Mehr Überblick in der Teilnehmerverwaltung: Du entscheidest, welche Druckdokumente wirklich gebraucht werden
Hand aufs Herz: Wie viele Druckdokumente sind in deinem Seminartermin aktuell hinterlegt? Teilnahmebescheinigung, Teilnehmerliste, Namensschilder, Dozentenunterlagen, Interne Checklisten. Vielleicht noch spezielle Bescheinigungen für einzelne Formate?
Und jetzt die entscheidende Frage: Brauchst du wirklich jedes dieser Dokumente in jedem einzelnen Termin? Wahrscheinlich nicht. Genau deshalb kannst du ab sofort selbst steuern, welche Druckdokumente in welchem Termin verfügbar sein sollen.
Ein typischer Praxisfall
Du organisierst ein offenes Seminar mit 20 Teilnehmern. Hier brauchst du:
• Teilnahmebescheinigungen
• Teilnehmerliste
• Namensschilder
Alles andere stört eher, als dass es hilft. Eine Woche später legst du einen Inhouse-Termin für einen Großkunden an. Hier benötigst du:
• Eine interne Teilnehmerliste
• Eine individuelle Bescheinigungsvorlage
• Vielleicht eine spezielle Auswertung
Warum sollten also im offenen Seminar dieselben Dokumente sichtbar sein wie im Inhouse-Termin? Mit unserer Seminarsoftware entscheidest du genau das selbst.
So funktioniert es
Direkt im Veranstaltungsstamm, also dem Gerüst, woraus später dein Termin seine Daten zieht, kannst du die hinterlegten Druckdokumente pro Veranstaltung aktivieren oder deaktivieren. Das bedeutet für dich:
Du reduzierst die Auswahl auf das, was wirklich relevant ist.
Dein Team sieht nur die Dokumente, die es in diesem Termin auch nutzen soll.
Fehlklicks auf falsche Vorlagen gehören der Vergangenheit an. Auch ewiges Suchen und Scrollen entfällt. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit denselben Veranstaltungen arbeiten, sorgt diese Funktion für Klarheit.
Mehr Struktur. Weniger Chaos.
Je länger man mit einer Software arbeitet, desto mehr Vorlagen entstehen. Das ist ganz normal. Neue Formate kommen dazu, individuelle Kundenwünsche, Sonderfälle. Alte Vorlagen entfallen oder werden ausgetauscht. Ohne flexible Steuerung wird die Dokumentenliste irgendwann unübersichtlich.
Mit dieser Funktion bleibt dein Veranstaltungsstamm sauber strukturiert. Du bestimmst die Spielregeln pro Termin.
Das Ergebnis:
• Schnellere Abläufe im Tagesgeschäft
• Weniger Rückfragen im Team
• Klare, nachvollziehbare Prozesse
• Professioneller Auftritt gegenüber deinen Teilnehmern
Du passt die Software an deine Prozesse an
Jede Organisation arbeitet anders. Manche standardisieren stark, andere brauchen viel Individualität. Unsere Seminarsoftware gibt dir genau diese Freiheit. Die Vorlagen bleiben zentral im System hinterlegt. Im Termin entscheidest du, was davon zum Einsatz kommt.
Ein Klick. Klare Struktur. Fertig.
In celanio:
Hier siehst du also, dass du ganz einfach die nicht benötigten Dokumente in das Feld „Deaktivierte PDFs“ verschieben kannst und dann werden diese für den Termin nicht mehr angezeigt. Dasselbe gilt auch auf der rechten Seite für die Dokumente, die auf der Website heruntergeladen werden können.
Fazit:
Es sind oft nicht die großen Funktionen, die den Arbeitsalltag spürbar verbessern. Sondern die durchdachten Details. Mit der flexiblen und individuellen Steuerung, die dir die celanio Seminarverwaltungssoftware bietet, gewinnst du Übersicht, Effizienz und Kontrolle.
Probier es aus und erlebe selbst, wie viel einfacher Seminare verwalten sein kann. Die Funktion schalten wir für Bestandskunden für psch. 2h frei. Für Kunden gibt’s dazu in der internen Kundendokumentation (Startseite/Changelogs vom 29.01.2026) mehr Informationen und einen Link auf die geänderte Dokumentation).
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Solltest du Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, kannst du uns gerne eine E-Mail an welcome@celanio.com senden.
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