Monat: September 2024

Manuelle Anonymisierung von Kontakten

Das Thema Datenschutz gewinnt heutzutage immer mehr an Bedeutung und auch wir bei celanio möchten dir die Möglichkeit bieten, die Daten deiner Teilnehmer besser schützen zu können. Daher haben wir, auf Basis unserer bereits bestehenden Anonymisierungsfunktion aus 2018, eine neue Funktionalität entwickelt, mit deren Hilfe du Kontakte beim Löschprozess ganz einfach anonymisieren kannst.

Sobald ein Kontakt gelöscht werden soll und kein Teilnehmer von aktuellen oder zukünftigen Veranstaltungen mehr ist, kannst du, zusätzlich zum normalen Löschen des Kontaktes, diesen auch anonymisieren. Dafür musst du lediglich das Häkchens „Kontakt zusätzlich anonymisieren“ aktivieren.

Damit stellst du sicher, dass alle personenbezogenen Daten des Kontaktes, die sonst nach dem Löschprozess im System verbleiben, unkenntlich gemacht werden. Dies betrifft sowohl die Warenkörbe und Teilnehmerdaten aus den vergangenen Veranstaltungen des Kontaktes als auch seine E-Mail-Adresse in den versendeten E-Mails. Zudem werden Dokumente wie z. B. Rechnungen oder Aufträge, die die Haltefrist von 10 Jahren überschritten haben, aus dem System komplett entfernt.

Um die Teilnehmerstatistik brauchst du dir auch keine Sorgen zu machen, denn diese wird durch die Anonymisierung von Kontakten nicht beeinflusst. Die Teilnehmerdaten bleiben weiterhin in anonymisierter Form erhalten.

Mit der Anonymisierungsfunktion kannst du also nur mit einem Klick für die Sicherheit der Daten deiner Teilnehmer sorgen. Und das Beste daran: die Funktion steht allen Kunden, die unsere celanio Seminarverwaltungssoftware bereits nutzen, kostenfrei zur Verfügung.

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Gutscheine und Rabatte

Bei der Bearbeitung von Teilnehmern begegnen dir mehrere Teilnehmer, welche immer wieder deine Veranstaltungen und Kurse buchen? Nach mehreren Buchungen möchtest du deinen Stammteilnehmern etwas Gutes tun in Form eines Preisnachlasses? Aber natürlich möchtest du nicht immer alles händisch nachtragen müssen. Oder möchtest du vielleicht allgemeine Rabatt-Aktionen anbieten, um neue Teilnehmer für deine Veranstaltungen zu begeistern? Dann ist das celanio Gutscheine und Rabatte Modul genau richtig für dich!

Anwendung des Gutscheine und Rabatte Moduls

 

Mit Erwerb des Moduls kannst du in deinem celanio System Gutscheine und Rabatte für deine Veranstaltungen anbieten und anwenden. Bei Aufruf des Moduls gelangst du in die Übersicht deiner Gutscheine und Rabatte. Diese sind in Kategorien eingeordnet, die du frei definieren kannst.

Der Filter

Gutscheine - Filter

In der Übersicht kannst du dann, deine vorhandenen Rabatte oder Gutscheine für deine Veranstaltungen einsehen oder neue erstellen. Um die angezeigten Daten auf aktuelle Datensätze zu beschränken, werden dir zunächst Rabatte und Gutscheine angezeigt, deren Gültigkeitsbeginn innerhalb der letzten vier Wochen lag. Außerdem müssen diese über ein nutzbares Kontingent verfügen. Die Filtereinstellungen können durch den Anwender jedoch wie folgt angepasst werden.

FilterBeschreibung
KontingentHier können Gutscheine angezeigt werden, die aktuell über ein gewissen Kontingent verfügen.

Keine Einschränkung = Kontingent wird bei der Filterung nicht berücksichtigt.
Kontingent verfügbar = Kontingent ist begrenzt, aber noch verfügbar.
Kontingent aufgebraucht = Kontingent komplett aufgebraucht.
Unbegrenzt = Nur unbegrenztes Kontingent.
Aktuell verfügbar = Alle Gutscheine, die “Kontingent verfügbar” haben oder “unbegrenzt” sind.
RabattcodeHier können Gutscheine angezeigt werden, die den hier eingetragenen Rabattcode hinterlegt haben.
GültigkeitHier können Gutscheine eines gewissen Gültigkeitszeitraums angezeigt werden.
KategorieHier können Gutscheine angezeigt werden, die der hier aktivierten Kategorie zugewiesen sind.
VeranstaltungsbindungHier können Gutscheine angezeigt werden, die nur für eine bestimmte Veranstaltung zugelassen sind, also eine Veranstaltungsbindung besitzen.

