Monat: August 2024

celanio WordPress Plugin

Da viele Kunden heutzutage WordPress für die Darstellung der eigenen Website nutzen, haben wir von celanio nun ein eigenes Plugin für WordPress entwickelt, welches über eine Schnittstelle die Daten aus deinen Veranstaltungsstämmen und Terminen in WordPress überträgt und anzeigt. Das Tolle daran ist, dass du selbst entscheiden kannst, welche Daten angezeigt werden sollen und du kannst sogar das Layout selbst definieren. Einige Optionen, die vorher durch celanio-Mitarbeiter für einen gewissen Aufwand konfiguriert werden mussten, kannst du jetzt eigenhändig an deine Wünsche anpassen.

Konfiguration der WordPress REST-API

Das Tolle ist, dass du sogar schon bei der Installation und Konfiguration nahezu komplett selbstständig arbeiten kannst. (Was natürlich nicht heißt, dass du keine Unterstützung bekommst, wenn du diese brauchst ;)) Du erhältst nach Vertragsabschluss von uns eine Zip-Datei und kannst über diese in WordPress das PlugIn “celanio Event Manager” hochladen. Anschließend kannst du, natürlich ebenfalls selbstständig, die Schnittstellen-Konfiguration durchführen. Dies ist sogar für Laien ein Kinderspiel:

Abbildung 1: Plugin REST API Konfiguration

Wenn du also nach erfolgreicher Installation das Plugin öffnest und in der Sidebar auf Settings (#1) klickst, dann kannst du im Tab “REST API” (#2) die Konfiguration durchführen. 

Den Rest API Key (#3) kannst du in celanio → “Benutzer und Gruppen” aus dem Benutzer “Rest API” → “Rest-API Token” entnehmen. Die API Url (#4) ist die URL deiner celanio-Installation plus dem Anhang… /restapi/v1/.

Anschließend autorisierst du die Verbindung über den Button “Authorise API” (#5) und speicherst deine Werte über “Save Changes” (#6).

Im Tab “Sync Settings” (#7) kannst du festlegen, welche Daten über die Schnittstelle übertragen werden sollen. Du hast folgende Definitionsmöglichkeiten:

  • Welcher Veranstaltungskatalog
  • Welche Veranstaltungskatalog-Kategorie
  •  Über welchen Zeitraum sollen Termine in die Zukunft übermittelt werden?
  • Sollen Trainerdaten übermittelt werden?
  • Sollen Daten der Hotelkontingente übermittelt werden?

Außerdem kannst du dir natürlich in der Sidebar unter “Logging” (#8) eine Liste über die Synchronisationen, also die Übermittlung der Daten via Schnittstelle zwischen celanio und WordPress ausgeben lassen. Diese Liste enthält Informationen, über die Anzahl an synchronisierten Terminen, unterteilt in existierende und neue Termine. Des Weiteren den Zeitpunkt der Synchronisation, die Art der Synchronisation (also manuell oder automatisch) und zeigt Details der jeweils übermittelten Daten. 

Die automatische Synchronisation findet jeden Tag gegen Mitternacht statt, kann hier aber auch beliebig oft manuell über den Button “Start SynchProcess” durchgeführt werden.

Welche Informationen sollen auf der Website sichtbar sein?

Natürlich kannst du selbst definieren, welche Informationen auf deiner Website erscheinen sollen und welche nicht. Dazu werden wir im Folgenden beispielhaft einige Website-Darstellungen von über WordPress aufzeigen, deren Veranstaltungen über das celanio Plugin übermittelt werden:

Filter der Veranstaltungsübersicht

Abbildung 2: WordPress Frontend Filter

Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Definition, ob im Filter der Suchwert “Veranstaltungen” zur Verfügung steht und ob die
    EVT-ID oder die Artikel-Nummer in Klammern ergänzt werden soll (#1).
  • Kategorien, Trainer/Dozenten und Veranstaltungsorte ein- oder ausblenden (#2,#3,#4).
  • Freitextsuche ein- oder ausschalten (#5)
  • Wenn ihre Kunden oft Termine zu bestimmten Daten suchen, kann der Filter von/bis
    eingeschaltet werden (#6 +#7). 

Veranstaltungs-/Terminübersicht

Abbildung 3: WordPress Frontend – Filterergebnis oder Standard-Auslieferung

Die Ergebnis-Kacheln bzw. die Veranstaltungs-Detail-Seite, die bereits im celanio Content Management System sehr erfolgreich bei Kunden ist, haben wir auch für die WordPress-Layouts übernommen.

