Monat: November 2024

celanio stellt vor: der Seminar Kostenüberblick

Hast du dich schon einmal gefragt, wie vorteilhaft es wäre, eine klare Übersicht über Ein- und Ausgaben deiner Seminare auf einer zentralen Plattform zu haben? Also eine Mini-Version einer Ein- und Ausgabenrechnung?

Diese Funktion ist nun in celanio verfügbar und wird zukünftig als Terminkalkulation bezeichnet. Dieses Modul ist als Submodul unter Kostenstellen integriert und wir bieten dir die Möglichkeit, es drei Monate lang kostenlos zu testen (Aktion gilt für Bestellungen bis 31.12.2024). Für die Nutzung benötigst du die Artikelressourcen, die wir dir zusammen mit dem Modul freischalten, sofern du diese noch nicht hast.

Schau dir gerne den Screenshot an, den wir als ersten Überblick erstellt haben.

Im Kopfbereich kannst du die entsprechende Veranstaltung und den Termin auswählen, den du angezeigt haben möchtest. Natürlich gibt es auch aus der Management Zentrale / Termindetails einen direkten Link zur Terminkalkulation, wenn du sowieso gerade im Termin etwas bearbeitest.

Auf der linken Seite im Hauptbereich findest du eine vollständige Einnahmenübersicht, die nach Teilnehmern, die den Normalpreis zahlen, Teilnehmern mit speziellen Preisen und Gruppenpreisen aufgeschlüsselt ist. Zusätzlich kannst du im celanio Webshop Artikel hinzufügen, die im internen Dialog ebenfalls verfügbar sind (also den Teilnehmern mitverkauft wurden, z.B. gedruckte Unterlagen oder ein optionales Fachbuch). Diese Artikel werden separat in deinen Einnahmen angezeigt, da der Verkaufs- und Einkaufspreis aus den Artikelressourcen entnommen wird. Wenn diese Daten im celanio System korrekt gepflegt sind, werden die Ein- und Verkaufspreise automatisch übernommen.

Neben der regulären Teilnehmerübersicht kannst du auch neue Einnahmen generieren, beispielsweise durch Sponsoring-Verträge oder andere Kooperationseinnahmen, die du zentral auf der Einnahmenseite verbuchen kannst.

Auf der Ausgabenseite erfasst das Modul alle Trainer des jeweiligen Termins und die in den Ressourcen hinterlegten Tagespauschalen, um die Ausgaben entsprechend zu dokumentieren. Es besteht die Möglichkeit, individuelle Beträge einzutragen. Bei mehrtägigen Seminaren können auch Übernachtungskosten für Trainer hinterlegt werden. Dies betrifft jeden gebuchten Trainer individuell. Gleiches gilt für die Location, also den Veranstaltungsort. Solltest du noch keinen Preis für die Räumlichkeiten hinterlegt haben, wird dies durch einen Eingabepfeil angezeigt, sodass du die Daten nachpflegen kannst.

Auf der Ausgabenseite siehst du, wie auf der Einnahmenseite, alle weiteren manuell eingebuchten Artikel, wie z.B. Druckkosten für Flyer, spezielles Equipment oder zusätzliche Raummietkosten. Am Ende bleibt ein Saldo, der idealerweise positiv ist.

Hast du Fehler gemacht? Du kannst alle manuell hinzugefügten Beträge natürlich bearbeiten. Kommt dir auf der Übersichtsseite etwas spanisch vor und du findest einen Fehler in den Buchungsdaten? Wenn du die entsprechenden Teilnehmer in den Termindetails bearbeitest und korrigierst, werden die Daten in der Terminkalkulation natürlich auch aktualisiert.

Falls du Interesse an diesem Modul hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren und es drei Monate lang zu testen (Aktion gilt für Bestellungen bis 31.12.2024). Wir freuen uns auch über dein Feedback. Bitte nimm Kontakt mit uns auf und sende uns eine E-Mail. Wir melden uns dann mit weiteren Details bei Dir.

Kontaktiere uns

Solltest du Fragen, Wünsche oder Anregungen haben, kannst du uns gerne eine E-Mail an welcome@celanio.com senden.

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Umbuchen von Teilnehmern

Möglicherweise hast du schon unser optionales Umbuchungsmodul hier und da benutzt. Oder vielleicht hast du dich gefragt, ob es eine Möglichkeit gibt, Teilnehmer direkt in einen anderen Termin umzubuchen. 

