In unserem vorherigen Blogbeitrag (Automatisierte) To-do-Einträge haben wir dir ja bereits die Vorteile von To-do-Listen aufgezeigt und dir erklärt, welchen Mehrwert du aus den To-do-Einträgen der celanio Event-Management-Software ziehen kannst. Nun möchten wir dir aber auch zeigen, wie die erstellten To-do-Listen- und Einträge dann produktiv im Termin genutzt und verwaltet werden können. Wir gehen also davon aus, du hast deinen Termin erstellt und diesem alle relevanten To-do-Listen hinterlegt.
| Spalte | Erklärung | Mögliche Werte |
|---|---|---|
| Status | Hier kann direkt der Status erkannt werden | – erledigt ist (grün) – in Bearbeitung (gelb) – offen (weiß mit rotem viertel) – storniert (komplett rot) |
| Titel | Titel des To-do-Eintrages | – |
| To-do-Liste | Titel der To-do-Liste, indem der Eintrag erstellt wurde | – |
| Fällig | Das Fälligkeitsdatum wird automatisch von celanio berechnet anhand der Eingabe im To-do-Eintrag, z.b. 14 Tage nach dem Termin wird dann anhand des Startdatums des Termins berechnet | Jedes beliebige Datum |
| Zuständig | Die zuständige Person. Wird automatisch befüllt, wenn ein Eintrag nur eine Rolle hinterlegt wurde. Eine Rolle wäre z.b. der Ersteller des Termins | – Ein beliebiger Benutzer – Ersteller des Termins – Verantwortliche Person/Trainer – Orts- oder Hotelkontakt aus dem Termin – Verantwortliche Person für die To-do-Listen aus dem Termin – nicht angegeben |
 | Hier können die Fälligkeit und die Zuständigkeit des To-do-Eintrages bearbeitet werden | siehe „Fällig“ und „Zuständig“ |
 | Dieses Icon weist darauf hin, dass diesem To-do-Eintrag eine manuelle E-Mail hinterlegt wurde. Bei Klick darauf öffnet sich der Kommunikationsmanager mit der Vorlage und dem Empfänger, der im To-do bereits vordefiniert wurde. Durch Klick auf „senden“ kann die E-Mail direkt abgeschickt werden | – |
 | Dieses Icon deutet darauf hin, dass diesem To-do-Eintrag eine automatische E-Mail hinterlegt wurde. Diese wird automatisch zur vorgegebenen Zeit vom System versendet. Nach dem Versand erscheint ein Sprechblase, deren Mouseover anzeigt, wann und an wen diese E-Mail versendet wurde. Der Status des To-dos wird automatisch auf „erledigt“ gesetzt | – |
 | Dieses Kommentar-Icon erscheint, sobald entweder eine automatisch hinterlegte Mail versendet wurde ODER wenn der Benutzer dem To-do-Eintrag eine Bemerkung hinterlegt hat. Ein Mouseover zeigt diese Bemerkung | – |
Das Fälligkeits-Datum definiert sich in Abhängigkeit vom Termin.
Hast du also beim Erstellen der To-do-Liste als Fälligkeit „2 Tage vor Veranstaltungsbeginn“ ausgewählt, dann befüllt celanio das Fälligkeitsdatum hier in den Termindetails also automatisch. Als Bsp: Ist der Startermin der 20.11.2025, so wird als Fälligkeitsdatum hier der 18.11.2025 hinterlegt.
Besonderes Feature
Da es ja immer sein kann, dass das Fälligkeitsdatum auf einen Tag am Wochenende oder einen Feiertag fällt, haben wir natürlich auch dafür eine geniale Lösung:
Standardmäßig wird eine Arbeitswoche von Montag bis Freitag definiert. Das heißt, wenn das To-do nun auf einen Sonntag fällt, wird es standardmäßig auf den letzten Wochentag davor zurückdatiert. Also in diesem Fall auf den Freitag davor.
Was, wenn dieser Freitag aber nun ein gesetzlicher Feiertag ist? Hierfür wurden alle gesetzlichen Feiertage Deutschlands über eine Datenbanktabelle integriert. Das heißt diese werden wie Wochenenden gehandhabt. Die Fälligkeit wird standardmäßig auf den letzten Werktag davor datiert.
Damit du absolut flexibel sein und deine Prozesse bestmöglich abbilden kannst, können diese Einstellungen aber optional auf deine Bedürfnisse angepasst werden. Definiert werden kann:
- Wann deine Arbeitswoche regulär startet. (Beliebiger Wochentag, Standard: Montag)
- Wann deine Arbeitswoche regulär endet. (Beliebiger Wochentag, Standard: Freitag)
- Ob das Fälligkeitsdatum nicht angepasst werden soll oder ob es auf den nächsten Arbeitstag zurück- oder vordatiert werden soll. (Standard: Zurückdatieren)
- Ob Feiertage berücksichtigt werden sollen oder nicht. (Standard: Feiertage werden berücksichtigt.)
Fazit
Wenn du von den vielen Vorteilen profitieren möchtest, die dir die celanio To-do-Listen bieten, dann melde dich schnell bei uns.
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