Derzeitige Konfigurationsmöglichkeiten :

  • Alle vorhandenen Textbeschreibungsfelder können ein- oder ausgeblendet werden. Hier sehen Sie die Kurzbeschreibung auf der oben abgebildeten Kachel (#1)
  • Trainer/Dozenten und Preise ein- oder ausschalten (#2)
  • Format des Veranstaltungsorts anpassbar (#3)
  • Schnellbuchungsbutton anzeigen lassen (#4). Dieser leitet den Bucher direkt zum celanio Webshop weiter und so schließt sich der Kreis. 
  •  Zeitformat anpassbar

Listenansicht

Als Alternative zu den bisherigen Kacheln haben wir eine Listenansicht als zweites Beispiel-Template programmiert, die in Kurzform möglichst viele Ihrer Events anzeigt:

Abbildung 4: Listenansicht (Template 2) in WordPress

Auch auf dieser Listenansicht haben Sie die Möglichkeit, Informationen ein- und auszublenden.

Veranstaltungsdetails

Wenn Sie in der Veranstaltungsübersicht (Abbildung 2) auf den Button „Weitere Infos“ klicken, gelangen sie zur Übersicht aller Termine, die zu dieser Veranstaltung verfügbar sind. In dieser Übersicht erhalten sie pro Termin folgende Informationen, welche sie nach Ihren Bedürfnissen definieren können:

Abbildung 5: Seminartermin-Detailseite in WordPress

Derzeitige Konfigurationsmöglichkeiten:

  • Alle vorhandenen Textbeschreibungsfelder können ein- oder ausgeblendet werden (#1)
  • Im Veranstaltungstitel kann optional ihre Artikelnummer angezeigt werden, falls ihre Kunden oft mit dieser Nummer arbeiten (#2)
  • Das Datumsformat und die Anzeige der Uhrzeit können selbstverständlich definiert werden (#3)
  • Veranstaltungsort und freie Plätze können angezeigt oder ausgeblendet werden. Es wird hier nicht die genaue Anzahl an freien Plätzen angezeigt, sondern eine Information, ob noch viele, wenige oder keine freien Plätze mehr verfügbar sind. Den Schwellwert kannst du selbst definieren. (#5)
  • Traineranzeige kann angepasst werden (#6)
  • Die Anzeige von Preisen oder Tagungspauschalen kann angepasst werden (#7)
  • Druckdokumente stehen hier zum Download bereit (#8)
  • Verkaufen Sie Hotelzimmer/Übernachtungen zusammen mit ihrem Termin, so kann definiert werden, welche Informationen angezeigt werden sollen (#9)
  • Eine Vielzahl von weiteren Informationen kann konfiguriert werden

Einbau in deiner Webseite

Konfiguration in jede ihrer Seiten per Shortcode

Um dann letztendlich all deine Anpassungen an den oben genannten Darstellungen auf deiner WordPress-Website zu veröffentlichen, kannst du ganz einfach einen oder mehrere Shortcodes erstellt und in die WordPress-Seiten integrieren. So kannst du an jeder Stelle deiner Webseite fachliche Artikel oder Einstiegs-Informationen hinterlegen (z.B. Grundlagen über das Grillen) und dann aus der Kategorie „Grillen“ alle relevanten Seminare listen lassen (mit der Listenansicht über das Template “Listing Style”, siehe Abbildung 4).

Zurück zum Shortcode: In diesem Shortcode können sie alle Werte hinterlegen, die sie auch in der „Veranstaltungsübersicht“ anpassen können. Sobald ein Wert nicht im Shortcode hinterlegt ist, wird automatisch der hinterlegte Wert aus den Settings -> Veranstaltungsübersicht genutzt, um keine Anzeigefehler zu produzieren.

Design-Konfiguration

Grundkonfiguration: Es gibt die Möglichkeit, über das Plugin Farben und Schriftgrößen von Texten, Überschriften, Buttons zu definieren, sodass du auch bei Corporate-Design-Änderungen eigenständig Anpassungen an der Farbgebung durchführen kannst.

