Stornierungen gehören zum Veranstaltungsalltag dazu. Manchmal passt der Termin nicht mehr, manchmal wird jemand krank – und manchmal ändern sich Pläne einfach kurzfristig. Entscheidend ist dann nicht nur, dass Teilnehmer storniert werden können, sondern wie einfach und transparent der Prozess abläuft.
Mit den neuen Funktionen rund um Teilnehmerstornierungen in der celanio Seminarverwaltung behältst du jederzeit den Überblick. Du definierst klare Stornobedingungen, hinterlegst passende Texte – und die Berechnung läuft automatisch im Hintergrund.
Eigene Stornosets anlegen
Im Bereich der Stornosets findest du eine Übersicht aller bereits angelegten Vorlagensätze. Hier kannst du natürlich auch ganz einfach ein neues Storno-set erstellen.
Klicke dafür auf „Neuer Storno-Vorlagensatz“ und lege für das Stornoset individuelle Bedingungen fest. Dabei kannst du folgendes bestimmen:
die prozentuale Stornogebühr
die Anzahl der Tage vor Seminarbeginn
einen individuellen Stornotext
Das besonders Praktische hierbei ist, dass du entscheiden kannst, wo der Stornotext gespeichert wird – als Positionsbeschreibung im Warenkorb, als Zusatztext für den Kunden oder an beiden Stellen. Der Text erscheint später automatisch auch an der entsprechenden Stelle auf der Rechnung. So bleibt alles nachvollziehbar und übersichtlich – ein Service, den deine Teilnehmer sicher zu schätzen wissen.
Gut zu wissen: Du kannst beliebig viele Stornobedingungen pro Set hinterlegen, das System wählt bei einer Stornierung automatisch die passende Bedingung – abhängig vom aktuellen Datum. Du kannst dich also entspannt deinen anderen Aufgaben widmen und musst nichts nachrechnen oder überlegen, welche Regel greift.
Stornobedingungen direkt bei der Preisfindung hinterlegen
Um den Stornoprozess noch einfacher zu gestalten, kannst du die gewünschten Stornosets direkt bei der Preisdefinition im Veranstaltungsstamm oder im Termin hinterlegen.
Wenn du Teilnehmer im Backend stornierst, ist das passende Set beim Storno-Prozess bereits vorausgewählt. So ist jede Preisvariante automatisch mit der richtigen Stornoregel verknüpft – alles läuft reibungslos, nachvollziehbar und ohne zusätzlichen Aufwand für dich.
Teilnehmer schnell und einfach im Backend stornieren
Eine Stornierung erfolgt im Modul „Termindetails“ im Reiter „Teilnehmer“. Du wählst einen oder mehrere Teilnehmer per Checkbox aus und startest den Prozess ganz einfach über „Teilnehmer stornieren“.
Du kannst daraufhin ein Stornoset auswählen. Das System berechnet dann automatisch – basierend auf dem aktuellen Datum – die anfallenden Stornogebühren und zeigt dir die passende Stornobedingung an. Natürlich kannst du diese bei Bedarf ändern oder Gebühren aus Kulanz anpassen.
Ob ein Stornotext hinterlegt ist, wird durch ein ein Info-Symbol signalisiert und der entsprechende Text ist im Mouseover sichtbar.
Nach dem Speichern läuft der gesamte Prozess automatisch im Hintergrund ab. Die ursprünglichen Positionen werden im Warenkorb kopiert und negiert, damit die Stornierung korrekt dargestellt wird. Falls Gebühren anfallen, werden diese zusätzlich erfasst. Wurde ein Stornotext hinterlegt, erscheint dieser – je nach gewähltem Speicherort – im Warenkorb und später auch auf der Rechnung.
Existiert bereits eine Rechnung, erzeugt das System automatisch eine Storno-Rechnung und berücksichtigt auch Teilabrechnungen. Du musst nichts manuell nachberechnen oder korrigieren.
Nach Abschluss erhalten die Teilnehmer den entsprechenden Status.
So läuft alles quasi von selbst – du kannst dich zurücklehnen, während die Seminarverwaltungssoftware die Arbeit für dich erledigt.
Übrigens: Wenn du bereits Kunde bei celanio bist, kannst du dir die Funktion mit einer einmaligen Investition von nur 2 Stunden zum aktuellen Stundensatz sichern – und profitierst dauerhaft von einem nahezu selbstlaufenden Stornoprozess. Schreib uns dafür einfach eine E-Mail an welcome@celanio.com und wir schalten die Funktion gerne für dich frei.
Fazit
Teilnehmerstornierungen müssen nicht kompliziert sein. Mit individuell definierten Stornosets, auswählbaren Stornotexten und automatischer Übergabe in Warenkorb und Rechnung läuft alles strukturiert, transparent und zuverlässig ab. Du legst einmal die Regeln fest, das System kümmert sich um den Rest, spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Teilnehmer jederzeit klar informiert sind.
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