Die Übersicht

Gutscheine - Übersicht

Anhand der Gutschein-Übersicht kannst du folgende Information direkt erkennen:

  • Allgemein: Dies ist der Name der Kategorie und die Zeilen darunter zeigen jeweils den Titel des Gutscheins.
  • Gültig ab/bis: Hier wird angezeigt, ab/bis wann der Gutschein gültig ist.
  • Rabattcode: Hier wird der hinterlegte Rabattcode angezeigt. 
  • Kalkulationsart: Hier wird die Kalkulationsart angezeigt. Folgende Werte sind möglich: Betrag, Prozentual, Festpreis.
  • Verwendet/Gesamt: Hier wird angezeigt, wie oft dieser Rabattcode bereits verwendet wurde und wie oft er insgesamt verwendet werden kann.  Sollte das Kontingent erreicht sein, dann wird diese Spalte rot dargestellt und der Gutschein automatisch durchgestrichen, um anzuzeigen, dass dieser nicht mehr verfügbar ist.
  • Betrag: Hier wird der Betrag angegeben, welcher bei Verwendung vom Brutto-Preis abgezogen wird.
  • Aktiv: Hier wird angezeigt, ob der Rabatt aktiv oder inaktiv ist. Durch Klick auf das grüne Kästchen (aktiv) kann dieser Gutschein deaktiviert werden, das Kästchen färbt sich rot. Ebenso umgekehrt. 

 

Neuen Rabatt/Gutschein erstellen:

Neuen Rabatt erstellen

In der folgenden Tabelle wird Ihnen erläutert, welche Angaben Sie machen können, wenn Sie einen neuen Rabatt anlegen möchten.

Name des FeldesErklärungBeispiel
Kategorie (Pflichtfeld)Bei der Neuanlage eines Rabattcodes muss eine Kategorie ausgewählt werden, der der Rabatt zugeordnet wird.Allgemein
Titel (Pflichtfeld)In diesem Feld legen Sie einen Namen für den Rabattcode fest. Es ist nicht zu empfehlen, ähnlich klingende Rabattcode-Namen zu vergeben. Sie können z. B. den Namen Ihrer Marketing-Aktion nehmen, diesen per E-Mail versenden oder ihn auf ein Aktionsformular drucken.10 € Rabatt
Rabattcode (Pflichtfeld)Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Rabattcode zu erstellen:

Automatische Generierung: Rabattcodes können über den Button „generieren“ automatisch generiert werden.
Eigene Festlegung eines Codes: Es können eigene Rabattcodes erstellt werden. Hierzu können Buchstaben- und Zahlenkombinationen verwendet werden. Dieser selbst gewählte Code muss aus mindestens 6 Zeichen bestehen.		KISS10
Beschreibung internDiese Beschreibung dient für ihre Mitarbeiter, also für interne Zwecke.Jubiläums-Aktion
VeranstaltungsbindungHier können Sie entscheiden, ob der Rabatt für alle Veranstaltungen gelten soll, oder nur auf einzelne Veranstaltungsstämme oder sogar nur auf spezifische Veranstaltungstermine. Wählen Sie hier “Veranstaltung” in der ersten Dropdownliste, öffnet dich direkt eine neue Dropdownliste, über die Sie den spezifischen Veranstaltungsstamm auswählen können. Im Anschluss kann über eine dritte Dropdownliste bei Bedarf ein Termin ausgewählt werden.EVT-00010 | Thailändische Küche
KostenstelleWenn Sie über die Lizenz für unser Kostenstellen-Modul verfügen, kann hier eine Kostenstelle ausgewählt werden.Kostenstelle X
SachkontoWenn Sie über die Lizenz für unser Sachkonten-Modul verfügen, kann hier ein Sachkonto ausgewählt werden.Sachkonto Y
Kalkulationsart (Pflichtfeld)Sie können zwischen drei verschiedenen Arten wählen:

Prozentual: Geben Sie einen Prozentwert ein, der vom Gesamt-Bruttobetrag abgezogen wird.
Festpreis: Legen Sie den Festpreis für einen Artikel an. Binden Sie z. B. den Festpreis 0 EUR auf einen Termin, bezahlt der Einlöser des Rabatts 0 EUR bei seiner Buchung, unabhängig vom Terminpreis. Bei dieser Kalkulationsart MUSS eine Veranstaltungsbindung hinterlegt sein.
Betrag: Legen Sie einen bestimmten Betrag fest, der vom Gesamt-Bruttobetrag abgezogen wird.		Prozentual
Betrag (Pflichtfeld)Hier legen Sie den Betrag fest (z. B. 25,00), der je nach Auswahl der Kalkulationsart unterschiedliche Auswirkungen hat:

Wenn Sie bei der Kalkulationsart „Prozentual“ festgelegt haben, wird vom Gesamt-Bruttobetrag 25% abgezogen.
Wenn Sie bei der Kalkulationsart „Festpreis“ gewählt haben, werden 25,00 EUR als Gesamt-Bruttobetrag für diese Veranstaltung berechnet.
Wenn Sie bei der Kalkulationsart „Betrag“ gewählt haben, wird dieser Betrag in Höhe von 25,00 EUR vom Gesamt-Bruttobetrag abgezogen.		25,00
Kontingent (Anzahl) (Pflichtfeld)In diesem Feld legen Sie die Anzahl bzw. das Kontingent der Rabattcodes fest, die zur Verfügung stehen sollen, d. h. wie oft dieser Rabattcode verwendet werden kann. 

Dieser Slider ist standardmäßig inaktiv, das Kontingent also unbegrenzt. Möchten Sie ein Kontingent definieren, aktivieren Sie den Slider und legen Sie Ihr Kontingent fest.

Haben Sie ein Kontingent definiert, ist der Rabatt nicht mehr einlösbar, sobald dieses Kontingent erreicht wird.		150
Gültig ab (Pflichtfeld)Entscheiden Sie sich anhand der Kalenderfunktion, ab welchem Datum der Rabattcode zur Verfügung stehen soll. Standardwert: Aktuelles Datum.15.08.2024
Gültig bis (Pflichtfeld)Entscheiden Sie sich anhand der Kalenderfunktion, bis zu welchem Datum der Rabattcode zur Verfügung stehen soll. Der Standardwert hierfür liegt beim heutigen Datum plus 24 Monate. Sollte dieses Datum überschritten werden, so ist dieser Gutschein nicht mehr einlösbar.15.08.2026
Aktiver Rabatt/GutscheinÜber diesen Slider können Sie bereits bei der Erstellung entscheiden, ob dieser direkt aktiv sein soll oder nicht. 

Inaktive Rabatte können nicht verwendet werden.		/

Einlösen des Rabatts/Gutscheins

Nun weißt du schonmal, welche Möglichkeiten du beim Anlegen eines Gutscheines hast. Aber wie wird dieser denn jetzt angewendet und eingelöst?

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Deine Teilnehmer lösen ihren Gutschein bei der Buchung im Webshop selbst einlösen, indem sie den Rabattcode eintragen.
  2. Du löst den Gutschein bei der Buchung über das Backend, also im Modul interner Buchungsdialog für deine Teilnehmer ein.
Im Webshop:
Gutscheine im Webshop

So kann es aussehen, wenn deine Teilnehmer im Webshop ihren Gutschein einlösen. Unten kann unter Gutscheincode der Code eingetragen werden und bei Klick auf den Plus-Button wird dieser Gutscheincode angewendet. Umgehend siehst du, dass unter den Positionen der Rabatt abgezogen wird.

Fazit:

Wenn du deinen langjährigen Kunden die Möglichkeit eines Rabattes oder einer neuen Geschenkmöglichkeit in Form eines Gutscheins bieten möchtest, ist das Modul Gutscheine und Rabatte genau das Richtige für dich und dein Institut.

Wenn auch du wertvolle Zeit sparen und dir das mühsame selbst Ausrechnen und Nachtragen von Rabatten erleichtern möchtest, nutze dieses Feature. Sprich uns gerne an, um mehr zu erfahren. Unsere Mitarbeiter helfen dir gerne weiter.

Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com

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Abwesenheiten für Teilnehmer hinterlegen

Du hast gewisse Prozesse, bei denen Teilnehmer eine Mindestanzahl an Anwesenheitstagen brauchen, um gewisse Resultate zu erzielen?

Das kann in deinem celanio-Seminarmanagement über die Teilnehmeraktion in den Termindetails hinterlegt werden.

Es besteht also die Möglichkeit pro Teilnehmer und Tag Abwesenheiten einzutragen. Dazu müssen im Teilnehmer-Tab der Termindetails ein oder mehrere Teilnehmer per Checkbox angehakt und anschließend „Teilnehmer-Aktionen: Abwesenheiten eintragen“ ausgewählt werden. Daraufhin erscheint ein Pop-up, in dem pro Teilnehmer die Unterrichtseinheiten manuell angepasst und so dann für den jeweiligen Tag dem Teilnehmer hinterlegt werden können. Außerdem kann die Checkbox An (Anwesend) oder Ab (Abwesend) aktiviert und ein Kommentar hinterlegt werden. 