Wir möchten dir hier gerne unser verbessertes Umbuchungsmodul vorstellen, um dich auf den neuesten Stand zu bringen und dir zu zeigen, was mit diesem Modul alles möglich ist.

Sofern du dieses Modul erworben hast, kannst du nun Teilnehmer im Veranstaltungstermin auswählen und auf “Umbuchen” klicken. So gelangst du direkt zum internen Buchungsdialog und kannst den Teilnehmer in einen anderen Termin umbuchen. Alternativ kannst du das Umbuchungsmodul über die Managementzentrale aufrufen, wenn du den Menüpunkt “Umbuchungen” anklickst.

Der Filter

Über den neu gestalteten Filter kannst du im ersten Schritt die Zeitspanne bestimmen, für die Termine mit Teilnehmern, die umgebucht werden können, angezeigt werden sollen. Um die Auswahl weiter einzuschränken, kannst du einen bestimmten Termin und/oder Teilnehmerstatus wählen. So werden nur Teilnehmer eines bestimmten Termins bzw. mit einem bestimmten Teilnehmerstatus angezeigt.

Die Übersicht

In der Übersicht werden dir je nach Filtereinstellung einer oder mehrere Veranstaltungstermine angezeigt. Indem du auf den Titel des Termins klickst, gelangst du zu den Termindetails und das (i)-Symbol zeigt dir die zugehörige Veranstaltung zum Termin im Mouseover an.

In der Übersicht werden dir die Teilnehmer-ID, der Name, die zugehörige Gruppe, der Status und das Buchungsdatum der Teilnehmer angezeigt, die umgebucht werden können. Außerdem kannst du zwischen folgenden Aktionen wählen:

  • Kontaktdetails aufrufen: Durch das Klicken auf das Adressbuch-Symbol in der Spalte mit der Überschrift “KM” gelangst du zu den Kontaktdetails des Teilnehmers.
  • Teilnehmerdetails aufrufen: Das Symbol mit dem Auge führt dich zu den Teilnehmerdetails. Hier kannst du den Warenkorb und die Teilnehmerdaten einsehen.
  • Nachricht senden: Hier hast du die Möglichkeit, dem Teilnehmer, der umgebucht werden soll, eine Nachricht zukommen zu lassen.
  • Teilnehmer umbuchen: Durch das Klicken auf diesen Button kannst du den Teilnehmer umbuchen.

Zudem ist es möglich, mehrere Teilnehmer auszuwählen und diesen Teilnehmern entweder eine Nachricht zukommen zu lassen oder sie direkt umzubuchen.

Das Umbuchen

Nachdem du auf “Umbuchen” geklickt hast, gelangst du zum internen Buchungsdialog. Hier kannst du eine andere Veranstaltung oder einen anderen Termin für den Teilnehmer auswählen und auf “Speichern” klicken. Schon ist der Teilnehmer umgebucht.

Du erkennst umgebuchte Teilnehmer am Status und an dem Umbuchungssymbol auf der Statusmarkierung. Außerdem wird dir im Mouseover angezeigt, aus welchem Termin der Teilnehmer umgebucht wurde. 

Dasselbe gilt für den ursprünglichen Termin des Teilnehmers. Dort erscheint ebenfalls das Umbuchungssymbol und im Mouseover kannst du sehen, in welchen Termin der Teilnehmer umgebucht wurde.

Optional kannst du zudem auch noch entscheiden, ob Artikel und/oder Rabatte bei der Umbuchung in den neuen Termin übertragen werden sollen und ob der umgebuchte Teilnehmer für den ursprünglichen Termin einen bestimmten Anteil des Preises zahlen muss.

Fazit:

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, Teilnehmer leicht und unkompliziert von einer Veranstaltung in die andere umzubuchen, ist das Umbuchungsmodul die perfekte Lösung für dich.

Kontaktiere uns

Falls du Interesse an diesem Modul hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Sende uns eine E-Mail an welcome@celanio.com. Wir melden uns dann mit weiteren Details bei dir. Natürlich freuen wir uns auch über dein Feedback. 

