Ob Buchungsbestätigung, Newsletter oder Zahlungserinnerungen versenden – E-Mails begleiten viele Prozesse im Hintergrund, oft unbemerkt, aber entscheidend. Standard-Systemvorlagen erledigen ihre Arbeit zuverlässig. Aber was, wenn eine Systemvorlage plötzlich nicht mehr zu deinen Anforderungen passt?
Systemvorlagen mal zwei
Wann kann es überhaupt notwendig sein, dass du mehr Flexibilität brauchst, um nicht nur ein Set an Systemvorlagen zu benutzen, sondern diese weiter zu individualisieren? Wir nennen dir hier gerne zwei Anwendungsbeispiele.
- In einem Mehr-Mandanten-System hast du zwei verschiedene Firmen, die in Mandanten getrennt sind. Natürlich benötigst du unterschiedliche Signaturen oder auch die richtigen Impressumsangaben für die jeweilige Firma.
- Der zweite Anwendungsfall könnte innerhalb einer Firma oder Akademie sein. Während du für deine Kunden ein offenes Teilnehmerportal hast, benötigst du für die Mitarbeiterakademie intern ganz andere Informationen oder Vorlagen. Während du vielleicht auf dem einen Vorlagenset deine Kunden mit „Sie“ ansprichst, sprichst du im internen Mitarbeiterportal vielleicht die Kunden konsequent mit „Du“ an.
Das sind jetzt nur zwei Anwendungsfälle, die aber sofort sichtbar machen, dass du im Bereich Vorlagen verschiedene Sets benötigst.
In der celanio Seminarverwaltungssoftware kannst du deshalb nun definieren, welche Vorlagen für welche Prozesse genutzt werden. Das ist besonders praktisch in Mehrmandantensystemen, wo du für gleiche Vorgänge unkompliziert individuelle Vorlagen einsetzen kannst.
Automatisierte Kommunikation zu Veranstaltungen mit persönlicher Note
E-Mail-Vorlagen kommen überall dort zum Einsatz, wo Abläufe automatisiert sind – zum Beispiel bei Buchungsbestätigungen oder Veranstaltungszusagen. Direkt im Veranstaltungsstamm oder im Termin wählst du per Drop-down-Menü aus, welche Vorlage automatisch versendet wird.
Je nach Lizenzierung stehen dir zusätzlich Vorlagen für optionale Funktionen zur Verfügung, etwa für Reservierungsbestätigungen, Teilnehmerbuchungen auf der Warteliste oder Umbuchungen in einen anderen Termin. So deckst du auch besondere Situationen sauber ab, ohne jedes Mal manuell eingreifen zu müssen.
Legst du eine Vorlage im Veranstaltungsstamm fest, wird sie automatisch im jeweiligen Termin vorausgewählt. Natürlich kannst du für einzelne Termine auch abweichende Vorlagen definieren. Auf diese Weise lassen sich Standard-Systemvorlagen jederzeit durch eigene, individuell gestaltete Vorlagen ersetzen – selbst bei komplexeren Abläufen bleibt deine Kommunikation klar und konsistent.
Extranet-Prozesse verständlich und individuell gestalten
Auch im Extranet hast du volle Gestaltungsfreiheit. Für Prozesse wie die Registrierung oder das Zurücksetzen von Passwörtern kannst du optional eigene E-Mail-Vorlagen hinterlegen und damit die Standard-Mails ersetzen. Das schafft Wiedererkennungswert und hilft deinen Kontakten, die nächsten Schritte schnell und sicher nachzuvollziehen.
Wenn du bereits Kunde bei celanio bist und das Exranet nutzt, dann schreib uns gerne eine formlose Mail an welcome@celanio.com und wir schalten hier individuelle Vorlagen für dich frei.
Mahnwesen: automatisch erinnern, passend formuliert
Offene Rechnungen gehören zum Alltag – und müssen trotzdem professionell kommuniziert werden. Das Mahnwesen unterstützt dich dabei, Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisiert zu versenden. Für jede der drei Mahnstufen kannst du eigene Vorlagen definieren und den Tonfall gezielt anpassen. So bleibst du freundlich und klar zugleich und behältst jederzeit die Kontrolle über den Inhalt.
Newsletter-Verwaltung mit voller Kontrolle
Auch beim Newsletter bestimmst du selbst, wie deine Kommunikation aussieht. Du wählst die passenden Vorlagen aus und kannst Standard-Systemvorlagen jederzeit durch eigene ersetzen. Ob Anmeldung, Abmeldung oder Themenänderung – jede Vorlage lässt sich individuell anpassen und auf deinen Stil abstimmen.
Fazit
Mit eigenen E-Mail-Vorlagen ersetzt du globale Systemtexte, sparst Zeit und sorgst gleichzeitig für eine im jeweiligen Seminartermin noch gezieltere Ansprache. Automatisierte Abläufe und individuelle Kommunikation ergänzen sich so perfekt.
Wenn du dich für das Thema Kommunikationsmanager und Vorlagengestaltung interessierst, dann schau dir gerne auch unseren Artikel Kommunikationsmanager im neuen Design dazu an.
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