Template Design

Möchtest du nicht die Standard-Templates bei Auslieferung nutzen, sondern dir individuelle Templates erstellen lassen, so setzen wir dies gerne in einem kleinen Projekt für dich um. Dabei hast du zwei Möglichkeiten:

  1. Du arbeitest mit einem Grafiker deiner Wahl zusammen und erstellst einen fertigen Layout Entwurf, der alle Informationen aus deiner celanio Installation berücksichtigt.
  2. EDu erstellst eigenständig oder mit uns zusammen eine Design-Skizze, damit wir technisch wissen, wo du die entsprechenden Informationen angezeigt haben möchten. Wir übernehmen dann auch die grafische Umsetzung.

Fazit: 

Du möchtest WordPress für die Darstellung deiner Veranstaltungen nutzen und gleichzeitig auch die Freiheit haben, sämtliche Optionen selbst zu konfigurieren und sogar das Design teilweise eigenständig anzupassen, ohne dafür jedes Mal zum Grafik-Designer gehen zu müssen oder einen Programmierer zu beauftragen? Dann scheint das celanio WordPress Plugin genau DAS zu sein, worauf du gewartet hast. Bei Interesse setze dich gerne mit uns in Verbindung. 

Wir freuen uns auf dich!

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Solltest du Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, kannst du uns gerne eine E-Mail an welcome@celanio.com senden.

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Zusätzliche Teilnehmerspalten in den Termindetails

Wir haben eine neue Option entwickelt, über die du ganz einfach weitere Informationen deiner Teilnehmer in celanio – deiner Software für Seminarverwaltung darstellen kannst, ohne dafür einen großen Programmieraufwand in Kauf nehmen zu müssen. 

Wir können dir also bis zu drei weitere Spalten in der Gesamt-Teilnehmerübersicht in den Termindetails konfigurieren. Dabei kann der Name der Spalte und der Name des Mouseovers frei definiert werden (Abbildung 1). Du kannst diese Zusatzspalte nutzen, um Informationen abzubilden, die durch ja (grüner Haken) oder nein (rotes Kreuz) beantwortet werden können. 

Ein einfaches Anwendungsbeispiel:

Du möchtest auf einen Blick erkennen, ob die Teilnehmer bereits das 18. Lebensjahr erreicht haben.

Dann könnte dies wie folgt aussehen:

Abbildung 1: Neue Spalte "Ü18" (exemplarisch)

Wir haben also die Spalte “Ü18” neu konfiguriert. Das Mouseover über die Headline zeigt dann die Bedeutung der Spalte. In diesem Fall:  “Hat der Teilnehmer das 18. Lebensjahr vollendet?”.

Du siehst dann darunter, dass für die Teilnehmerin Mustermann, Martha ein grünes Häkchen angezeigt wird (Sie ist also über 18) und für Curie, Marie wird ein rotes X angezeigt, diese ist also noch nicht 18 Jahre alt. 

Wenn diese Spalten für dich konfiguriert sind, wird hier standardmäßig ein rotes X angezeigt. Sobald du oder deine Kollegen darauf klicken, wird daraus ein grüner Haken und umgekehrt.

Du kannst die Texte für die Überschrift, das Mouseover der Überschrift, das Mouseover des roten x und auch das Mouseover des grünen Häkchens selbst definieren.

Verknüpfung mit der Lizenz für Buchungsabfragen 

Ein sehr geniales Feature ist die Verknüpfung mit dem Modul “Buchungsabfragen”.

Denn wir können dies ganz einfach kombinieren.

Wenn du also nicht für jeden Teilnehmer diese Information in den Termindetails manuell eintragen möchtest, sondern dir eine Automatisierung viel lieber ist, dann kannst du diese Frage einfach als Buchungsabfrage in deinem Termin hinterlegen.

Sobald der Teilnehmer dann im Zuge der Buchung im Webshop diese Frage mit “Ja” beantwortet hat (Es darf nur eine geschlossene Frage sein, die mit “Ja” oder “Nein” zu beantworten ist) ändert sich das rote X in den Termindetails in ein grünes Häkchen. Dafür muss bei Erstellung der Buchungsabfragen, als Speicherort das Teilnehmerzusatzfeld 18,19 oder 20 gewählt werden. Denn dort werden die Antworten abgespeichert.  

Möchtest du wissen, wie genau die Buchungsabfragen funktionieren, kannst du dir unseren Blogbeitrag Buchungsabfragen anschauen.