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Plätze für Teilnehmer reservieren

Die celanio Seminarverwaltungssoftware bietet dir die Möglichkeit, verbindliche Buchungen für Veranstaltungen durchzuführen. Aber ist es auch möglich, einen Platz für deine Teilnehmer in einer Veranstaltung zu reservieren?
Ja, ist es es! Mit der optionalen Reservierungsfunktion kannst du ganz unverbindlich Plätze in Veranstaltungen reservieren und die Reservierungen schnell und unkompliziert verwalten. Wie das alles funktioniert, erklären wir dir in diesem Beitrag. 

Sobald wir die Reservierungsfunktion für dich freigeschaltet haben, kannst du Teilnehmer unverbindlich für Veranstaltungen buchen. Dafür musst du beim gewohnten Buchungsprozess im internen Buchkunstdialog lediglich das Kästchen unter dem Buchstaben “R” aktivieren.

Nachdem du anschließend auf “Speichern” geklickt hast, erscheint der Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht mit dem Status “Reserviert”. Der Teilnehmer verfügt bereits über einen Warenkorb, ist aber noch nicht verbindlich eingebucht. Die Buchung erfolgt im Nachgang ganz unkompliziert über die Reservierungsverwaltung.

Du gelangst zur Reservierungsverwaltung, wenn du in der Managementzentrale oben den Menüpunkt “Reservierungen” auswählst. 

Der Filter und die Übersicht

Mithilfe des Filters kannst du gezielt sowohl nach Veranstaltungen als auch nach bestimmten Terminen mit Reservierungen suchen. 

In der Übersicht werden dir je nach Filtereinstellung einer oder mehrere Veranstaltungstermine angezeigt. Indem du auf den Titel des Termins klickst, gelangst du zu den Termindetails und wenn du mit der Maus über das (i)-Symbol fährst, wird dir die zugehörige Veranstaltung zum Termin angezeigt.

In der Übersicht siehst du die Teilnehmer-ID, den Namen, die zugehörige Gruppe, die Herkunft und das Reservierungsdatum der Teilnehmer. Außerdem kannst du zwischen folgenden Aktionen wählen:

  • Kontaktdetails aufrufen: Durch das Klicken auf das Adressbuch-Symbol in der Spalte mit der Überschrift “KM” gelangst du zu den Kontaktdetails des Teilnehmers.
  • Teilnehmerdetails aufrufen: Das Symbol mit dem Auge führt dich zu den Teilnehmerdetails. Hier kannst du den Warenkorb und die Teilnehmerdaten einsehen.
  • Nachricht senden: Hier hast du die Möglichkeit, dem Teilnehmer eine Nachricht zukommen zu lassen.
  • Teilnehmer umbuchen: Durch das Klicken auf diesen Button kannst du den Teilnehmer umbuchen.
  • Teilnehmer einbuchen/verwalten: Hier hast du die Möglichkeit, den Teilnehmer verbindlich einzubuchen bzw. diesem Teilnehmer einen bestimmten Status zu verleihen. Außerdem kannst du ihm eine Nachricht zukommen lassen.

Zusätzlich kannst du mehrere Teilnehmer auszuwählen, und diesen entweder eine Nachricht schicken oder sie verbindlich einbuchen.

Das ist aber noch nicht alles. Sicherlich ist dir aufgefallen, dass in der Übersicht auch Teilnehmer mit der Herkunft “Online Reservierung” auftauchen. Tatsächlich haben die Teilnehmer deiner Veranstaltungen auch die Möglichkeit, selbst Reservierungen im Webshop zu tätigen. Dafür müssen sie beim Abschließen einer Buchung einfach auf den Button “Unverbindlich reservieren” drücken. Und sollten deine Teilnehmer über einen Zugang zum Extranet verfügen, können sie ihre eigenen Reservierungen sogar selber verwalten, indem sie den Platz verbindlich buchen oder ihre Reservierung stornieren.

 

Letztendlich hast du jedoch die volle Kontrolle über die Reservierungen. Du kannst nämlich beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins selbst bestimmen, ob die Reservierungsfunktion für diesen Termin zur Verfügung stehen soll oder nicht. Wie lange die Reservierungsfunktion im Webshop sichtbar bleibt, kannst du ebenfalls selbst festlegen.

Kontaktiere uns

Falls du Interesse an diesem Modul hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns auch über dein Feedback. Bitte nimm Kontakt mit uns auf und sende uns eine E-Mail an welcome@celanio.com. Wir melden uns dann mit weiteren Details bei dir.

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