Bei Bedarf kann optional sogar definiert werden, ob der Abwesenheitsstatus der Teilnehmer in der Übersicht farblich hervorgehoben werden soll, damit du auf einen Blick erkennst, wo sich der Teilnehmer im Prozess befindet. 

Zunächst wird eine weitere Spalte AI (Anwesenheitsinfo) ergänzt. In dieser Spalte erscheint ein Klemmbrett-Icon, sobald mind. ein Eintrag über das “Abwesenheit eintragen”-Pop-up hinterlegt wurde. Auch die Hintergrundfarbe kann dann von weiß zu grau angepasst werden. Das Mouseover zeigt die genauen Informationen. Also wann für den Teilnehmer anwesend/abwesend bzw. ein Kommentar hinterlegt wurde.

Wir zeigen dir anhand eines Fallbeispiels, was wir hier alles konfigurieren können:

Teilnehmer erhalten nur dann ein Zertifikat, wenn sie entweder an allen Tagen anwesend waren oder maximal einen Tag gefehlt haben.

  • Teilnehmer war an allen Tagen anwesend = grüner Hintergrund
  • Teilnehmer war an einem Tag abwesend = gelber Hintergrund 
  • Teilnehmer war an mehr als einem Tag abwesend = roter Hintergrund

⇒ Hier kann jeweils definiert werden, ab wie vielen Anwesenheitstagen der Hintergrund grün, gelb oder rot erscheint.

 

Wir können hier sogar noch einen Schritt weiter gehen und optional Prozentwerte für die Unterrichtseinheiten definieren. D.h. dass wir prozentual bestimmen können, ab wann die Hintergrundfarbe der Spalte “AI” wechselt.

Auch hier ein Beispiel:

Du möchtest, dass bis zu einer Abwesenheit von 10%, der Hintergrund grün erscheint, danach gelb und ab 20% rot. Dann kann deine celanio Seminarverwaltungssoftware dies ganz einfach für dich berechnen und dementsprechend die Farbe anpassen.

Ein Mouseover über das Klemmbrett zeigt dann nur noch die Tage, an denen eine Abwesenheit hinterlegt wurde und die Gesamtabwesenheit in Prozent. (Berechnet aus den Gesamtunterrichtseinheiten und den hinterlegten Fehlzeiten). So ein Mouseover könnte wie folgt aussehen:

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Die celanio Home-Widgets

In diesem Blogbeitrag möchten wir dir die celanio Widgets vorstellen. Das tolle an diesen Widgets ist, dass du sie User-spezifisch einrichten kannst. D.h. du musst nicht mit deinen Kollegen Kompromissse finden, welche Daten wichtig wären, sondern kannst selbst entscheiden und so deine eigenen Prozesse in deinen Arbeitsalltag integrieren.

Was genau sind denn Widgets?

Du kennst es doch sicherlich, dass du manchmal nicht weißt, wo dir der Kopf steht, was alles ansteht heute, wie du die Wochen strukturieren sollst, ohne etwas zu vergessen. Und hier kommen unsere Widgets ins Spiel. Denn sie werden dir viel Arbeit abnehmen und dir helfen, diese optimal zu strukturieren. 

Die Widgets sind Kacheln, die auf der Home-Seite deiner celanio – Software für Seminarverwaltung abgebildet werden und dort sogar ganz einfach individuell per Drag&Drop verschoben werden können. Diese Widgets enthalten Informationen, über Buchungen, über Aufgaben in versch. Status, zukünftige Veranstaltungen, Geburtstagserinnerungen und viele mehr. 

Welche Widgets gibt es?

Wir haben zahlreiche Widgets, die du nutzen kannst. Wir können hier nicht alle im Detail vorstellen, aber wir können dir einen Vorgeschmack geben und solltest du interessiert sein, kannst du dich ja einfach bei uns melden oder du bist bereits Kunde, dann kannst du natürlich alle Informationen auch in unserer Kundendokumentation nachlesen 😉

Eingehende Buchungen

Im Widget “Eingehende Buchungen online” siehst du, die letzten zehn über das Frontend (öffentliche Webseite) vorgenommenen Teilnehmerbuchungen mit Status ‘Offen’ oder ‚Warteliste‘.

Du hast aber noch einige Einstellungsmöglichkeiten für dieses Widget:

  • Aktualisierungshäufigkeit
  • Definition des Zeitraums in die Vergangenheit, wie lange Buchungen rückwirkend angezeigt werden sollen.
  • Anzeige von Reservierungen
  • Status der Teilnehmerprüfung. D.h. dass z.b. Teilnehmer, die von dir geprüft wurden, hier nicht mehr angezeigt werden sollen.

