Die celanio Seminarverwaltungssoftware bietet dir die Möglichkeit, verbindliche Buchungen für Veranstaltungen durchzuführen. Aber ist es auch möglich, einen Platz für deine Teilnehmer in einer Veranstaltung zu reservieren?
Ja, ist es es! Mit der optionalen Reservierungsfunktion kannst du ganz unverbindlich Plätze in Veranstaltungen reservieren und die Reservierungen schnell und unkompliziert verwalten. Wie das alles funktioniert, erklären wir dir in diesem Beitrag.
Sobald wir die Reservierungsfunktion für dich freigeschaltet haben, kannst du Teilnehmer unverbindlich für Veranstaltungen buchen. Dafür musst du beim gewohnten Buchungsprozess im internen Buchkunstdialog lediglich das Kästchen unter dem Buchstaben “R” aktivieren.
Nachdem du anschließend auf “Speichern” geklickt hast, erscheint der Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht mit dem Status “Reserviert”. Der Teilnehmer verfügt bereits über einen Warenkorb, ist aber noch nicht verbindlich eingebucht. Die Buchung erfolgt im Nachgang ganz unkompliziert über die Reservierungsverwaltung.
Du gelangst zur Reservierungsverwaltung, wenn du in der Managementzentrale oben den Menüpunkt “Reservierungen” auswählst.
Der Filter und die Übersicht
Mithilfe des Filters kannst du gezielt sowohl nach Veranstaltungen als auch nach bestimmten Terminen mit Reservierungen suchen.
In der Übersicht werden dir je nach Filtereinstellung einer oder mehrere Veranstaltungstermine angezeigt. Indem du auf den Titel des Termins klickst, gelangst du zu den Termindetails und wenn du mit der Maus über das (i)-Symbol fährst, wird dir die zugehörige Veranstaltung zum Termin angezeigt.
In der Übersicht siehst du die Teilnehmer-ID, den Namen, die zugehörige Gruppe, die Herkunft und das Reservierungsdatum der Teilnehmer. Außerdem kannst du zwischen folgenden Aktionen wählen:
- Kontaktdetails aufrufen: Durch das Klicken auf das Adressbuch-Symbol in der Spalte mit der Überschrift “KM” gelangst du zu den Kontaktdetails des Teilnehmers.
- Teilnehmerdetails aufrufen: Das Symbol mit dem Auge führt dich zu den Teilnehmerdetails. Hier kannst du den Warenkorb und die Teilnehmerdaten einsehen.
- Nachricht senden: Hier hast du die Möglichkeit, dem Teilnehmer eine Nachricht zukommen zu lassen.
- Teilnehmer umbuchen: Durch das Klicken auf diesen Button kannst du den Teilnehmer umbuchen.
- Teilnehmer einbuchen/verwalten: Hier hast du die Möglichkeit, den Teilnehmer verbindlich einzubuchen bzw. diesem Teilnehmer einen bestimmten Status zu verleihen. Außerdem kannst du ihm eine Nachricht zukommen lassen.
Zusätzlich kannst du mehrere Teilnehmer auszuwählen, und diesen entweder eine Nachricht schicken oder sie verbindlich einbuchen.
Das ist aber noch nicht alles. Sicherlich ist dir aufgefallen, dass in der Übersicht auch Teilnehmer mit der Herkunft “Online Reservierung” auftauchen. Tatsächlich haben die Teilnehmer deiner Veranstaltungen auch die Möglichkeit, selbst Reservierungen im Webshop zu tätigen. Dafür müssen sie beim Abschließen einer Buchung einfach auf den Button “Unverbindlich reservieren” drücken. Und sollten deine Teilnehmer über einen Zugang zum Extranet verfügen, können sie ihre eigenen Reservierungen sogar selber verwalten, indem sie den Platz verbindlich buchen oder ihre Reservierung stornieren.
Letztendlich hast du jedoch die volle Kontrolle über die Reservierungen. Du kannst nämlich beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins selbst bestimmen, ob die Reservierungsfunktion für diesen Termin zur Verfügung stehen soll oder nicht. Wie lange die Reservierungsfunktion im Webshop sichtbar bleibt, kannst du ebenfalls selbst festlegen.
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