Montag: Seminarunterlagen. Dienstag: Präsentation. Mittwoch: „Ach ja, das Video wollte ich den Teilnehmern auch noch schicken.“ Du kennst das bestimmt, rund um eine Veranstaltung kommt schnell einiges zusammen.
Statt verschiedene Dateien per E-Mail zu verschicken oder an mehreren Stellen abzulegen, kannst du mit der celanio Seminarverwaltung einfach alle wichtigen Inhalte direkt deiner Veranstaltung zuordnen. Deine Teilnehmer finden die Unterlagen anschließend gebündelt bei ihrer gebuchten Veranstaltung im Extranet – genau dort, wo sie ohnehin nachschauen.
Deine Unterlagen – passend zur Veranstaltung
Im Veranstaltungsstamm kannst du alle Inhalte hinterlegen, die zu deiner Veranstaltung gehören. Klicke dafür in der Veranstaltungsübersicht beim gewünschten Stamm auf „Dateien der Veranstaltung verwalten“. Anschließend kannst du über den Datei-Manager Dokumente hinzufügen oder Links hinterlegen.
Dabei hast du volle Kontrolle darüber, wer auf die Inhalte zugreifen kann und wann sie sichtbar sind. So kannst du Dateien beispielsweise öffentlich zugänglich machen, deinen Trainern zur Verfügung stellen oder gezielt nur für deine Teilnehmer im Extranet freigeben.
Besonders praktisch wird es bei der zeitlichen Steuerung. Du möchtest die Präsentation bereits drei Tage vor Veranstaltungsbeginn bereitstellen, die Teilnahmebescheinigung aber erst nach dem Seminar? Kein Problem! Wähle einfach die Zugriffsgruppe „Teilnehmer“ und lege den gewünschten Zeitraum fest. Zusätzlich kannst du die Anzeige an den Termin- oder Teilnehmerstatus knüpfen.
So bekommt jeder genau die Inhalte, die er braucht – zur richtigen Zeit und am richtigen Ort.
Natürlich kannst du Inhalte auch ganz gezielt einem einzelnen Termin zuordnen. Du kannst eigene Dateien für einen bestimmten Termin hinterlegen oder bereits vorhandene Unterlagen aus dem Veranstaltungsstamm übernehmen. So musst du allgemeine Seminarunterlagen nicht jedes Mal neu hochladen und kannst trotzdem zusätzliche Dokumente bereitstellen, die nur für einen bestimmten Termin relevant sind.
Auch Druckdokumente lassen sich einbinden
Ein weiteres praktisches Extra: Auch Druckdokumente aus deinem celanio Seminarveraltungssystem kannst du als veranstaltungsspezifische Dateien hinterlegen.
Der große Vorteil dabei: Auch hier bestimmst du über die Zugriffsbedingungen selbst, wer das Dokument sehen kann und wann es verfügbar ist. So kannst du beispielsweise Teilnahmebescheinigungen, individuelle Informationen oder andere Dokumente gezielt den passenden Teilnehmern zur Verfügung stellen – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Videos direkt für deine Teilnehmer
Wenn du deinen Teilnehmern nicht nur PDFs und Dokumente zur Verfügung stellen möchtest, kannst du in celanio auch Videos als veranstaltungsspezifische Dateien hinterlegen.
Aktuell lassen sich Videos von YouTube und Vimeo einbinden. Einmal hinterlegt, werden sie deinen Teilnehmern direkt bei der jeweiligen gebuchten Veranstaltung im Extranet angezeigt.
Das ist besonders praktisch für ergänzende Lernvideos, Aufzeichnungen oder kurze Vorbereitungsvideos. So kannst du dein Seminarangebot ganz einfach um digitale Inhalte erweitern und deinen Teilnehmern auch über die eigentliche Veranstaltung hinaus zusätzlichen Mehrwert bieten.
Persönliche Unterlagen mit Wasserzeichen schützen
Du möchtest deine bereitgestellten PDF-Unterlagen schützen und gleichzeitig nachvollziehbar machen, für wen sie bestimmt sind? Dann kannst du für ausgewählte PDFs ganz einfach ein individuelles Wasserzeichen aktivieren.
Dabei legst du selbst fest, wo das Wasserzeichen erscheint und welcher Text angezeigt wird – beispielsweise der Name des jeweiligen Teilnehmers. Zusätzlich kannst du festlegen, dass das Dokument als Bild-PDF bereitgestellt wird.
So bleiben deine Unterlagen für die Teilnehmer bequem zugänglich und lassen sich gleichzeitig eindeutig einer Person zuordnen.
Fazit
Egal ob klassische Seminarunterlagen, Links, Videos oder individuelle Dokumente – mit den veranstaltungsspezifischen Dateien hast du alle Inhalte dort, wo sie hingehören: direkt bei deiner Veranstaltung.
Wenn du bereits celanio Kunde bist und die erweiterten Möglichkeiten für deine veranstaltungsspezifischen Dateien nutzen möchtest, dann schreib uns einfach eine kurze, formlose Mail an welcome@celanio. Wir schauen gemeinsam, welche Funktionen für dich interessant sind, und kümmern uns um die Freischaltung.
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Solltest du Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, kannst du uns gerne eine E-Mail an welcome@celanio.com senden.
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