 

Offene Aufgaben

Im “offene Aufgaben”-Widget, werden die momentanen offenen Aufgaben aller User angezeigt. 

Die fett-markierte Überschrift ist der Name der Aufgabe bzw. des ToDo’s welches in celanio im Modul 040800 – To-do-Listen erstellt und einem Termin zugewiesen wurde.

Ein Mouseover zeigt die zuständige Person für dieses ToDo und die Beschreibung, falls eine hinterlegt wurde.

Der Kreis link neben der Überschrift zeigt den Status des ToDo:

  • viertel rot gefüllt, wie im Sreenshot: Aufgabe offen
  • zwei Drittel gelb: Aufgabe ist in Bearbeitung
  • komplett rot: Aufgabe storniert
  • komplett grün: Aufgabe erledigt

Darunter steht dann der Termin, dem diese Aufgabe zugewiesen wurde. Bei Klick darauf wird der User direkt zum jeweiligen Termin weitergeleitet.

Auf der rechten Seite sieht man pro Aufgabe das Fälligkeitsdatum und die Dringlichkeit per Ampelsystem.

  • Rot = Fälligkeit in den nächsten 3 Tagen
  • Gelb = Fälligkeit in den nächsten 4-7 Tagen
  • Grün = Fälligkeit in 8 Tagen oder später

Du hast aber noch einige Einstellungsmöglichkeiten für dieses Widget:

  • Aktualisierungshäufigkeit
  • Verantwortliche Person. D.h. du kannst dir hier Aufgaben von gewissen Usern anzeigen lassen. Dies ist dann hilfreich, wenn einer der Kollegen z.b. krank ist.

Besonders bei den Aufgaben-Widgets haben wir eine große Auswahl. Neben dem “offene Aufgaben”-Widget gibt es noch “Überfällige Aufgaben”, “Meine offenen Aufgaben”, “Meine überfälligen Aufgaben”, “CRM-Offene Aufgaben” und viele mehr.

Geburtstage

Du möchtest wissen, wann die Geburtstage deiner Mitarbeiter sind, um Ihnen zu gratulieren und damit den Wohlfühlfaktor innerhalb des Unternehmens zu steigern? Dann kannst du dafür optimal das “Nächste Geburtstage”-Widget nutzen.

Natürlich kannst du hier auch Geburtstage deiner Kunden, also im Prinzip aller Kontakte hinterlegen.

Standardmäßig werden hier die Geburtstage der nächsten 2 Tage angezeigt. Dieser Wert kann aber optional durch celanio-Mitarbeiter angepasst werden.

Du hast aber noch einige Einstellungsmöglichkeiten für dieses Widget:

  • Aktualisierungshäufigkeit
  • Einschränkung der Kontaktkategorien. D.h. dass nicht alle Geburtstage, sondern nur Geburtstage einer gewissen Kontaktkategorie angezeigt werden.

 

Stornobedingungen von Hotelverträgen

 

Wenn du das Modul “Kontingentvertäge” (Modul 051900) nutzt, dann kannst du dich über ein Widget sogar an die Stornobedingungen erinnern lassen.

Das Widget zeigt aus aktiven Hotelkontingentverträgen hinterlegte Stornobedingungen und wann deren Fristen enden. Angezeigt werden alle Verträge, deren Fristen im Zeitraum der letzten 14 Tage bis 2 Monate in die Zukunft enden, beginnend mit dem Kontingent, dessen Frist als Nächstes ausläuft. 

Der farbige Kreis vor jedem Kontingentvertrag weist darauf hin, wie hoch die Priorität ist:

  • rot = Frist endet frühestens heute, spätestens in 2 Tagen.
  • gelb = Frist endet frühestens in 3 Tagen, spätestens in 9 Tagen.
  • grün = Frist endet in mehr als 9 Tagen.

Außerdem erhältst du Informationen über den Namen des zugehörigen Hotelkontingents (bsp. celanio Sommer), die Hotelkontingent-ID (bsp. RCC-00059), die im Hotelkontingentvertrag hinterlegte Stornogebühr in Prozent und am Ende jeder Reihe das Datum, wann die Frist bis zur Zahlung der Stornokosten endet. Ein Mouseover über den farbigen Kreis zeigt dir die hinterlegte Beschreibung. 

 

Fazit:

Wenn du sichergehen möchtest, all deine Prozesse im Überblick zu haben oder auch bei Krankheitsfällen Fehler, durch übersehene Zuständigkeiten vermeiden möchtest, dann sind die celanio-Widgets genau das richtige um dich dabei zu unterstützen.

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