Über den Kommunikationsmanager verwaltest du deinen E-Mail-Verkehr. Der Kommunikationsmanager stellt sicher, dass du nicht von einer willkürlichen E-Mail-Adresse Nachrichten versendest. Deshalb stehen dir an dieser Stelle verschiedene E-Mail-Adressen zur Verfügung, von denen du E-Mails versenden und Antworten erhalten kannst. Diese E-Mail-Adressen erstellst du bei Bedarf selbst. Zudem kann eine E-Mail-Adresse nur von bestimmten Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Im Normalfall steht dir nur eine Systemmail-Box zur Verfügung. Auf Wunsch können wir dir eine Auwahl von E-Mail-Adressen freischalten. Das heißt, dass bei Erstellung der Vorlage oder vor Versand der E-Mail, die Absender- und Antwortadresse explizit ausgewählt werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass die Authentifizierung der E-Mail vom Backend-Benutzer getätigt wird. Dazu musst du ein zusätzliches Postfach erstellen und wie du dies machst, erfährst du in unserem Beitrag.
Ein zusätzliches Postfach erstellen
Das Erstellen eines zusätzlichen Postfaches geht schnell und einfach. Dies erfolgt im Modul Basisdaten. Hier werden alle Basisinformationen zu deinem Unternehmen und deiner celanio-Seminarverwaltung gepflegt. Standardmäßig steht dir ein zusätzliches Postfach zur Verfügung, solltest du allerdings mehrere Postfächer benötigen, kontaktiere uns und wir schalten dir mehrere Postfächer frei.
Die Checkboxen, welche sich im Bild befinden, haben folgende Bedeutungen:
Die Checkbox „Antwort“ ist angehakt, dies bedeutet, dass diese Mailbox (bzw. E-Mail-Adresse) im Dropdown-Menü „Antwortadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar ist.
Wenn die Checkbox „Absender“ angehakt ist, bedeutet dies, diese Mailbox ist im Dropdown-Menü „Absenderadresse“ des Kommunikationsmanager auswählbar.
Ist „Global“ angehakt, so ist diese Mailbox Mandanten übergreifend verfügbar.
Ist „mit Authentifizierung“ angehakt, so kannst du die SMTP-Postfacheinstellungen für den Mailversand definieren. Damit kannst du direkt über diese Mailbox E-Mails versenden.
Ist „Benutzerrechte“ angehakt, so kannst du den Zugriff auf die Mailbox begrenzen, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen diese Mailbox nutzen können.
Du kannst auch andere Postfacheinstellungen eingeben.
Postfächer für einzelne Benutzer und Benutzergruppen
Durch die Möglichkeit in celanio Benutzer und Gruppen zu verwalten ergeben sich hier interessante Möglichkeiten. Ein Benutzer ist derjenige, der sich in das System im Backend einloggen kann. Diese Benutzer kannst du mittels des “Benutzer und Gruppen”-Moduls erstellen. Manche Benutzer verfügen nur über sehr eingeschränkte Rechte, da sie keinen Zugriff auf alle Module oder Postfächer benötigen. Gedacht ist diese Funktion beispielsweise für Postfächer, die nur von bestimmten Abteilungen verwendet werden.
So kann sichergestellt werden, dass jeder Benutzer einer Abteilung nur das für ihn vorgesehene Postfach verwenden kann.
Die Benutzergruppen kannst du im Modul „Benutzer und Gruppen“ erstellen.
Fazit:
Die Postfächer in celanio, sind ein gutes Tool, um deine eigenen Postfächer mit dem Kommunikationsmanager in celanio zu verknüpfen. Dabei sind diese leicht einzurichten und anzuwenden.
Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.
Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com
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