Das Extranet
Kennst du schon unser Portal für öffentliche Teilnehmer und Mitarbeiter, das sogenannte Extranet? Das Extranet ist ein Bereich auf deiner Website, auf den nur Personen zugreifen können, die auch die entsprechenden Zugangsdaten haben. Dieses optionale Modul bietet dir eine Vielzahl an Möglichkeiten, die dich bei deinen Arbeitsprozessen entlasten. Besonders wenn du deinen Teilnehmern die Veranstaltungsbuchung über das Frontend anbietest, ist das Extranet eine tolle Ergänzung dazu. Im Folgenden nennen wir dir einige tolle Features, die dir mit der Nutzung des Extranets zugutekommen.
Vorausgefülltes Teilnehmerformular
Du kennst es doch sicherlich: Du möchtest dich auf einer Seite anmelden oder etwas bestellen und dabei nicht bei jedem Besuch all deine Daten immer wieder manuell eingeben müssen. Dafür hat unsere Seminarmanagement-Software eine einfache, aber effiziente Lösung: Sobald der Extranet-Nutzer sich eingeloggt hat, werden all seine Daten bei der Buchung automatisch vorausgefüllt. Selbstverständlich kann er diese manuell noch ändern. Hier hast du dann übrigens 2 Fliegen mit einer Klappe geschlagen, denn die geänderten Daten werden natürlich automatisch auch im Kontakt abgespeichert, sodass du nicht noch irgendetwas manuell anpassen musst.
Falls du dich jetzt fragst, ob es nicht ein riesiger Aufwand wäre, wenn du deinen Teilnehmern allen erst einen Extranet-Account erstellen musst – Nein, ganz im Gegenteil. Denn wenn deine Teilnehmer sich in einen Termin einbuchen, können automatisch die Zugangsdaten für das Extranet generiert und mit der Buchungsbestätigung per E-Mail an die Teilnehmer gesendet werden.
Sollten Teilnehmer ihr Passwort vergessen haben, gibt es natürlich auch die Möglichkeit, das Passwort zurücksetzen zu lassen und über die E-Mail-Adresse neu anzufordern.
Meine Veranstaltungen
Damit du noch weniger bürokratischen Aufwand hast, können Extranet-Benutzer ihre gebuchten Veranstaltungen teilweise sogar selber verwalten. Dadurch kannst du dir die eine oder andere E-Mail bzw. das ein oder andere Telefonat sparen. Im Bereich “Meine Veranstaltungsteilnahmen” haben die Benutzer des Extranets nicht nur den Überblick über ihre gebuchten Veranstaltungen, sondern haben sogar die Möglichkeit, die eigenen Buchungen zu stornieren oder ihre reservierten Plätze verbindlich zu buchen. Sollte der Extranet-User seine Buchung stornieren, wirst du natürlich darüber informiert.
Gruppenbuchungen
Teilnehmer, die im Extranet eingeloggt sind, können zudem ihre Gruppenbuchungen einsehen. Sollten deine Teilnehmer außerdem eine anonyme Gruppe buchen wollen, so ist dies nur im Extranet möglich. Anonyme Gruppen können dann in der Gruppenbuchungen-Übersicht auch umgewandelt werden.
Download von Teilnahmezertifikaten, Urkunden und Co.
Du hast es satt, immer alle Dokumente manuell an deine Teilnehmer zu versenden oder deine Teilnehmer melden sich vermehrt, weil sie ihr Unterlagen nicht mehr finden? Auch dafür gibt es über das Extranet eine geniale Lösung: Mit dem Zeitpunkt der Buchung erscheinen im Extranet-Bereich „Downloads“ die für das Seminar hinterlegten Dokumente. Deine Teilnehmer können sich hier dann all Ihre Unterlagen beliebig oft und mit wenigen Klicks herunterladen. Damit sparst du also nicht nur personelle Kapazitäten, sondern auch eventuelle Druck- und Portokosten.
Anpassung der Kontaktdaten
Wie oben bereits erwähnt, kann der Teilnehmer im Buchungsprozess seine Kontaktdaten selber ändern. Sollte der Teilnehmer seine Daten ändern wollen, ohne dafür einen Termin zu buchen, kann er auch dies im Extranet der celanio Seminarsoftware tun. Hier gibt es einen extra Bereich mit der Übersicht über all seine Daten. Diese kann der Extranet-Benutzer eigenständig bearbeiten, ohne administrativen Aufwand für dich zu verursachen. Selbstverständlich wirst du über Änderungen informiert, musst hier jedoch nichts weiter tun.
Übrigens können die Texte auf der Startseite des Extranets sowie auf der Login-Seite individuell angepasst werden und für die Menüpunkte können eigene Bezeichnungen gewählt werden. Somit kannst du die Extranet-Oberfläche ganz nach deinen Wünschen gestalten.
Fazit
Wenn du also dir und deinen Teilnehmern oder auch Mitarbeitern Zeit sparen möchtest, indem du ihnen die Möglichkeit bietest, einen Großteil des Buchungsprozesses, der Kontakdaten und des Dokumentdownloads eigenständig zu verwalten, dann bist du mit dem Extranet der celanio Seminarverwaltung bestens beraten.
Wenn dich das Thema interessiert und du noch viele weitere Features des celanio-Extranets kennenlernen möchtest, dann nimm einfach Kontakt zu uns auf und frage gern nach unserem Produktdatenblatt zum Extranet.
Kontaktiere uns
Falls du Interesse an diesem Modul hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Sende uns eine E-Mail an welcome@celanio.com. Wir melden uns dann mit weiteren Details bei dir. Natürlich freuen wir uns auch über dein Feedback.
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