wie viele Teilnehmer mindestens und höchstens bei jeder Buchung hinzugebucht werden können.

 

Auf unserer Demo-Seite siehst du, wie der Webshop auf deiner Seite aussehen kann. Wähle eine Veranstaltung und folge dem Buchungsdialog. Folge hierzu dem Link zum red peppers Kochschule-celanio Demosystem

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