 

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Wichtige Fragen bereits bei der Buchung stellen

Heute haben wir einen Tipp zum Einsatz von Buchungsabfragen für dich. Buchungsabfragen sind in der celanio Seminarverwaltungssoftware Fragen, die du den Veranstaltungsteilnehmern bereits bei der Veranstaltungsbuchung stellen kannst. Hast du beispielsweise immer wieder dieselben Fragen an deine Veranstaltungsteilnehmer, dann kannst du diese Fragen und Antworten selbst für den neuen Webshop konfigurieren. Und ob du dieselben Buchungsabfragen für alle deine Veranstaltungen oder nur für einzelne ausgewählte Veranstaltungstermine nutzen möchtest, entscheidest du ganz allein!

Die richtigen Fragen stellen und zeitintensive Diskussionen vermeiden

Stelle deinen Kunden doch gleich bei der Veranstaltungsbuchung die Fragen, die dich wirklich immer interessieren! Du weißt selbst am besten, wie das ist, wenn man die wichtigen Fragen erst spät oder gar nicht stellt. Das fängt schon dort an, wo ein gemeinsames Abendessen geplant ist:  zum einen kostet die Frage, wer überhaupt am Abendessen teilnehmen will, während der Veranstaltung unnötig Zeit; zum anderen hat die scheinbar so harmlose Frage, ob es Vegetarier gibt, bereits so manche Diskussion ausgelöst. Die Vegetarier müssen sich rechtfertigen, die Omnivoren Ihre Essensgewohnheiten bestenfalls verleugnen.

Solche „öffentlichen“ Diskussionen und den damit einhergehenden Zeitverlust verhinderst du durch eine einfache Ja/Nein-Auswahl zur Frage nach der Teilnahme am Abendessen und einer Drop-Down-Liste mit Auswahlmöglichkeiten zu den Essenspräferenzen. Die Antwort speichert die celanio Seminarverwaltung als Bemerkung beim Veranstaltungsteilnehmer oder beim Kontakt ab. Auch das kannst du selbst entscheiden bei der Erstellung der Frage. So findest du die wichtigsten Informationen immer wieder an derselben Stelle. Mit einem Klick ist die Frage beantwortet und dem Restaurant gemailt.

Exemplarisches Vorgehen an der oben beschriebenen Fragestellung:

  1. Zuerst wird eine Kategorie erstellt. In diesem Falle die Kategorie “Abschlussessen”.
  2. Dann kann hier pro Frage ein Eintrag erstellt werden. Für unser Beispiel:
    • Welches Gericht dürfen wir dir für unser Abschlussabendessen vorbestellen?

 

Abbildung 1: Buchungsabfrage erstellen

Du siehst also in Abbildung 1, wie eine solche Buchungsabfrage im Backend erstellt wird.

1 = Hier wird die Frage eingetragen.

2 = Hier kannst du entscheiden, ob es sich bei der Frage um ein Pflichtfeld handeln soll.

3 = Hier kannst du entscheiden, in welchem Teilnehmer-Sonderfeld die Anwort gespeichert werden soll.

4 = Hier kannst du zusätzlich entscheiden, ob die Frage auch als Zusatzfeld im Kontakt gespeichert werden soll, wenn es sich um Informationen handelt, die vllt. bei weiteren Buchungen relevant sind.

5= Hier kannst du vordefinieren, dass der Teilnehmer in einer Kontaktkategorie gespeichert wird, sobald er eine Frage beantwortet hat, in der du die Antworten zuvor mit einer Kontaktkategorie verknüpft hast. 

6 = Hier kannst du entscheiden, wie die Frage zu beantworten ist. (Mögliche Werte: Radio-Button, Dropdown-Liste, Freitext und bei Auswahl Kontaktkategorie unter #5 noch zusätzlich Checkbox).

7 = Hier kannst du die Antwortmöglichkeiten hinterlegen.

8 = Bei Bedarf kannst du hier noch einen Infotext ergänzen, der dann im Webshop als Mouseover über in kleines Info-Icon angezeigt wird. 

Diese Frage könnte dann im Webshop wie folgt aussehen:

Abbildung 2 : Dartellung im Webshop

Fazit

Du möchtest die Buchungsfragen auch in deinem neuen Webshop einsetzen, dann nehme gleich mit uns Kontakt auf. Falls dir das obige Beispiel bekannt vorkommt oder du andere Erlebnisse mit zu spät oder gar nicht gestellten Fragen bei deinen Veranstaltungen hast, freuen wir uns natürlich ebenso über eine kurze Nachricht über das Kontaktformular.

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