Du kannst nun in celanio E-Rechnungen nutzen
Wie du wahrscheinlich bereits weißt, wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Dies ist natürlich mit einer Übergangsfrist verbunden. Um dich darauf vorzubereiten, haben wir dich bereits im Juli in unserem Blog-Artikel mit allen wichtigen Informationen zur E-Rechnung sowie der Implementierung dieser in celanio versorgt.
In dem folgenden Artikel möchten wir dir nun zeigen, wie du diese optionale Funktion, die dir jetzt im celanio Seminarmanagement zur Verfügung steht, nutzen kannst.
Wichtige Information vorab: Da E-Rechnungen momentan nur im Geschäftsverkehr genutzt werden, wird eine Firma als Rechnungsempfänger vorausgesetzt. Die Firma kann hierbei die übergeordnete Firma eines Personenkontakts sein oder als Rechnungsempfänger für sich allein stehen.
Auswahl des Rechnungsformates im Auftrags- und Rechnungsmanager
Beim Erstellen bzw. Bearbeiten von Dokumenten im Auftrags- und Rechnungsmanager kannst du, nachdem du einen Rechnungsempfänger hinzugefügt hast, das Format für die Rechnung wählen.
Je nachdem welche Konfiguration bei dir vorliegt, stehen dir die Formate ZUGFeRD (Version 2.3, Stand: 05.12.2024) und/oder XRechnung (Version 3.0.1, Stand: 05.12.2024) zur Verfügung. Natürlich aktualisieren wir für unsere Kunden mit Wartungsvertrag auch in den Folgejahren die eingesetzten Versionen.
Natürlich kannst du auch weiterhin Rechnungen im gewohnten celanio PDF-Format verschicken.
Wird ein Dokument automatisch erstellt, zum Beispiel wenn du in den Termindetails einen Teilnehmer auswählst und dort einen Auftrag generierst, so wird diesem Teilnehmer automatisch das Rechnungsformat des Rechnungsempfängers hinterlegt.
Bei der Umwandlung von Dokumenten (beispielsweise bei der Umwandlung eines Auftrags in eine Rechnung) wird das Rechnungsformat immer eins zu eins weitergegeben. Das Format kann aber, je nach Status des Dokuments, noch verändert werden. Dadurch sparst du Zeit, behältst aber auch die volle Flexibilität.
Auch beim Schnellversand oder dem manuellen Versand per E-Mail wird automatisch das Dokument im gewählten Format hinterlegt und du musst hier nichts weiter tun. Du kannst dir außerdem im Auftrags- und Rechnungsmanager alle Formate eines Dokuments anzeigen lassen. In dieser Ansicht ist es ebenso möglich, mehrere Dokumente über die Checkboxen auszuwählen und die Auswahl in den Kommunikationsmanager zu übernehmen. So kannst du mehrere Versionen eines Rechnungsdokuments (zum Beispiel Rechnungen im Format ZUGFeRD bzw. XRechnung und zusätzlich im herkömmlichen PDF-Format) an einen Rechnungsempfänger verschicken.
Außerhalb des Auftrags- und Rechnungsmanagers ist es in celanio an einigen Stellen ebenso möglich, das Rechnungsformat selbstständig zu wählen.
Kontakte
Für Firmenkontakte kann im Kontaktmodul unter „Rechnungsdaten“ das Rechnungsformat gewählt werden. Damit deine Arbeitsprozesse schneller vonstattengehen, kann celanio zudem das Format, das standardmäßig für neu angelegte Firmen hinterlegt werden soll, für dich konfigurieren.
Personenkontakte können, wenn ein Firmenkontakt übergeordnet ist, sich unter „Rechnungsdaten“ das Rechnungsformat der übergeordneten Firma anzeigen lassen.
Interner Buchungsdialog
Wenn du eine Buchung im internen Buchungsdialog tätigst, kann auch hier das Rechnungsformat gewählt werden. Dieses wird dann auch im zugehörigen Kontakt aktualisiert, sofern du hier ein anderes Format wählst als beim Kontakt bereits hinterlegt ist.
Ähnlich verhält es sich bei Gruppenbuchungen, hier kannst du für den Rechnungsempfänger ebenfalls das Rechnungsformat selbstständig auswählen.
Damit du das gewählte Rechnungsformat im Blick behältst, wird es dir in den Teilnehmerdetails im Bereich des Rechnungsempfängers angezeigt.
Webshop
Um es deinen Teilnehmern zu ermöglichen, beim Abschließen einer Buchung im Webshop das Rechnungsformat selbst zu wählen, haben wir die Auswahl der Rechnungsformate auch im Webshop implementiert. Dabei kann hier die buchende Person selber das Rechnungsformat auswählen und du musst dies nicht im Nachgang für sie erledigen. Die Möglichkeit zur Angabe der Leitweg-ID, die für XRechnungen verpflichtend ist, haben wir hier ebenfalls berücksichtigt und die Buchungsformulare entsprechend um dieses Feld erweitert. Sollte der Buchende außerdem ein anderes Rechnungsformat wählen, als standardmäßig im Kontakt hinterlegt, wird dieses im zugehörigen Kontakt aktualisiert. Hier ist ebenfalls kein Handeln deinerseits erforderlich und dieser automatische Prozess sorgt dafür, dass du deine Zeit effizienter nutzen kannst, statt sie ständig mit etwaigen Änderungen zu verschwenden.
Kommunikationsmanager
Im Kommunikationsmanager gibt es zwei Variablen, die es dem Empfänger der E-Mail ermöglichen, das Format für Rechnungen selbst im Frontend auszuwählen – vorausgesetzt, es ist ein Frontend-Design in deiner Installation konfiguriert. Die Variablen geben einen Link zum Frontend aus, über den das Rechnungsformat für die Firma bzw. bei Personenkontakten für die übergeordnete Firma ausgewählt werden kann.
Fazit
Durch die Auswahl der verschiedenen Rechnungsformate kannst du den Versand von Rechnungen flexibel und selbstbestimmt steuern und das automatische Aktualisieren der Rechnungsformate bei Buchungen sorgt für eine enorme Zeitersparnis. Wenn du die neuen Rechnungsformate ZUGFeRD und/oder XRechnung nutzt, kannst du außerdem, dank der automatischen Erstellung und Validierung von Rechnungen, deine Rechnungsprozesse noch effizienter gestalten.
Solltest du dieses Feature nutzen wollen, dann komme gerne auf uns zu und wir helfen dir weiter. Nutze hierfür unser Kontaktformular oder sende eine E-Mail an welcome@celanio.com
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