Automatisierter Dokumentenversand – weniger Aufwand, mehr Zeit fürs Wesentliche
Wer regelmäßig Seminare organisiert, kennt das Spiel: Teilnahmebescheinigungen erstellen, offizielle Dokumente oder personalisierte Unterlagen verschicken – und das für jeden einzelnen Teilnehmer. Klar, das gehört dazu. Aber muss es wirklich so viel Zeit kosten?
Die gute Nachricht: Nein, muss es nicht. Mit einer Seminarverwaltungssoftware wie celanio lässt sich der Versand teilnehmerspezifischer Dokumente ganz einfach automatisieren. Einmal sauber eingerichtet, laufen diese Prozesse im Hintergrund – zuverlässig, fehlerfrei und deutlich entspannter als per Hand.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Automatisierung funktioniert, worauf man bei der Umsetzung achten sollte und welchen Unterschied das im Alltag macht.
Um diesen Prozess des automatischen Dokument-Versandes zu gewährleisten, werden zwei optionale Funktionen von celanio genutzt. Zum einen die automatisierten To-do-Listen und zum anderen die Funktion, dass in einer Vorlage des Kommunikationsmanagers auch Terminspezifische Dokumente angehängt werden können.
Im Folgenden zeigen wir dir einmal den kompletten Prozess:
Schritt 1:
Zuerst wird eine terminbezogene Vorlage im Kommunikationsmanger erstellt.
Schritt 2:
Nun wird ein To-do-Eintrag erstellt, dem wir diese Vorlage hinterlegen. Wir stellen ein, wann der automatische Versand stattfinden soll. In unserem Beispiel, einen Tag nach Ende der Veranstaltung. Außerdem definieren wir hier, dass die E-Mail nur an Teilnehmer versendet wird, welche im Status „nimmt teil“ sind.
Die Einstellungen hier kannst du natürlich ganz nach deinen Wünschen anpassen. Sollen die Zertifikate eine Woche später verschickt werden? Kein Problem. Stell alles so ein, dass es deinen Prozess bestmöglich abbildet. Was du hier alles konfigurieren kannst siehst du in unserem Blogbeitrag To-do’s mit celanio verwalten.
Schritt 3:
Da dieser Eintrag in der To-do-Liste „Allgemeine Seminarorganisation“ erstellt wurde, wird diese To-do-Liste nun in der Veranstaltung hinterlegt.
Schritt 4:
Nun warten wir geduldig bis die Veranstaltung stattgefunden hat und freuen uns darauf, dass uns aufgrund des automatischen Versandes aller Teilnahmedokumente nun eine Menge Arbeit erspart bleibt.
Hier einmal ein Beispiel, wie die versendete E-Mail aussieht, die wir am Anfang dieses Blogbeitrages in der Vorlage gesehen haben. Du siehst auch direkt, dass die Variablen automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt wurden:
Fazit
Wenn du jetzt gerade realisierst, wieviel Arbeit dir erspart bliebe und dass du mithilfe unseres automatischen Dokumentversandes auch noch deine Teilnehmer glücklich machst, weil diese immer pünktlich alle Unterlagen erhalten, dann melde dich schnell bei uns und dann kannst du schon bald dieses tolle Feature nutzen.
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